A gestão financeira de uma empresa envolve um conjunto de atividades essenciais à sua manutenção no mercado. Sem cuidar das contas, não há como, por exemplo, prever necessidades de capital de giro ou analisar a viabilidade de investimentos.

É, portanto, improvável que uma empresa consiga crescer sem dar atenção às finanças — o que vai muito além de reduzir despesas ou aumentar receitas.

Imagine como funcionavam as empresas no passado, sem o auxílio de sistemas ou planilhas gerenciais. 

Quanto tempo os gestores não gastavam registrando informações, como prazos de recebimento, compras e fluxo de caixa, manualmente? Hoje, no entanto, esse hábito não é mais necessário.

A tecnologia ajuda empreendedores a enfrentar problemas como esses. E, no que diz respeito à gestão financeira de empresas, um ERP está no centro da estratégia.

Você quer saber como utilizar um sistema para promover o crescimento da sua empresa? 

Então acompanhe este artigo até o final e descubra as principais funcionalidades de um ERP, porque são importantes e como pode ajudar na automação de processos.

O que é um ERP?

Um ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um software que tem como principal função integrar dados dos diversos departamentos de uma organização para seu pleno e otimizado funcionamento.

Devido a essa característica, os ERPs costumam ser organizados em módulos correspondentes aos diversos setores de uma empresa, como compras, vendas e financeiro.

No módulo de compras, por exemplo, o usuário pode esperar funcionalidades como criação e envio automático de ordens de compras para fornecedores, consulta de pedidos e importação de nota fiscal eletrônica de entrada.

A gestão de estoque também pode ser acompanhada por um ERP. O software pode ajudar a acompanhar o recebimento de mercadorias, garantir a disponibilidade de produtos, analisar movimentações e emitir etiquetas.

Já com o módulo comercial, o gestor pode acompanhar o volume de vendas em tempo real, saber quais são os produtos mais vendidos e registrar o índice markup para formar preços automaticamente.

O ERP, como você já deve ter percebido, une dados de diversas atividades de uma empresa e, portanto, é muito importante para a gestão financeira. 

Por isso, os sistemas costumam ter um módulo específico para o departamento financeiro, onde gestores podem visualizar receitas, despesas, saldos em contas bancárias, capital de giro, prazos e outras informações importantes.

Os benefícios da utilização de um ERP para a administração de uma empresa são muitos. 

Se você aceitar trocar o caderninho ou planilhas por um sistema integrado, no mínimo, espere por processos simplificados, dados mais confiáveis, maior nível de controle, aumento de produtividade e um apoio inestimável à tomada de decisões gerenciais.

Por que ter um ERP é importante para a gestão financeira da sua empresa?

Gerenciar uma empresa exige registrar e analisar muitos dados e informações. Você precisa cadastrar fornecedores, produtos e clientes, acompanhar prazos e realizar diversas outras atividades.

Utilizar um software é essencial para qualquer empresa, de todos os portes, e, não por acaso, há soluções especializadas em nichos específicos de mercado e em pequenos negócios, com planos de baixo custo ou gratuitos.

Não importa, portanto, se você trabalha sozinho ou sozinha, se gerencia apenas uma loja, uma rede de franquias ou um e-commerce: um ERP é útil em todos os casos.

Aliás, no caso de empresas que vendem tanto online quanto offline, o sistema é ainda mais necessário, pois sem a integração de dados fica mais difícil fazer uma boa gestão financeira.

Além da agilidade, simplicidade e otimização dos processos no dia a dia da empresa, os ERPs ainda ajudam a analisar resultados. 

Em geral, as soluções apresentam relatórios e gráficos, o que é excelente para planejar e gerenciar com mais estratégia.

Como o software ajuda a automatizar processos?

O segredo da automação por meio de ERPs está na integração de dados. 

O empreendedor que utiliza um caderninho, planilhas ou mesmo múltiplos softwares para registrar entradas relativas a compras e vendas não consegue unificar os números e, portanto, não gera informações úteis ao gerenciamento da empresa. Bem, pelo menos não automaticamente.

Um Sistema Integrado de Gestão Empresarial garante a consistência dos dados e a união entre diferentes setores de uma empresa e, assim, otimiza o seu gerenciamento.

Ao cadastrar uma compra, por exemplo, você cria uma entrada com prazo para pagamento, atualiza o saldo atual e futuro e adiciona os itens ao estoque — tudo automaticamente!

Você não precisa, portanto, criar uma entrada para a compra, outra para o estoque e nem atualizar manualmente as informações financeiras. 

Isso é feito pelo sistema. Um grande ganho de tempo e produtividade e redução de chances de erros, concorda?

Na ocasião de uma venda, o sistema automaticamente atualiza os níveis de estoque, atribui um prazo para recebimento em Contas a Receber e, assim, facilita o acompanhamento do fluxo de caixa.

Outro excelente benefício que a utilização de um ERP proporciona é a geração de relatórios. 

Escassez de informação é um problema comum a muitos empreendedores, especialmente pequenos e médios empresários. A tecnologia, portanto, ajuda muito nesse sentido.

Sem precisar configurar tabelas dinâmicas e fórmulas, o empresário pode acessar o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), Giro de Estoque e outros indicadores importantes para a gestão financeira do seu negócio.

Assim, fica mais fácil controlar com mais eficiência todos os processos da empresa e planejar objetivos de curto, médio e longo prazo.

Agora você já sabe por que gerenciar as finanças com papel e caneta é coisa do passado, não é? 

Se você deseja promover o crescimento da sua empresa, precisa registrar e acompanhar as informações relativas ao negócio em um sistema. 

Os ganhos de produtividade com a automação são inestimáveis e podem significar também um diferencial competitivo, afinal, você poderá investir mais do seu tempo focando na estratégia, não em atividades repetitivas e operacionais.

Você gostaria de ler mais dicas sobre gestão financeira empresarial? Então confira este artigo com 10 dicas práticas de otimização.

Este artigo foi produzido pelo blog parceiro Cake ERP.