LEGALIZAÇÃO

O que é certificado digital e como ele pode profissionalizar o seu negócio?

Atualizado há mais de 1 semana

Você sabe o que é certificado digital?

Esse termo tem se tornado cada vez mais comum no universo dos empreendedores, principalmente daqueles que estão em crescimento e necessitam emitir muitas notas fiscais eletrônicas.

É isso mesmo! Quem precisa emitir notas fiscais eletrônicas, na maioria dos casos, deve ter um certificado digital. Ele será o reconhecimento da empresa diante dos órgãos públicos, como a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do município (prefeitura).

Mas, apesar de termos financeiros e contábeis assustar as pessoas, estamos aqui para descomplicar a sua vida. Não se preocupe!

Nesse post, você vai encontrar tudo o que deve saber sobre certificado digital e o principal: compreender a importância dele para o seu negócio.

Bateu aquela ansiedade? Então, não perca tempo e continue lendo!

Afinal, o que é certificado digital?

O certificado digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, sendo também utilizado como assinatura de documentos digitais, como contratos e notas fiscais eletrônicas. Nesse último caso, o órgão fiscalizador (prefeituras ou estados) vai apurar se as informações são corretas e verídicas. 

Por exemplo, se você emitir uma nota fiscal de serviço, precisará confirmar as informações transmitidas à prefeitura para que ela possa validá-las. Essa é uma exigência da maioria dos municípios.

O certificado é um dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emitir a sua nota fiscal eletrônica. É importante ressaltar que não são todas as prefeituras que exigem o certificado digital, mas essa é a realidade em grande parte delas.

Pra que serve o certificado digital?

Você já sabe a definição de certificado digital, mas agora é hora de entender pra que ele serve. Além de ser um mecanismo de identificação, ele também é utilizado como uma assinatura, que tem validade jurídica e fiscal.

Suponhamos que você esteja emitindo uma nota fiscal de serviço. Assim, ao verificar o conteúdo do documento, o certificado digital o assina e retorna um código com a validação, que é único e específico para cada emissão.

O que isso quer dizer? Que se houver qualquer tipo de alteração no conteúdo passado para o certificado, o código se torna inválido. Por isso, a segurança é um dos principais benefícios, já que o conteúdo (o XML da nota fiscal, por exemplo) precisa estar exatamente da maneira que foi informado ao órgão.

Dessa forma, durante uma fiscalização, a prefeitura ou a Sefaz pode identificar alterações indevidas nos documentos fiscais. 

Outro interessante benefício do certificado digital é a possibilidade de ​assinar contratos. Ao invés de perder tempo e dinheiro com transporte de documentos, plataformas como Clicksign ou DocuSign fazem esse trabalho de forma rápida, prática e online.​

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem dois tipos de certificados digitais: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital, que é instalado na máquina ou no emissor de notas fiscais eletrônicas e tem validade de 1 ano. É esse modelo que utilizamos aqui no eNotas e em breve você vai entender o motivo disso.

Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive, e tem validade de 1 ou 3 anos.

Também existe o modelo de cartão, parecido com o cartão de memória, que deve ser acoplado em um dispositivo para conectar ao computador. Portanto, você vai precisar de uma leitora de certificado digital para utilizá-lo.

Qual é o certificado ideal para você?

Aqui no eNotas, como já dissemos, utilizamos o modelo A1 e acreditamos que esse é o melhor certificado para qualquer tipo de negócio. Ele é caracterizado por sua facilidade de uso, segurança que oferece e a possibilidade de automação dos processos, como o de nota fiscal eletrônica.

Continue acompanhando para entender melhor!

Segurança

Muitos acreditam que o modelo A3 é mais seguro, pois é um dispositivo físico. Porém, quando você for utilizá-lo, é preciso que o certificado esteja fisicamente presente, ou seja, você precisa carregá-lo para todo lado.

Além disso, toda vez que for acessá-lo, é preciso digitar a senha. Portanto, se você delegar a função de emitir notas fiscais eletrônicas a um funcionário, será preciso passar a senha a ele.

Isso não é aconselhável, já que ele pode fazer diversas ações, até mesmo dar “baixa” na sua empresa. Você não quer se sentir ameaçado, não é mesmo?

Além disso, esse modelo não pode ser inserido em uma plataforma de emissão de notas fiscais eletrônicas automáticas, ao contrário do certificado A1. 

Facilidade

A principal facilidade do A1, sem dúvida, é que você não precisa ficar carregando absolutamente nada. Basta instalar apenas uma vez na sua máquina e você consegue ter acesso a ele de qualquer lugar do planeta. Interessante, não?

Assim, você não fica preso a um dispositivo físico na hora de emitir as notas fiscais eletrônicas ou fazer qualquer outra ação que demande essa assinatura.

Afinal, estamos na era digital e tecnologia deve ser utilizada a nosso favor!

Um detalhe importante: faça o backup do arquivo de seu certificado. Essa é uma precaução, pois se o seu computador parar de funcionar, dificilmente você conseguirá reavê-lo.

Automação

Para facilitar a sua vida, alguns emissores de nota fiscal eletrônica, com o eNotas, gerenciam o seu certificado digital dentro da própria plataforma.

Assim, você, como administrador, digita a senha apenas uma vez e os dados são criptografados dentro do sistema.

Depois disso, você pode delegar a função para outra pessoa que não terá acesso a essa senha.

E tem mais: é possível emitir as suas notas fiscais enquanto estiver dormindo. Impossível? Não mesmo!

O eNotas possui um software que trata automaticamente de qualquer problema que você possa a ter com a prefeitura, como instabilidade no sistema ou o próprio portal ficar fora do ar.

Como os dados do certificado digital já estão dentro da plataforma, ela mesmo vai reenviando para a prefeitura até que a transação seja concluída. Você pode desligar a máquina ou até mesmo dormir.

Dessa maneira, você não precisa nem instalar o certificado no seu computador, apenas inseri-lo dentro do eNotas.

Diferenças entre A1 e A3

A1:
  • Arquivo digital;
  • É possível acessar de qualquer lugar;
  • Não precisa passar a senha a terceiros;
  • Integra facilmente com um emissor de nota fiscal eletrônica;
  • Em alguns casos, não tem necessidade de instalar na máquina, apenas no sistema para gerar nota fiscal.

A3:
  • Dispositivo físico parecido com um pen drive ou cartão de memória;
  • Deve estar sempre conectado ao computador;
  • É preciso transportá-lo quando for utilizar;
  • Toda vez que acessá-lo, é preciso digitar a senha;
  • É necessário passar a senha a terceiros, caso o trabalho seja realizado por eles;
  • Não se integra a softwares de emissão automática de nota fiscal eletrônica.

Onde comprar o seu certificado?

Se você procurar no Google onde comprar o seu certificado, vai ver que várias opções vão aparecer, mas tenha cautela. Muitas certificadoras exigem a instalação de diversos programas, que, na maioria das vezes, são uma chatice e desnecessários.

Nós, do eNotas, indicamos um parceiro que faz o serviço de forma rápida e ainda oferece um suporte de qualidade. Se quiser emitir seu certificado A1 facilmente, acesse aqui.

Além dele, você ainda pode conseguir o seu certificado em outras empresas, como os Correios, a Certisign, a Valid, a Boa Vista, etc.

Você realmente precisa do certificado digital?

Como já dissemos, grande parte das prefeituras exige o certificado digital para emitir suas notas fiscais eletrônicas de serviço (NFS-e). Por outro lado, se você gerar a nota fiscal de produto (NF-e), ele é obrigatório em todas situações.

Porém, alguns órgãos municipais utilizam outros métodos de verificação e permitem fazer o trabalho manualmente (uma a uma) dentro do próprio site, sem a necessidade da certificação.

Na Prefeitura de São Paulo, por exemplo, essa possibilidade existe apenas para empresas optantes pelo Simples Nacional.

Alto volume de notas fiscais eletrônicas

O que acontece quando a sua demanda e as suas vendas aumentam? Você precisa prestar contas do seu negócio. Logo, o número de notas fiscais também aumenta. Então, fazer o processo manualmente torna-se uma tarefa totalmente inviável.

Aí será o momento de contratar um software gerador de notas fiscais automáticas.

No caso do eNotas, assim que um novo cliente entra na plataforma, uma verificação é realizada para conferir se há necessidade do certificado digital, de acordo com a prefeitura correspondente.

Conte com o apoio do seu contador

Se você ainda tiver alguma dúvida ou precisar de uma orientação, não hesite em procurar o seu contador. Ele é o seu braço direito e é a pessoa mais aconselhada para sanar questões relacionadas à legalização do seu negócio.

Pontos importantes

Se você chegou até aqui, já sabe alguns pontos importantes, que vamos retomar agora:

  • Certificado digital é uma identificação que representa a empresa ou pessoa física diante dos órgãos fiscalizadores, como prefeituras ou Sefaz.
  • O certificado digital é uma exigência de grande parte das prefeituras em relação às notas fiscais eletrônicas de serviço.
  • O ideal é adquirir o certificado A1, que é um arquivo digital, já que não precisa ficar carregando dispositivo físico e pode acessá-lo de qualquer lugar.
  • Fazer a integração com algum emissor de notas fiscais, como o eNotas, facilita o seu dia a dia, pois os documentos são gerados automaticamente.
  • Tenha atenção ao comprar o seu certificado. Busque empresas confiáveis e que prestam um atendimento de qualidade.

O certificado digital se tornará uma peça básica na profissionalização, automação e crescimento do seu negócio. É com ele que você vai emitir as suas notas fiscais eletrônicas e ainda fazer diversas outras ações relacionadas à contabilidade da sua empresa.

Mas, lembre-se: esqueça tarefas manuais, busque sempre soluções para automatizar os seus processos. Com isso, você ganha mais tempo e consegue trabalhar para atingir as suas metas e conquistar mais clientes.

E aí, o que achou do nosso post sobre certificado digital? Ainda ficou alguma dúvida? Então, deixe o seu comentário que teremos o prazer em ajudar!​

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!
Comentários
    1. Oi Jonas,

      O certificado A3 serve para qualquer aplicativo que o suporte. Como ele é físico, é mais complexo os sistemas online o suportarem, mas deve existir alguns que funcionam com ele. A gente, no eNotas, optou por só aceitar o A1, porque assim automatizamos todo o processo sem precisar de dispositivo físico. 🙂

    1. Ei Juan, obrigado por comentar.

      O certificado A1 é mais seguro.

      Sem contar que é necessário ter o certificado A3 plugado na máquina para entrar em serviços do governo e, em alguns casos, emitir notas fiscais.

      Qualquer queda ou esquecimento pode complicar a sua rotina, certo?

      Por isso, recomendamos o certificado A1. Ele é mais seguro, prático e eficiente.

      Ah… quem utiliza o certificado A1 também pode ganhar mais tempo por causa da automação de notas fiscais.

      🙂

    1. Ei Nikolas,

      O uso do certificado digital depende da sua prefeitura.

      Alguns municípios podem exigir ou não a certificação.

      Você pode consultar o site de sua prefeitura ou perguntar ao seu contador mais detalhes sobre isso!

      Lembrando que, para utilizar o eNotas, você precisa utilizar certificado digital A1, ok?

      🙂

  1. Parabéns! o conteúdo está bastante esclarecedor, e perfil de cada usuário. o certificado digital A1 produz soluções adequadas para meu modelo de gestão contábil.

  2. Sobre o certificado digital, o arquivo digitaal é melhor que o dispositivo, mas fiquei na duvida, ele sendo um arquivo ele pode ser utilizado em duas ou mais maquinas? Pois se preciso para emissao de notas e o contador para entregar os documentos, como isso acontece?

  3. Adorei o post, muito bom e bem completo, comecei a trabalhar com certificado digital em Curitiba este ano e estou sempre procurando me atualizar sobre o assunto na internet. Com relação aos questionamentos que vi nos comentários, outro ponto a favor do modelo A1 é que da para fazer uma copia de segurança dele, enquanto pelo A3 isso não é permitido, perdeu o cartão ou token ou danificou a mídia já era, tem que pagar outro certificado.
    Abraços
    Ivan Souza

  4. Boa tarde,

    Eu estou querendo comprar um certificado digital. Se eu tirar um certificado no meu CPF, eu consigo acessar o e-cac na receita federal de outros cpfs/contribuintes?

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Já conhece nosso canal de notícias fiscais no Telegram?
Ilustração de personagem assinando newsletter

Receba conteúdos automágicos sobre o seu mercado por email em primeira mão!

Utilizamos nossa tecnologia para dar mais liberdade às empresas que querem crescer rapidamente focando no que fazem de melhor no mundo, enquanto cuidamos de suas notas fiscais.