A retenção de impostos na nota fiscal é uma das obrigações fiscais mais importantes de uma empresa.

Ela pode ser chamada de retenção na fonte e significa que uma parte do valor pago na nota será destinada a um imposto. Pode-se resumir esse processo assim:

• Quando o próprio pagador (tomador do serviço ou comprador) fica responsável por recolher parte dos tributos devidos pelo recebedor (prestador do serviço ou vendedor);
• Algo semelhante ocorre, por exemplo, no pagamento de salários. O funcionário não paga o imposto, ele já vem descontado em seu recebimento na folha.
• Esse processo visa eliminar a sonegação fiscal, principalmente.

Confira melhor.

O que é retenção de impostos?

A retenção de impostos na nota fiscal é quando uma parte do valor pago é destinada a um imposto. Ela é feita com o cálculo desse imposto pela própria empresa.

É como se o Governo Federal transferisse a responsabilidade ao empreendimento. Mas não por acaso, já que o não recolhimento desse imposto pode causar a sonegação fiscal.

A retenção de impostos na fonte ocorre justamente para combater a sonegação, bem como melhorar a arrecadação e, para a empresa, não sofrer com multas e penalidades.

Pode-se ilustrar a retenção de impostos com o que ocorre no pagamento de salários. O funcionário CLT não é o responsável pelo recolhimento dos tributos que existem no processo.

Quem faz isso é a própria empresa já na folha de pagamento. Por exemplo, um trabalhador que recebe o salário bruto de R$ 3000 receberá menos, justamente por pagar impostos como INSS e FGTS, entre outros.

Com a nota fiscal é semelhante! Mas, em casos mais específicos. 

Quando os impostos podem ser retidos?

A retenção de impostos na nota fiscal ocorre em momentos diferentes, conforme o próprio tributo.

Todos eles, no entanto, têm algo em comum: o fato gerador. Uma situação em que a lei prevê o pagamento dessas obrigações.

No caso do PIS e COFINS, por exemplo, o fato gerador é o pagamento à pessoa jurídica beneficiária.

Os principais fatos geradores, por impostos, são:

• Imposto de Renda: crédito ou pagamento à pessoa jurídica;
• INSS: considera o prazo para o pagamento, que é até o dia 20 do mês seguinte a emissão na nota;
• ISS: também considera o prazo, definido por cada prefeitura;
• ICMS: para o recolhimento desse imposto estadual, é preciso considerar alguns pontos, conforme o convênio nº 142/2018:

I — até o dia 9 do mês subsequente ao da saída da mercadoria, em se tratando de contribuintes inscritos no cadastro de pagamento do ICMS da unidade federada de destino;

II — na saída da mercadoria do estabelecimento remetente, quando o contribuinte não está inscrito no cadastro de pagamento do ICMS da unidade federada de destino

III — até o dia 2 do segundo mês subsequente ao da saída da mercadoria, na hipótese de responsabilidade por substituição tributária atribuída ao optante pelo Simples Nacional, inscrito na unidade federada de destino.

Lembrando que esse é um imposto estadual e cada unidade federativa pode estabelecer esses prazos.

Como calcular o imposto retido? 

Os cálculos do imposto retido na nota fiscal dependem de cada um dos tributos. Basicamente, eles dependem de alíquota e uma base de cálculo.

A alíquota pode depender de cada ente federativo responsável pelo imposto. O ISS, por exemplo, terá o valor definido por cada município, enquanto o ICMS por cada estado.

Confira como é feito o cálculo dos principais impostos.

ISS

O Imposto Sobre Serviços é de responsabilidade das prefeituras, como mencionado. Por isso, cada uma pode definir o fato gerador e a alíquota.

Por sua vez, a alíquota pode variar conforme o tipo de serviço que se presta. Nesse momento, é fundamental conhecer a legislação municipal.

O cálculo, no entanto, é simples: a base de cálculo x alíquota.

Supunha que a cidade definisse uma alíquota de 2,5% para serviços de limpeza. E o valor desse serviço é de R$ 5000.

O cálculo será 5000 x 2,5% = R$ 150.

ICMS

Já o ICMS é de responsabilidade estadual, por isso, os 26 estados mais o distrito federal podem definir a alíquota do imposto.

Em São Paulo a alíquota é de 18%. O que significa que um produto de R$ 500 terá R$ 90 de ICMS.

Justamente porque o cálculo segue da mesma maneira: base x alíquota.

Confira também: apuração de impostos: como é feita no Lucro Real, Presumido e Simples Nacional 

Quais impostos podem ser retidos?

Os impostos que sua empresa pode reter é definido pela categoria pela qual ela se encontra. Por isso, para saber exatamente qual a sua precisa reter, conhecer o seu regime tributário é fundamental.

Em todo caso, conte com a ajuda de uma pessoa da contabilidade.

Contudo, em geral, os principais impostos que uma empresa precisa reter — conforme a sua categoria — são:

• ISS: Imposto sobre serviços, de responsabilidade municipal;
• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços, estadual;
• INSS: contribuição ao Instituto Nacional da Seguridade Social;
• IRPJ: imposto de renda pessoa jurídica;
• PIS: Programa de integração social;
• COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
• CSLL: Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido.

Como os impostos são retidos no MEI?

Para o caso dos MEIs e outras empresas do Simples Nacional, o imposto é retido pelo DAS — Documento da Arrecadação do Simples Nacional.

Por meio da Guia de pagamento, o empreendedor já retém todos os impostos devidos. Por isso, sempre que houver faturamento, os impostos são cobrados pela guia.

A guia é paga, normalmente, por mês.

É sempre importante que o empreendedor confira com a pessoa contábil a legislação sobre o pagamento de seus impostos conforme o seu regime tributário.

Se quiser conhecer melhor como funciona o pagamento de impostos para empresas, confira o artigo do link.