Acompanhe o nosso guia e descubra como escolher o emissor de nota fiscal ideal para o seu negócio por meio das nossas 10 dicas matadoras sobre o assunto.
Se você é um empreendedor ou pretende abrir o próprio negócio, então você está ciente do desafio que é tentar manter a sua empresa legalizada. Por isso, é importante saber como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica ideal para o seu negócio.
A verdade, é que o Brasil é um dos países com as leis tributárias e fiscais mais complexas do mundo.
Isso faz com que pessoas que não se planejam corretamente, percam horas e até dias emitindo nota fiscal manualmente, ou lidando com burocracias desnecessárias.
Pensando nisso, vamos te dar 10 dicas para escolher o emissor de NF-e ideal, aquele que faça todo o trabalho “chato” para você. Confira!
10 dicas para encontrar o emissor de nota fiscal ideal para seu negócio
Confira quais são os critérios que você deve levar em consideração na hora de contratar o seu emissor de NF-e:
1. Sistema totalmente automatizado
A primeira dica que nós damos é: automatize tudo que for possível na sua empresa. Isso pode ser desde a contração de um software para gerar NF-es, como também para:
- e-mail marketing;
- gerenciamento de equipes e tarefas;
- automação de marketing , e muito mais!
Nada de ficar gerenciando tarefas manuais, que atrasam a sua vida e fazem você perder horas e horas. Por isso, procure empresas que trabalham de forma totalmente automatizada — independentemente das características do sistema da prefeitura.
Isso inclui não só emitir a nota fiscal como encaminhá-la ao cliente e controlar cancelamentos de notas automaticamente.
Como cada prefeitura trabalha de uma forma, então, é importante verificar se o software consegue se comunicar de maneira automática com o sistema da cidade.
Isso significa que ele deve lidar com as suas particularidades sem exigir adaptações e nenhum processo manual.
A diversidade de sistemas municipais é tão grande que hoje existem até plataformas que oferecem API para NFS-e de forma unificada e automática. Isso inclui também cidades sem integração via Webservice, como Santana de Parnaíba ou Joinville.
Inclusive, em São Paulo, o certificado digital é opcional para emitir NFS-es automaticamente pelo eNotas!
2. Habilidade para tratar das instabilidades da prefeitura ou Sefaz
Infelizmente, é comum que os sistemas da prefeitura ou do estado (Sefaz) apresentem problemas e até fiquem fora do ar.
Portanto, é importante que o emissor consiga absorver as instabilidades e tente fazer a emissão quantas vezes for necessário, sem que você tenha que lidar com isso.
O eNotas, por exemplo, faz diversas tentativas até conseguir emitir a sua nota. Então, você não precisa se preocupar se o órgão está com algum problema.
3. Integração com o seu meio de pagamento
O emissor de nota fiscal eletrônica ideal deve se integrar naturalmente ao seu meio de pagamento. Veja como é fácil integrar pela Hotmart ou pela Iugu utilizando o software da eNotas:
Assim, se você vende pela internet, é fundamental que o emissor de NF-e seja conectado ao meio de pagamento que você oferece - e que preferencialmente esteja até embutido nele.
Desta forma, como “num passe de mágica”, você gerencia as suas notas em um mesmo ambiente!
Por exemplo, hoje, o eNotas é embutido à Hotmart, iugu, BoletoSimples, Vindi e Pagar.me.
Inclusive, se você ainda gera boleto manualmente, recomendamos que dê uma olhada em soluções para automatizar suas cobranças, como a iugu, Boleto Simples, Asaas, Gerencianet e Pagar.me.
4. Suporte especializado
O que adianta contratar uma plataforma extremamente eficiente se na hora de utilizá-la você se enche de dúvidas que não são respondidas? Um atendimento de qualidade deve ser a prioridade de qualquer negócio.
E, em se tratando de nota fiscal, isso se torna ainda mais importante. Ainda mais se a nota fiscal emitida for a NFS-e.
Lembre que no caso dessa nota, cada prefeitura funciona de um jeito, pois cada município pode ter regras próprias para emissão desse documento.
Logo, é importante optar por um sistema com experiência comprovada e que poderá auxiliá-lo, tanto em procedimentos exigidos apenas na sua cidade, quanto for necessária uma integração com muitas regiões.
5. Facilidade de comunicação com o contador
Os programas que emitem nota fiscal eletrônica permitem que você e o seu contador entendam exatamente o que acontece na sua empresa. Isso é feito por meio de relatórios que mostram o seu faturamento claramente.
É comum, o contador pedir os arquivos XMLs das notas fiscais. E, em alguns casos, até mesmo o volume de notas emitidas e canceladas. Então, tudo isso tem que ser facilmente extraído da aplicação.
O eNotas, por sua vez, permite a exportação dos XMLs/PDFs das notas em um arquivo CSV.
6. Envio automático da nota fiscal para o cliente
Já falamos aqui que você não deve perder horas com tarefas manuais. Então, o sistema deve conseguir enviar a nota fiscal para o cliente por e-mail automaticamente após a emissão, tanto seu PDF quanto o XML (que tem valor fiscal e jurídico).
E, se o seu cliente pedir o documento, você deve conseguir enviar com apenas 1 clique para e-mail indicado.
7. Importação facilitada de vendas ou notas fiscais
Em alguns casos, você pode precisar importar vendas realizadas offline ou por meios não tradicionais. Nesse contexto, o emissor deve permitir a importação de dados via arquivo, sem complexidade.
Dessa forma, se você faz vendas esporadicamente por um meio de pagamento não integrado, é só importar o arquivo e pronto!
8. Cancelamento automático de notas fiscais de vendas estornadas
Quando uma venda é estornada no meio de pagamento, por qualquer motivo que seja (garantia incondicional ou até chargeback), você precisa cancelar a nota fiscal caso ela já tenha sido emitida.
Se você já pagou a guia de impostos, então tente reaver o crédito do imposto com a ajuda do contador para abater nas próximas guias.
É importante também que o emissor marque as notas que a prefeitura não aceitou cancelar automaticamente.
9. Notas fiscais para co-produtores e afiliados
Atua com plataforma de afiliados? Então, você já deve ter sentido na pele a dificuldade para emitir notas fiscais para eles e para co-produtores. É muito comum ocorrer a bitributação nesses casos e você acabar pagando mais impostos do que deve.
O eNotas, por exemplo, emite as notas de acordo com o seu papel em cada venda, seja produtor, co-produtor ou afiliado. E ainda sabe exatamente em qual momento e para quem deve emitir determinado documento.
Caso você seja co-produtor, por exemplo, você pode configurar seu percentual na nossa plataforma e ela já fará a emissão proporcional ao seu volume de venda automaticamente.
Descubra como o eNotas gerencia automaticamente as NF-es dos coprodutores.
10. Menor importância ao preço
Optar por uma solução de NF-e exclusivamente pelo preço pode acabar saindo mais caro no final. Lembre-se que notas fiscais emitidas erradas ou no dia incorreto podem trazer muita “dor de cabeça” para o seu negócio.
Em outras palavras, esses problemas podem se traduzir em multas e juros altos que afetarão diretamente o fluxo de caixa do seu empreendimento, além de afetar o Branding da empresa, diminuindo a autoridade da marca.
Afinal, o que é nota fiscal eletrônica?
Existem vários tipos de notas fiscais. Esses documentos são obrigatórios após qualquer transação de venda, seja de prestação de serviço ou produto. Elas servem como um recibo e são utilizadas para recolhimento de impostos.
Confira nosso conteúdo sobre tributos diretos e indiretos, e entenda a diferença de uma vez por todas!
O modelo eletrônico surgiu para substituir o papel tradicional, o que faz com que você ganhe (e muito) em agilidade para manter o seu negócio legalizado.
Assim, não é preciso ter gastos com uma grande quantidade de papéis, armazenamento, gráfica, etc.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviço x Nota Fiscal Eletrônica de Produto: o que muda?
Existe uma grande diferença entre Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) — emitida por prestadores de serviço —, e a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e), bastante conhecida por e-commerces e lojas virtuais que vendem todo tipo de mercadoria física, veja:
Por exemplo: academias, hotéis, escolas, clínicas, soluções SaaS, planos de saúde e outros emitem a NFS-e. Esta nota é também conhecida como "nota fiscal municipal" e ajuda no controle fiscal do Imposto Sobre Serviço (ISS).
Por outro lado, lojas virtuais, como Submarino, Americanas e Carrefour, geram a NF-e, apelidada de "nota de mercadoria" e ajuda no controle fiscal do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS).
Cada uma dessas notas trazem seus desafios. Entretanto, a NFS-e é bem mais complexa quando você tem filiais em mais de uma cidade e depende das peculiaridades de cada prefeitura.
Então, uma alternativa inteligente é contratar um emissor de nota fiscal eletrônica de serviço que irá ficar responsável por fazer todo o processo de maneira automática.
Caso queira aprofundar um pouco mais no assunto, dê uma olhada neste post: como emitir os documentos para as suas vendas online.
Porém, mesmo que a sua geração de nota fiscal esteja automatizada, lembre-se que é fundamental contar com o apoio de um contador, que vai cuidar da sua contabilidade e de assuntos relacionados.
Caso você precise de um software emissor para NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica — separamos um conteúdo que trata exclusivamente desse assunto.
Vale dizer que a NFC-e é a nota fiscal emitida por grande parte do varejo brasileiro! Confira o nosso guia para mais detalhes a respeito desse documento fiscal.
Por que contratar um emissor de nota fiscal?
A contratação de um emissor de NF-e possui inúmeros benefícios para o seu negócio, entre eles:
- Menor risco de se complicar com o fisco, já que o sistema faz todo o trabalho burocrático para você e evita ter prejuízos com altas multas.
- Aumento de produtividade, pois você terá mais tempo para focar em estratégias de crescimento do seu negócio em vez de lidar com burocracias de emissão de notas fiscais.
E então, já utiliza um emissor de nota fiscal, ou ainda faz todo esse processo manualmente?
Se você é um ERP, SaaS, ou mesmo vende algum produto ou serviço na internet, está na hora de você automatizar o seu negócio e passar a vivenciar a melhor experiência da galáxia em emissão de nota fiscal!
em Belo Horizonte, desde 2011.
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