Descubra o que é o certificado digital e por que ele é importante para empreendedores e a legalidade de certos processos fiscais!
(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post!).
Certificado digital é uma espécie de identidade que dá validade jurídica a documentos eletrônicos, como as notas fiscais.
Por isso, empreendedores e empresas de todos os portes precisam estar com o seu em dia para que não haja problemas com a Receita Federal, a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou a do município.
Confira neste post tudo o que deve saber sobre certificado digital e o principal: compreender a importância dele para o seu negócio e, claro, como ter um.
O que é certificado digital?
O certificado digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, sendo também utilizado como assinatura de documentos digitais, como contratos e notas fiscais eletrônicas.
Nesse último caso, o órgão fiscalizador (prefeituras ou estados) apura se as informações são corretas e verídicas.
Ela pode é usada para dar autenticidade, legalidade e integridade nas transações que ocorrem de maneira digital.
Para as empresas, ela tem atenção especial nas emissões de notas fiscais. Nelas, é preciso confirmar as informações transmitidas à prefeitura ou à SEFAZ para que possa validá-las. Essa é uma exigência da maioria dos municípios. E é com esse documento que esse processo é legalizado.
O certificado digital é um dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emitir a sua nota fiscal eletrônica.
Quais são os tipos de certificado digital?
Existem dois tipos de certificados digitais: o A1 e o A3. Eles se diferenciam pelo tipo de instalação e o tempo de duração de sua validade.
O A1 é instalado no computador ou no emissor de notas fiscais eletrônicas e tem validade de 1 ano.
Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive, e tem validade de 1 ou 3 anos.
Também existe o modelo de cartão, parecido com o cartão de memória, que deve ser acoplado em um dispositivo para conectar ao computador.
Portanto, você vai precisar de uma leitora de certificado digital para utilizá-lo.
Confira essa tabela com as diferenças entre os tipos A1 e um A3:
A1:
- Arquivo digital;
- É possível acessar de qualquer lugar;
- Não precisa passar a senha a terceiros;
- Integra facilmente com um emissor de nota fiscal eletrônica;
- Em alguns casos, não tem necessidade de instalar na máquina, apenas no sistema para gerar nota fiscal.
A3:
- Dispositivo físico parecido com um pen drive ou cartão de memória;
- Deve estar sempre conectado ao computador;
- É preciso transportá-lo quando for utilizar;
- Toda vez que acessá-lo, é preciso digitar a senha;
- É necessário passar a senha a terceiros, caso o trabalho seja realizado por eles;
- Não se integra a softwares de emissão automática de nota fiscal eletrônica.
Lembrando que a escolha precisa ser feita com base na realidade de sua empresa, no que se encaixa melhor no contexto e na realidade do seu dia a dia.
Como ter um certificado digital
A maneira mais segura de você adquirir um certificado digital é pelas entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), como a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Muito cuidado com as ofertas encontradas no Google. Muitas certificadoras exigem a instalação de diversos programas, que, na maioria das vezes, são desnecessários.
Além dele, você ainda pode conseguir o seu certificado em outras empresas, como os Correios, a Certisign, a Valid, a Boa Vista, Serasa Experian...
Qual a importância do certificado digital?
O certificado digital, além de ser um mecanismo de identificação, também é utilizado como uma assinatura, que tem validade jurídica e fiscal.
Por exemplo, imagine que você esteja emitindo uma nota fiscal de serviço. Assim, ao verificar o conteúdo do documento, o certificado digital o assina e retorna um código com a validação, que é único e específico para cada emissão.
O que isso quer dizer? Que se houver qualquer tipo de alteração no conteúdo passado para o certificado, o código se torna inválido.
Por isso, a segurança é um dos principais benefícios, já que o conteúdo (o XML da nota fiscal, por exemplo) precisa estar exatamente da maneira que foi informado ao órgão.
Dessa forma, durante uma fiscalização, a prefeitura ou a Sefaz pode identificar alterações indevidas nos documentos fiscais.
Por isso mesmo, esse documento tem importância vital para conferir validade, legalidade e autenticidade nos documentos eletrônicos, cada vez mais populares e presentes no dia a dia da empresa.
Quais as vantagens de ter um certificado digital?
Primeiramente, é importante você saber que essa validação é algo primordial para assegurar a legalidade dos documentos fiscais que sua empresa usa.
Sem certificado digital, a Receita Federal, SEFAZ ou as prefeituras podem não aceitar ou não dar validade legal a um contrato ou nota fiscal eletrônicos, por exemplo.
Mas além da legalidade, existem outras vantagens.
Praticidade
Não é raro que algumas pessoas procurem por um cartório para reconhecer firma de uma assinatura física para dar validade a um contrato, por exemplo.
Além de depender de disposição, tempo e até mesmo dinheiro para isso, esse processo é burocrático. O que pode fazer com que você disponha de um esforço, que o certificado digital já evita.
Segurança
Assegurar que um documento é legal evita que se caia em fraudes e golpes, sem esquecer de se valer de direitos estabelecidos nesse documento.
O certificado digital, especialmente na internet, assegura a confiabilidade que se precisa ter para efetuar compras em lojas e marketplaces. Por isso, você ganha de seus clientes essa segurança.
Custo
Ter um validador virtual como o certificado digital é não precisar de certos insumos e processos que poderiam onerar os custos de usa empresa.
A impressão de papel, por exemplo, é um dos insumos que você reduz tendo documentos digitais legais.
Não tendo esses documentos, você também dispensa a necessidade de espaço físico para armazená-los e de um gerenciamento desses arquivos.
Como já mencionado, o reconhecimento de firma em cartório não é necessário com o certificado digital, o que significa redução de tempo de pessoal e até mesmo do próprio valor do processo.
Como escolher um certificado digital?
A escolha de um certificado precisa levar em conta a necessidade da sua empresa. como você já leu, o A1 é o modelo mais prático, ainda que seja necessária uma validação anual.
É preciso também analisar a compatibilidade do modelo que pretende adquirir com seu dispositivo. Nessas horas, é preciso conferir o sistema operacional adequado ou mesmo o tipo de máquina que o certificado permite ser instalado ou alocado.
Sempre se informe com a agência certificadora esses detalhes antes de adquirir seu certificado digital.
Caso ainda tenha dúvidas sobre as diferenças de certificado digital e seus modelos, confira o texto do link.
Perguntas Frequentes
O que é o certificado digital?
O certificado digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, sendo também utilizado como assinatura de documentos digitais, como contratos e notas fiscais eletrônicas.
Quais são os principais tipos de certificado digital?
Os principais tipos de certificado digital são o A1 e o A3. O A1 é um arquivo digital, que é instalado na máquina ou no emissor de notas fiscais eletrônicas e tem validade de 1 ano. É esse modelo que utilizamos aqui no eNotas e em breve você vai entender o motivo disso. Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive, e tem validade de 1 ou 3 anos.
em Belo Horizonte, desde 2011.
Ola
Adquiri o certificado A.3
Pelo que entendi, não posso emitir nota fiscal eletrônica em aplicativos gratuito.
Oi Jonas,
O certificado A3 serve para qualquer aplicativo que o suporte. Como ele é físico, é mais complexo os sistemas online o suportarem, mas deve existir alguns que funcionam com ele. A gente, no eNotas, optou por só aceitar o A1, porque assim automatizamos todo o processo sem precisar de dispositivo físico. 🙂
o a1 só ganha em praticidade se a empresa nao tiver mais de 1 funcionário e for instalada em um notbook.
Ei Juan, obrigado por comentar.
O certificado A1 é mais seguro.
Sem contar que é necessário ter o certificado A3 plugado na máquina para entrar em serviços do governo e, em alguns casos, emitir notas fiscais.
Qualquer queda ou esquecimento pode complicar a sua rotina, certo?
Por isso, recomendamos o certificado A1. Ele é mais seguro, prático e eficiente.
Ah… quem utiliza o certificado A1 também pode ganhar mais tempo por causa da automação de notas fiscais.
🙂
Preciso ter um certificado digital para curso online, ou o Enotas faz isso por mim? No caso estou usando a plataforma Hotmart
Ei Nikolas,
O uso do certificado digital depende da sua prefeitura.
Alguns municípios podem exigir ou não a certificação.
Você pode consultar o site de sua prefeitura ou perguntar ao seu contador mais detalhes sobre isso!
Lembrando que, para utilizar o eNotas, você precisa utilizar certificado digital A1, ok?
🙂
Parabéns! o conteúdo está bastante esclarecedor, e perfil de cada usuário. o certificado digital A1 produz soluções adequadas para meu modelo de gestão contábil.
Sobre o certificado digital, o arquivo digitaal é melhor que o dispositivo, mas fiquei na duvida, ele sendo um arquivo ele pode ser utilizado em duas ou mais maquinas? Pois se preciso para emissao de notas e o contador para entregar os documentos, como isso acontece?
Ei Victor, tudo bem?
Basta instalar o certificado digital A1 na sua máquina e na do seu contador.
Com isso, será possível emitir as notas fiscais e entregar os documentos normalmente!
Abraços 😀
Adorei o post, muito bom e bem completo, comecei a trabalhar com certificado digital em Curitiba este ano e estou sempre procurando me atualizar sobre o assunto na internet. Com relação aos questionamentos que vi nos comentários, outro ponto a favor do modelo A1 é que da para fazer uma copia de segurança dele, enquanto pelo A3 isso não é permitido, perdeu o cartão ou token ou danificou a mídia já era, tem que pagar outro certificado.
Abraços
Ivan Souza
Boa tarde,
Eu estou querendo comprar um certificado digital. Se eu tirar um certificado no meu CPF, eu consigo acessar o e-cac na receita federal de outros cpfs/contribuintes?
belo artigo, muito bem explicado. fiquei na dúvida se realmente preciso do certificado digital, pois na cidade onde eu moro a prefeitura permite emitir as NFs sem a necessidade de certificação. Será que realmente devo optar pelo eNotas ou pelo manual no site da prefeitura?
Olá, Paulo!
Se quiser entender um pouco mais do produto e das possibilidades de emissão, basta entrar em contato com a nossa equipe comercial.
Garanto que você não irá se arrepender com o eNotas! Você poderá deitar e dormir em paz, sem se preocupar com a emissão de notas, porque nós fazemos esse trabalho por você.
Grande abraço!
Boa noite, excelente matéria !!!!
Aqui no Paraná comprei meu certificado neste site http://www.cdpr.com.br
e não precisei sair de casa, fiz a emissão por do meu certificado digital por videoconferência.
Adorei a possibilidade de não ter que me deslocar, uma coisa a menos para se preocupar, só espero que não mude, ouvi comentarem que depois da pandemia ira voltar a ser como antes.