O kanban é uma palavra de origem japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”. O método Kanban foi criado por David Anderson, que adaptou o modelo que chamou de “Kanban para desenvolvimento de software”,  transformando-o em uma abordagem ideal para o desenvolvimento de software ágil.

Basicamente, o método Kanban ajuda a organizar fluxos de trabalho, auxiliando na otimização do tempo, maior agilidade e visualização de tarefas. O uso do Kanban se popularizou recentemente, quando as metodologias ágeis, como o Scrum, passaram a ser adotadas por muitas empresas.

Parece que estamos falando grego, mas muita calma nessa hora. Vamos te explicar nesse texto detalhadamente o que é a metodologia Kanban, como ela funciona e os benefícios de usá-la.

Vem com a gente!

O que é a metodologia Kanban? 

A metodologia Kanban pode ser resumida em uma maneira de organizar os processos que envolvem as equipes de uma organização, ressaltando a priorização das tarefas e tornando o foco bem definido para todos. Dessa maneira, é possível identificar e resolver problemas no fluxo de trabalho. 

Para isso, o Kanban tem como objetivo a evolução dos fluxos de trabalho, introduzindo restrições ao processo para otimizar o fluxo de valor. Basicamente, se institui um processo incremental para mudança de processos e sistemas nas empresas. Assim, são promovidas pequenas alterações e melhorias no processo, causando menor resistência à mudança e facilitando a evolução das equipes e empresas. 

Método Kanban x sistema kanban 

Com tantas metodologias e sistemas voltadas para ajudar a melhorar fluxos de trabalho, algumas confusões podem acabar acontecendo. Uma delas é sobre o próprio Kanban! Isso porque hoje nós temos o quadro kanban e o método Kanban. 

Como já vimos, o método Kanban (com K maiúsculo) é uma abordagem com foco na evolução dos processos e suas mudanças. Já o quadro ou sistema kanban (com K minúsculo) é uma forma de visualização do fluxo de trabalho, baseado no tradicional quadro com cartões. Por meio destes, é possível ver quais processos estão sendo feitos, já foram concluídos ou ainda devem ser iniciados. 

Essas etapas dos projetos são definidas em colunas, e as tarefas são acrescentadas às colunas. Quando uma demanda chega, por exemplo, é possível colocá-la em uma coluna chamada “A ser feita”. Quando ela começa a ser desenvolvida, ela é passada para “Em andamento”. E quando é concluída, pode ser acrescentada em “Concluída”. 

Como aplicar o Kanban?

A metodologia tem 3 elementos fundamentais para ser aplicada em qualquer empresa. Confira:

• Cartão: é o local em que as tarefas são descritas. Nele, detalha-se todo o projeto e ação que precisa ser tomada. Também está aqui o nome dos responsáveis. Os cartões de tarefa podem haver um esquema de cores, definido de acordo com o projeto que ele está relacionado.

• Coluna: é o que define o status de cada tarefa. No Kanban mais básico, as colunas são “a fazer”, “em execução” e “feito”. Imagine um cartão sobre “produzir um texto”. Quando o briefing for feito, ele estará em “a fazer”. Quando o redator começar a produzir, o cartão passa para “em execução” e, finalizado, ele passa para "feito''. Cada empresa pode adaptar esse processo, incluindo, por exemplo, uma coluna para “revisão”.

• Quadro: nada mais é do que o local em que as tarefas e as colunas se encontram. Um quadro, geralmente, organiza as atividades de todos da equipe e as pessoas dela, podem fazer parte de mais do que um quadro.

Os 4 pilares do método Kanban

O método Kanban baseia-se em quatro pilares que norteiam as práticas de inclusão dessas metodologias nas empresas. É por meio delas que a metodologia funciona, e é possível garantir um processo de adaptação ao método. Confira quais são os 4 pilares do método Kanban:

1. Comece com o que você já faz

Com o Kanban, você pode atuar com os fluxos e workflows que você já tem na sua organização; assim, não é preciso criar um novo modelo ou sistema. O próprio Kanban se adapta à realidade da empresa, e, logo, é possível identificar problemas e mudanças que precisam ser feitas. 

Ao permitir que essas mudanças sejam feitas em processos já existentes, as alterações podem ser processadas e incrementadas aos poucos. Isso torna a adaptação à mudança muito mais natural, e permite que as equipes trabalhem com mais tranquilidade, sem se preocupar com impactos bruscos. 

2. Busca por mudanças evolutivas e incrementais 

Um dos objetivos do método Kanban é provocar a mínima resistência possível. Por isso, as mudanças não são incorporadas de forma abrupta. O ideal é que pequenas alterações sejam feitas, aos poucos, sempre com busca na evolução dos processos. 

3. Respeitar processos, funções e responsabilidades atuais

O Kanban reconhece que processos, funções, responsabilidades e títulos que já existem tem valor e, na maioria dos casos, valem a pena ser preservados. Por isso, a ideia é trabalhar com a  evolução dentro desses aspectos, fazendo as pequenas mudanças que podem ser necessárias para deixar os processos mais ágeis e bem sucedidos.

4. Incentive atitudes de liderança em todos os níveis

O método Kanban também relembra que a liderança não é exclusiva de cargos de alto escalão. Algumas das melhores lideranças vêm dos atos diários de pessoas na linha de frente de seus times. Por isso, com os colaboradores pensando na empresa e seus processos como líderes, pequenas mudanças e melhorias são feitas no âmbito interior e exterior das organizações.

Kanban na prática

David J. Anderson estipulou ainda algumas práticas cruciais para o funcionamento do Kanban, que devem ser norteadoras da aplicação dessa metodologia. Confira as seis práticas para aplicação da metodologia Kanban:

1. Visualização do fluxo de trabalho

Parece óbvio, mas a visualização do fluxo de trabalho muda completamente a percepção sobre os processos necessários para conclusão de cada tarefa. Vendo como está o workflow, é possível identificar padrões, descobrir tarefas atrasadas e priorizar itens que, sem a visualização, poderiam ser esquecidos e até mesmo organizados. 

O time passa e entende o que é necessário para mover um item de pedido para um produto entregável. Somente após a compreensão do funcionamento do fluxo de trabalho atual, é possível evoluí-lo ao fazer os ajustes necessários.

Uma boa forma de permitir essa visualização, é utilizando um sistema Kanban. é possível fazer isso por meio de um quadro com cartões e colunas. Cada coluna no quadro representa um passo no seu fluxo de trabalho, como “em andamento”, “atrasado” ou concluído”. Essas colunas podem ser definidas por você ou seu time. Cada cartão Kanban representa um item de trabalho. 

A partir daí, todo andamento das tarefas vai sendo registrado nesse quadro! Quando você começar a trabalhar em um item, você o move da coluna “Demanda”, por exemplo, e quando ele é completado, você o move para “Concluído”. Desta maneira, você pode acompanhar facilmente o progresso e visualizar os gargalos.

Hoje, já existem ferramentas digitais, em que você pode montar seu próprio quadro kanban com facilidade. 

2. Limitar o trabalho em andamento

Um problema muito comum nos times é o desenvolvimento de múltiplos projetos ao mesmo tempo, sem os recursos ou tempo necessários para a execução hábil destes. A sobrecarga também deve ser evitada, para que o fluxo de trabalho possa correr de forma dinâmica e simples, evitando gargalos. 

Por isso, o Kanban também tem como boa prática a limitação de tarefas em andamento, garantindo que  há um número manejável de itens ativos em progresso, a qualquer dado momento. Assim, é feita uma delimitação do número de itens que podem estar ativos. Quando uma nova demanda surge, ela é desenvolvida assim que um dos itens anteriores for concluído. 

3. Gerenciar o fluxo

Visualizar os fluxos de trabalho é muito importante. Mas para que os processos sejam desenvolvidos e concluídos de maneira eficiente, é preciso gerenciar estes fluxos para que sejam completados com eficiência. Mais do que a visualização, é necessário analisar gargalos, ser capaz de identificar problemas e definir onde melhorias podem ser aplicadas. Isso é feito por meio da gestão. 

Então, a gestão do fluxo está  diretamente relacionada à gestão do trabalho. Um erro comum é focar na gestão das pessoas, criando um microgerenciamento para tentar mantê-las ocupadas. Esse não é o foco do Kanban, mas sim focar no gerenciamento dos processos de trabalho e entender como acelerar o trabalho.

4. Construir Políticas de Processo claras

Para que as pequenas mudanças sejam aplicadas, elas devem ser compreendidas internamente. Times e colaboradores devem entender o foco dos processos em que estão envolvidos, e compreendê-los. Afinal, como melhorar um processo se não o entendemos? . Por isso, ele deve ser definido, publicado e socializado de maneira clara. Deixando todas as etapas claras, é possível garantir que os colaboradores estão na mesma página, e mais engajados com as tarefas. 

5.  Melhorar a colaboração 

A  melhoria contínua e a mudança sustentável em uma empresa pode ser alcançada com alterações incrementais nos processos. Mas, para isso, não basta que um ou outro colaborador tenha esse foco; é através de uma visão compartilhada de um futuro melhor e o entendimento coletivo dos obstáculos que precisam ser superados.

As teorias sobre trabalho, fluxo de trabalho, processos e tarefas devem estar claras e ser adotadas por todos, com as próximas etapas sendo definidas em consenso. 

Benefícios da metodologia Kanban

Como podemos ver, o Kanban institui uma série de mudanças ao longo do tempo, com foco na evolução da empresa. Por isso, ele traz uma série de benefícios para os times e colaboradores, tornando o trabalho muito mais assertivo. Confira aqui alguns benefícios do método Kanban:

Fácil aplicação

Explicamos aqui que é possível começar a implementar o Kanban com o sistema e os fluxos de trabalho já existentes na sua empresa. Não é preciso criar nenhum tipo de projeto novo, ou fazer rearranjos. Por não exigir mudanças bruscas, o Kanban é fácil de ser aplicado, podendo começar a ser estruturado a qualquer momento. 

Identificação e eliminação de erros e gargalos

Visualizando o fluxo de trabalho e fazendo sua gestão, é fácil perceber onde ocorrem erros no fluxo de trabalho. É possível identificar onde as demandas acabam se perdendo, gerando atrasos e criando um gargalo. A partir dessa identificação, é hora de agir com pequenas mudanças para eliminar esses erros. 

Otimização do tempo

Mais do que reduzir o tempo gasto com tarefas e melhorar as entregas, o Kanban permite fazer isso de forma inteligente. Com as práticas, é possível acompanhar o andamento das tarefas e garantir que haja um número ideal de projetos ativos. Isso evita a sobrecarga, e garante que as tarefas sejam feitas com os recursos e o tempo necessário. 

Quais empresas usam a metodologia Kanban?

São inúmeras empresas que usam o Kanban. Por isso, veja um selecionado especial de cases de sucesso de organizações que aplicam a metodologia em suas operações.

Telefonica Vivo

A empresa é um ótimo exemplo de uso da metodologia de acordo com a sua necessidade.

O fluxo de tarefas de suas operações não é definido de acordo com a estrutura básica que você leu aqui, mas sim personalizada com a necessidade das equipes. Veja:

• Tarefas que precisam ser feitas;
• Fazendo;
• Feito;
• Aguardando terceiros;
• Relatórios.

Outra particularidade é o esquema de cores de cada cartão. Eles respeitam uma ordem de prioridades definidas em:

•  Não urgente e importante;
• Urgente e importante;
• Urgente e não importante;
• Não importante e não urgente.

Como o projeto é todo digital — com possibilidade de integração entre os integrantes da equipe por chat na própria plataforma — houve uma redução de 90% da utilização de e-mail.

McDonalds

A rede de fast food utiliza o Kanban no atendimento ao cliente e possivelmente você nem percebeu.

A empresa do palhaço Ronald utiliza um quadro visual e digital para orientar os processos de pedido dos lanches.

Nele, você pode perceber que a lógica segue:

• A realização do pedido;
• A produção do pedido;
• A montagem do combo — quando solicitados;
• Entrega ao cliente.

Tudo começa com o pagamento no caixa do pedido e então a linha de produção segue essa ordem, orientando os funcionários responsáveis pela produção do pedido.

Ogilvy

Uma das maiores agências de marketing do mundo também usa a metodologia Kanban. A lógica do quadro é o seguinte:

• Para produção (fila de trabalho);
• Aprovação (validação da demanda);
• Em andamento (criação da produção);
• Publicado (quando o cliente aprovou o trabalho).

A empresa também disponibiliza acesso aos seus clientes, que podem, no cartão, explicar a sua demanda para, então, ser avaliada pela equipe da Ogilvy.

Quando começar a implementar o método Kanban?

Como você viu, não é preciso esperar muito para começar a usar o método Kanban.

Sua fácil aplicação requer apenas um mapeamento dos processos e seus respectivos responsáveis.

O Kanban será bem-vindo quando os gargalos de processos e a burocracia para produzir uma demanda for grande.

Afinal, como você viu, as plataformas de Kanban, como Trello e o Asana, conseguem integrar também toda a comunicação dos envolvidos na entrega da tarefa.

Por isso, deu para entender que o método Kanban tem uma série de vantagens para empresas que querem evoluir seus processos, com uma metodologia de fácil aplicação.

Além disso, é uma forma eficaz de otimizar o tempo dos colaboradores e entender melhor como o fluxo de trabalho funciona.

Gargalos e demora na entrega podem ser ocorrências comuns conforme as demandas vão aumentando, mas é essencial buscar formas de melhorar o workflow e garantir processos mais dinâmicos e intuitivos!

O Kanban é uma boa forma de fazer isso, incluindo não só a gerência da empresa, mas todos os colaboradores e times envolvidos. São as mudanças internas e pequenas que constroem processos fortes.

Para otimizar ainda mais o seu trabalho, confira nosso post com 4 metodologias para gestão de tempo e produtividade!