O que é e como evitar o retrabalho?

Uma palavra temida. Uma atividade odiada, mas, ainda assim, muito presente na vida de profissionais de qualquer área . O retrabalho é prejudicial à produtividade e à  criatividade — sem falar nas perdas financeiras que ele proporciona.

Muita gente tem aquela desculpa para fazer tudo de novo em um trabalho, mas quase sempre injustificáveis: correria na rotina, falta de estrutura ou de conhecimento... enfim. Nada disso é realmente uma boa justificativa. 

Neste texto, você encontrará o que é retrabalho, quais são as consequências e algumas dicas para evitá-lo.

O que é retrabalho?

Toda atividade que precisa ser refeita porque não foi executada corretamente pode ser chamada de retrabalho. Talvez não precise explicar muito, porque essa palavra é muito conhecida e quem nunca a praticou, não é mesmo?

E você pode chamar de outros nomes, como refação ou  recriação. Todos determinam apenas uma coisa: fazer tudo de novo em um trabalho. E lá se vai investimento financeiro, mental e criativo. Tudo isso que demanda tempo e muito esforço que, claro, compromete toda a performance de sua equipe

Por que isso acontece?

O principal motivo você já leu por aqui: porque houve uma execução errada do trabalho.

Mas, o que leva a má execução? Confira alguns exemplos abaixo:

  • falta de comunicação no trabalho;
  • escopo mal definido;
  • mudanças de processos enquanto se executa a atividade;
  • falta de capacidade de quem executa;
  • ausência de treinamentos;
  • cliente exigente.

Existem outros motivos para se ter que retrabalhar em um processo, e todos eles podem comprometer seriamente a sua empresa. Ou sua vida profissional. 

Quais são as consequências do retrabalho?

O retrabalho é algo que incomoda todos que estão envolvidos no processo. E não é para menos, já que ele demanda tempo, esforço e... dinheiro! 

E veja só o que ele pode acarretar.

Perda de dinheiro

Seja você um empreendedor ou um profissional autônomo, o retrabalho te dá um baita prejuízo. Porque você fez investimentos para executar esse trabalho “rejeitado”. E você precisará fazer novamente para ter o mesmo lucro. 

É quase que fazer dois trabalhos para um só retorno, um só pagamento. Ou seja, você perdeu dinheiro.

Perda de tempo

Aqui é algo autoexplicativo. E se complementa ao item anterior (até porque tempo é dinheiro, não é?). O tempo para fazer tudo de novo é o mesmo que da primeira vez, quando não mais, até. Será mais esforço, mais desgastes  e mais estresse no trabalho

Perda de credibilidade

Você perde dinheiro, perde tempo e... perde credibilidade com o seu cliente, já que ele sempre espera o melhor de você ou de sua equipe. Uma entrega errada pode arranhar toda a imagem que você tem com ele.

Perda de produtividade

E claro, se você tem que realizar um trabalho não previsto em sua jornada, todo o planejamento de atividades fica comprometido. Lá se vai produtividade, consumindo tempo extra que poderia ser usado em outras questões

No retrabalho, você só sai perdendo. E não acaba por aí.

Desgastes na equipe

Ter que refazer uma atividade gera um clima organizacional tremendo. Primeiro, por causa da frustração causada pela entrega inadequada. Segundo, que nunca é o ideal pedir para se fazer de novo algo que já foi entregue. 

O estresse pode ser algo que contamina até mesmo aqueles que não estão envolvidos na atividade. E desgasta todo o seu time, que, certamente, precisará de horas extras.

Mas... como evitar o retrabalho?

Com todas essas consequências, você já está se pensando em como evitá-lo, certo? Algumas vezes, parece até inevitável que certos retrabalhos sejam evitados, mas todo o esforço vale para não ter que se fazer tudo de novo.

Até porque pode ser complicado acertar o que o cliente quer sempre. Mas dentro de sua equipe, os motivos para essa refação devem ser 0! Pegue algumas dicas!

Tenha certeza sobre a expectativa do cliente

O primeiro passo para uma entrega sem retrabalhos é ter alinhamento com o cliente. É necessário saber quais são as suas expectativas.

Por isso, levante toda informação com ele, mantenha o diálogo aberto, negocie prazos e seja transparente quanto a atender ou não determinado pedido — não vale prometer algo que você sabe que não consegue entregar.

Com isso, passe o briefing para sua equipe, traduzindo perfeitamente o que seu cliente pediu. 

Olhe para trás

Já realizou um retrabalho antes? Quais foram os motivos? Lide com o aprendizado de um refação passada para não repetir os mesmos vícios. E, claro, aplique as melhores práticas de uma ação bem-sucedida! 

Tenha uma comunicação alinhada

A comunicação interna e o endomarketing são importantes para qualquer tipo de empreendimento. E ela é uma das principais armas contra o retrabalho. 

Ela precisa ser clara, aberta e direta com reuniões regulares, com canais eficientes e de fácil acesso a todos — como e-mails ou plataformas de trabalhos em equipe, como o Trello ou o Asana

Planeje-se!

Quais são as etapas do trabalho, o que deve entregar, os prazos: esses são pontos fundamentais. Aqui, é preciso estabelecer metas, considerando os índices de produtividade de sua equipe. 

Um job repassado de maneira bem planejada e clara, gera menos dúvidas, evita erros e ajuda a manter o foco. Faça tudo isso usando um check-list, de fácil acesso e que todos possam acessá-lo  para acompanhar o progresso da atividade. 

Determine responsáveis

Uma equipe preparada tem responsáveis para cada processo de um trabalho. E esse responsável é aquele que pode entregar o melhor resultado para a atividade em questão. 

A escolha pode ser pelo colaborador mais capacitado ou que conhece melhor o cliente em questão: ele saberá quais são as formas de atender a expectativa da melhor maneira possível.

Os responsáveis também facilitarão na hora de encontrar as melhorias, já que você saberá pontualmente quem procurar na hora de corrigir algo.

Capacite a sua equipe

Essa é uma dica “ad aeternun”, ou seja, para sempre! 

A capacitação frequente possibilita que a sua equipe esteja sempre atualizada e preparada para realizar as atividades que a sua empresa se compromete a entregar. Os treinamentos ainda fazem que os seus funcionários se motivem e se encorajem a realizar um trabalho mais “desafiador”. 

E claro: as capacitações garantem que a sua empresa não fique defasada no mercado. 

Dê feedbacks

A cada entrega nova, dê retorno a sua equipe. Fale sobre o que o cliente achou, quais são os pontos a serem melhorados e o que se tirou de aprendizado ao longo da realização do job. 

Inclusive, elogie sempre que os resultados esperados forem alcançados. Essa é uma boa tática para manter todos engajados. 

Na hora de dar o feedback, peça um retorno de sua equipe. Escute-a, veja quais são as necessidades de cada um e mantenha esse diálogo aberto sempre! 

O retrabalho é ruim, mas pode ser um aprendizado!

Fez tudo de novo em um trabalho, mesmo aplicando todas as dicas deste texto?

retrabalho-paciência

Tudo bem: leve como um aprendizado. Lembre-se de uma das primeiras dicas que você leu neste conteúdo: anote quais foram as atividades retrabalhadas, o porquê isso aconteceu e entenda como pode melhorar para uma próxima. 

Enfim, faça do retrabalho uma ferramenta de melhoria para os próximos jobs. Não deixe, contudo, que ele contamine a sua equipe e torne a sua empresa cada vez melhor!

Se você gostou dessas dicas e quer ficar sempre atento em outras que podem ser perfeitas para sua empresa, que tal seguir a eNotas nas redes sociais? 

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About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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