Se você é um empreendedor ou pretende abrir o próprio negócio, sabe que um de seus desafios diários será mantê-lo legalizado. Por isso, é importante saber como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica ideal para a sua empresa.
A verdade é que o Brasil é um dos países com as leis tributárias e fiscais mais complexas do mundo.
Isso faz com que pessoas que não se planejem corretamente, percam horas e até dias emitindo nota fiscal manualmente ou lidando com burocracias desnecessárias.
Pensando nisso, vamos te dar 10 dicas para escolher o emissor de NF-e ideal, aquele que faça o trabalho “chato” para você. Confira!
Afinal, o que é nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é aquele documento obrigatório após qualquer transação de venda, seja de prestação de serviço ou produto. Ela serve como um recibo e é utilizada para recolhimento de impostos.
O modelo eletrônico surgiu para substituir o papel tradicional, o que faz com que você ganhe (e muito) em agilidade para manter o seu negócio legalizado.
Assim, não é preciso ter gastos com uma grande quantidade de papéis, armazenamento, gráfica, etc.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviço x Nota Fiscal Eletrônica de Produto: o que muda?
Existe uma grande diferença na nota fiscal eletrônica de serviço, a NFS-e (emitida por prestadores de serviço), em relação à NF-e de produto, bastante conhecida por e-commerces e lojas virtuais que vendem todo tipo de mercadoria física.
Por exemplo, academias, hotéis, escolas, clínicas, soluções SaaS, planos de saúde e outros emitem a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), também conhecida como nota fiscal municipal (ISS).
Por outro lado, lojas virtuais, como Submarino, Americanas e Carrefour, geram a nota fiscal de produto, apelidada de nota de mercadoria (ICMS).
Cada uma dessas notas traz seus desafios. Entretanto, a NFS-e é bem mais complexa quando você tem filiais em mais de uma cidade e depende das peculiaridades de cada prefeitura.
Então, uma alternativa inteligente é contratar um emissor de nota fiscal eletrônica de serviço que vai fazer todo o processo de maneira automática.
Mas, mesmo que a sua geração de nota fiscal esteja automatizada, é fundamental contar com o apoio de um contador, que vai cuidar da sua contabilidade e de assuntos relacionados.
10 dicas para encontrar o emissor de nota fiscal ideal para seu negócio
Confira quais são os critérios que você deve levar em consideração na hora de contratar o seu emissor de NF-e:
1. Sistema totalmente automatizado
A primeira dica que nós damos é: automatize tudo que for possível na sua empresa. Isso pode ser desde a contração de um software para gerar NF-es como também outros para e-mail marketing, gerenciamento de equipes e tarefas, automação de marketing e muito mais.
Nada de ficar gerenciando tarefas manuais, que atrasam a sua vida e fazem você perder horas e horas. Por isso, procure empresas que trabalham de forma totalmente automatizada - independentemente das características do sistema da prefeitura.
Isso inclui não só emitir a nota fiscal como encaminhá-la ao cliente e controlar cancelamentos de notas automaticamente.
Como cada prefeitura trabalha de uma forma, então, é importante verificar se o software consegue se comunicar de maneira automática com o sistema da cidade. Isso significa que ele deve lidar com as suas particularidades sem exigir adaptações e nenhum processo manual.
A diversidade de sistemas municipais é tão grande que hoje existem até plataformas que oferecem API para NFS-e de forma unificada e automática. Isso inclui também cidades sem integração via Webservice, como Santana de Parnaíba ou Joinville.
Inclusive, em São Paulo, o certificado digital é opcional para emitir NFS-es automaticamente pelo eNotas!
2. Habilidade para tratar das instabilidades da prefeitura ou Sefaz
Infelizmente, é comum que os sistemas da prefeitura ou do estado (Sefaz) apresentem problemas e até fiquem fora do ar. Portanto, é importante que o emissor consiga absorver as instabilidades e tente fazer a emissão quantas vezes for necessário, sem que você tenha que lidar com isso.
O eNotas, por exemplo, faz diversas tentativas até conseguir emitir a sua nota. Então, se o órgão está com problema você nem fica sabendo.
3. Integração com o seu meio de pagamento
O emissor de nota fiscal eletrônica ideal deve se integrar naturalmente ao seu meio de pagamento.
Se você vende pela internet, é fundamental que o emissor de NF-e seja conectado ao meio de pagamento que você oferece - e que preferencialmente esteja até embutido nele. Assim, como “num passe de mágica”, você gerencia as suas notas em um mesmo ambiente.
Por exemplo, hoje, o eNotas é embutido à Hotmart, iugu, BoletoSimples, Vindi e Pagar.me.
Inclusive, se você ainda gera boleto manualmente, recomendamos que dê uma olhada em soluções para automatizar suas cobranças, como a iugu, Boleto Simples, Asaas, Gerencianet e Pagar.me.
4. Suporte especializado
O que adianta contratar uma plataforma extremamente eficiente se na hora de utilizá-la você se enche de dúvidas que não são respondidas? Um atendimento de qualidade deve ser a prioridade de qualquer negócio.
E se tratando de nota fiscal isso se torna ainda mais importante. Ainda mais se a nota fiscal emitida for a NFS-e.
Você lembra que cada prefeitura funciona de um jeito, não é? Logo, é importante optar por um sistema com experiência comprovada e que poderá auxiliá-lo até mesmo em procedimentos exigidos apenas na sua cidade.
Uma dica é olhar quem utiliza o software e se ele já tem usuário na sua região.
5. Facilidade de comunicação com o contador
Os programas que emitem nota fiscal eletrônica permitem que você e o seu contador entendam exatamente o que acontece na sua empresa. Isso é feito por meio de relatórios que mostram o seu faturamento claramente.
É comum o contador pedir os arquivos XMLs das notas fiscais. E, em alguns casos, até mesmo o volume de notas emitidas e canceladas. Então, tudo isso tem que ser facilmente extraído da aplicação.
O eNotas, por sua vez, permite a exportação dos XMLs/PDFs das notas em um arquivo CSV.
6. Envio automático da nota fiscal para o cliente
Já falamos aqui que você não deve perder horas com tarefas manuais. Então, o sistema deve conseguir enviar a nota fiscal para o cliente por e-mail automaticamente após a emissão, tanto seu PDF quanto o XML (que tem valor fiscal e jurídico).
E, se o seu cliente pedir o documento, você deve conseguir enviar com apenas 1 clique para e-mail indicado.
7. Importação facilitada de vendas ou notas fiscais
Em alguns casos, você pode precisar importar vendas realizadas offline ou por meios não tradicionais. Nesse contexto, o emissor deve permitir a importação de dados via arquivo, sem complexidade.
Dessa forma, se você faz vendas esporadicamente por um meio de pagamento não integrado é só importar o arquivo e pronto.
8. Cancelamento automático de notas fiscais de vendas estornadas
Quando uma venda é estornada no meio de pagamento, por qualquer motivo que seja (garantia incondicional ou até chargeback), você precisa cancelar a nota fiscal caso ela já tenha sido emitida.
Se você já pagou a guia de impostos, então tente reaver o crédito do imposto com a ajuda do contador para abater nas próximas guias.
É importante também o emissor marcar as notas que a prefeitura não aceitou cancelar nota fiscal automaticamente.
9. Notas fiscais para co-produtores e afiliados
Atua com plataforma de afiliados? Então, você já deve ter sentido na pele a dificuldade para emitir notas fiscais para eles e para co-produtores. É muito comum ocorrer a bitributação nesses casos e você acabar pagando mais impostos do que deve.
O eNotas, por exemplo, emite as notas de acordo com o seu papel em cada venda, seja produtor, co-produtor ou afiliado. E ainda sabe exatamente em qual momento e para quem deve emitir determinado documento.
Caso você seja co-produtor, por exemplo, você pode configurar seu percentual na nossa plataforma e ela já fará a emissão proporcional ao seu volume de venda automaticamente.
Descubra como o eNotas gerencia automaticamente as NF-es dos coprodutores.
10. Menor importância ao preço
Optar por uma solução de NF-e exclusivamente pelo preço pode sair caro. Lembre-se que notas fiscais emitidas erradas ou no dia incorreto podem trazer muita “dor de cabeça” para o seu negócio.
Em outras palavras, esses problemas podem se traduzir em multas e juros altos que afetarão diretamente o fluxo de caixa do seu empreendimento.
Por que contratar um emissor de nota fiscal?
A contratação de um emissor de NF-e possui inúmeros benefícios para o seu negócio, entre eles:
- Menor risco de se complicar com o fisco, já que o sistema faz todo o trabalho burocrático para você e evita ter prejuízos com altas multas.
- Aumento de produtividade, pois você terá mais tempo para focar em estratégias de crescimento do seu negócio ao invés de lidar com burocracias de emissão de notas fiscais.
Agora é com você
É fundamental que você otimize as suas atividades e deixe de perder tempo com tarefas que não fazem o seu negócio crescer.
E você, utiliza um emissor de nota fiscal? Ou faz manualmente ainda? Mande suas dúvidas nos comentários abaixo, estamos curiosos para saber!
Quer aprofundar um pouco mais o assunto de forma prática e fácil? Dê uma olhada neste post: como emitir os documentos para as suas vendas online.
em Belo Horizonte, desde 2011.