Você com certeza sabe que a nota fiscal é um importante documento tanto para empresas quanto para o próprio cliente. 

É com ela que se registra o pagamento de impostos, comprova que determinada mercadoria foi adquirida legalmente e ajuda as finanças das empresas registrando, por exemplo, o fluxo de caixa. 

Mas, existem diversos tipos desse documento. E duas delas serão o tema desse texto: nota fiscal de entrada e a nota fiscal de saída. 

Cada uma com sua função e sua maneira de ser emitida. Quer saber mais? Continue no texto!

O que é Nota Fiscal de Entrada?

A primeira dessa dupla será a Nota Fiscal de Entrada. 

Ela serve para comprovar a entrada de um determinado produto no estoque de uma empresa. 

A Nota Fiscal de Entrada é emitida em situações em que um determinado produto entra no estoque da empresa, quando:

• O produto é devolvido por um cliente pessoa física – que, naturalmente não emite nota fiscal;

• Um profissional autônomo processa ou industrializa um produto em uma empresa;

• A mercadoria é importada diretamente do exterior;

• O produto é arrematado de leilão ou concorrência pública;

• O item sai do para eventos como exposições e, posteriormente, retorna ao estoque. 

Há duas formas específicas de se obter a nota fiscal de entrada. A primeira, na verdade, é uma nota fiscal de saída de um fornecedor, em uma transação B2B. 

Com o arquivo XML emitido pelo fornecedor, você dá entrada pelo ERP, realizando o controle fiscal de maneira adequada. 

A segunda é a sua empresa emitindo a nota fiscal de entrada. 

E como fazer isso? Esse é o nosso próximo tópico!

Como emitir uma Nota Fiscal de Entrada?

Todo o processo de emissão de nota fiscal de entrada é realizada pelo próprio emissor de notas que sua empresa possui. 

Você precisa, antes de mais nada, marcar que se trata de uma nota fiscal de entrada. Daí, preencher todo o formulário, com cada dado especificado de maneira correta. 

A diferença, no entanto, para a emissão de nota comum é que os campos das alíquotas, como ICMS e todos os cálculos de imposto não são preenchidos, exatamente porque o produto foi obtido por alguém que não é contribuinte de ICMS.

Esses dados serão revertidos na saída do produto ou, então, na sua revenda. 

O que é Nota Fiscal de Saída?

A nossa segunda personagem é a nota fiscal de saída. Ela é emitida quando o produto deixa o estoque e vai para o consumidor final. Essa nota fica de posse, portanto, do cliente. 

Graças a ela, as empresas controlam estoque, fazem fluxo de caixa e, claro, contabilizam seus impostos. 

Como emitir uma Nota Fiscal de Saída?

Diferentemente da nota fiscal de entrada, a nota fiscal de saída requer o preenchimento completo de todos os campos do formulário fornecido pelo emissor. 

As informações são: 

• A descrição do produto, bem como a sua quantidade, valores, impostos e a Nomenclatura Comum no Mercosul (NCM);

• Referentes ao frete, sobre a entrega com condições e todos os seus valores, o CIF ou FOB. Nesse sentido, quando tiver uma entrega, é preciso as informações da transportadora;

• A classificação fiscal da operação definido pelo regime tributário da empresa, com a legislação ao ICMS e a substituição tributária. 

O que é o Livro de Registros? 

Bom, agora que você sabe a diferença entre nota de entrada e de saída, é preciso saber também que todas elas devem ser registradas para assegurar seu controle. 

Aqui entra um novo integrante: o livro de registros. 

Sua importância para uma empresa é tão grande que ele é uma cobrança obrigatória do Fisco. 

É nele que você deve registrar toda a movimentação de notas de sua empresa, de maneira individual. 

Esse registro deve ser feito até o final do último dia útil de cada período de apuração de impostos. 

Ele é, portanto, uma garantia da empresa de estar seguindo todas as normas fiscais, ao mesmo tempo que organiza e controla todo o fluxo de notas da empresa. 

Qual a importância e quais as vantagens da nota fiscal de entrada? 

Bom, você viu que cada nota tem uma função distinta. Mas pode ter ficado uma dúvida: qual a vantagem de se emitir nota fiscal de entrada?

Controle de estoque

Com a nota fiscal de entrada, você consegue ter um estoque melhor apurado, com inventários mais precisos. 

O estoque, por si só, já é um assunto complexo e que todo o tipo de organização pode ser crucial para a sua empresa. 

Graças a nota fiscal de entrada, você se protege de eventuais erros e fica menos propenso a correr riscos por distorção no estoque. 

Recolhimento correto de tributos

Essa é, afinal, um dos principais objetivos de se emitir nota fiscal, certo?

Não é só uma obrigação, mas sim uma vantagem para sua empresa. Emitindo uma nota fiscal de entrada, você evita de pagar impostos indevidos. 

Agora, que você conheceu a nota fiscal de entrada e a nota fiscal de saída, saiba que elas não são as únicas opções de notas, não. 

Na verdade, existem diversos documentos que são fundamentais para assegurar a lisura de sua mercadoria.

Por isso, que tal conhecer os demais tipos de nota fiscal existentes? Como esse texto, certamente você garantirá o conhecimento necessário para não passar qualquer aperto na hora de emitir uma nota. 

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