Ter uma ERP é um investimento que toda empresa deve fazer para tornar seus processos otimizados e gerar economia em diversos sentidos. 

Sem dizer que esses programas de gestão conseguem, com sucesso, dar uma visão ampla sobre o todo do negócio, das finanças à produção. Do estoque, às vendas. 

Contudo, é o acompanhamento de estoque que deve ter uma atenção especial em seu sistema de gestão, afinal, é por ele que você sabe o que entra e o que sai do seu negócio. Ou seja: o que vende, o que compra e o que pode produzir para vender.

Então, siga esse texto, em que você saberá como deixar seu ERP mais eficiente!  

O que é e para que serve o acompanhamento de estoque?

O estoque é um dos principais setores de uma organização. Por isso, toda atenção para ele pode ser pouco. 

Fazer o acompanhamento de estoque é monitorar o setor para garantir o seu fluxo saudável, com quantidades mínimas de armazenamento, prazos de validade, e saber o que pode estar “encalhado”. 

Por isso, o acompanhamento de estoque pode ser visto como um gerenciador do fluxo das mercadorias armazenadas em seu almoxarifado. 

E é a ERP que auxilia nessa linha, contendo todos os dados necessários dos produtos como também a indicação do que precisa sair logo e quais são as novas necessidades de compra. 

E para isso, é preciso saber se é preciso implementar um acompanhamento de estoque eficaz. Veja o próximo tópico. 

Como saber se o meu software precisa implementar o acompanhamento de estoque?

Essa é uma atenção que será da responsabilidade do desenvolvedor da ERP. 

Ele precisa, primeiramente, estar atento ao tipo de empresa que atende. Disso, ele saberá a natureza das mercadorias que circulam no empreendimento.

Desde o estoque mínimo para cada um, até se são perecíveis ou duráveis, por exemplo. Tudo precisa estar no radar.

Dessas informações, um relatório é gerado, em que poderá ter, em detalhes, todos os tipos de dados sobre o inventário. 

É nesse documento que será dado o diagnóstico que permitirá saber se o seu software precisa ter um acompanhamento de estoque implementado. 

Mas lembre-se: um estoque que não é ajustável, com um alto controle, pode ser prejudicial ao seu negócio.  

Principais dicas para acompanhamento de estoque

Contar com uma ERP realmente eficiente é, com certeza, a primeira das medidas que você pode tomar para deixar seu estoque bem controlado. 

Mas será que basta? 

Algumas dicas podem tornar seu estoque ainda mais bem feito, sem desperdícios, acúmulos e com um controle em dia. 

Lance todas as entradas e saídas

Essa é uma dica básica, mas que não pode ficar sem ser mencionada. 

Registrar todas as entradas e saídas de seu estoque é uma prática que deve ser consciente toda vez que novos materiais chegarem, bem como ser dado baixa quando necessário. 

Você pode até automatizar a sua ERP para entender essas ações quando convier, mas será muito melhor controlado se, de fato, for uma ação coordenada. 

A sua ERP consegue entender quando uma mercadoria precisa ir para a produção, seja pelo seu tempo de estoque ou porque algo é produzido que seja usado daquela matéria-prima, mas a existência de falhas será minimizada se houver esse acompanhamento de estoque bem básico, mas fundamental. 

Padronize descrições

Para se evitar confusões, é preciso um padrão para as nomenclaturas dos materiais. 

Nesse caso, use fichas de controle que sejam claras para que se lance todas as informações do produto sem precisar, necessariamente, vê-lo para saber o que é.

Em sua ERP, exija que ela armazene todas as informações do material, tamanho, descrição, peculiaridades e, claro, prazo de validade caso seja algo perecível.  

Faça inspeções regulares

Ainda que você tenha um total controle sobre as informações armazenadas na ERP, será preciso inspecionar seu estoque com certa regularidade. 

Faça inventários periódicos, a depender do tamanho do seu espaço e do controle de seu acompanhamento de estoque. 

Além de um prazo, determine métodos, para agilizar o processo e, ainda, corrigir as falhas, de forma a detectar o que ocasionou possíveis distorções de informações. 

Tenha um espaço inteligente

Uma forma de controlar o seu estoque e fazer um acompanhamento bem pragmático é a forma como você organiza seu espaço. 

Independentemente do tamanho de seu almoxarifado, ele precisa respeitar espaços para saídas e entradas, além de estar organizado de uma maneira prática.

Isso significa dizer que materiais com certa similaridade estejam próximos um do outro, levando em conta suas características e também o fluxo de saída. 

Separar por tamanho pode ser uma boa opção para aquele material que sai menos, desde que o volume do produto esteja adequado ao espaço (produtos pequenos em espaços pequenos, bem como produtos maiores em espaços também maiores).

Faça compras na medida certa

Quanto maior o estoque, mais desafiador é controlá-lo.

Mas, com certeza, isso é uma demanda que está relacionada ao tamanho de seu negócio e ao seu fluxo de produção. 

Por isso, a dica é: compre somente o necessário. 

Uma ERP eficiente consegue prever a quantidade de matéria-prima para produzir algo que está na ordem produção ou de vendas de seu negócio. 

Somado a isso, um estoque mínimo. Essa deve ser sempre a quantidade que deve ter no seu estoque. 

Com a previsibilidade de demanda da equipe de vendas e de marketing, seu estoque fica com o tamanho exato que seu negócio precisa ter. 

Acompanhamento de estoque X fluxo de caixa: a ERP consegue controlar tudo?

Como você viu nesse conteúdo, ter uma ERP que faça um acompanhamento de estoque é fundamental para seu negócio. 

Com dicas práticas, você conseguirá fazer um acompanhamento adequado, sempre se baseando nas informações levantadas pelo seu sistema de gestão.

E não acaba por aí com relação aos “poderes” de sua ERP. Ela pode ser uma ótima ferramenta para adequar estoque e caixa. 

Para saber mais, que tal um texto sobre fluxo de caixa? Leia e veja como a sua empresa pode ser impecável em todos os processos de uma maneira otimizada e inteligente!