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Nada é mais perturbador para quem segue uma rotina ou quer desempenhar por produtividade do que a procrastinação.

Entender esse problema é o primeiro passo para se evitá-lo, bem como saber o que pode levar a esse efeito.

Esse problema pode afetar não só o desempenho pessoal, mas também para as empresas, o que leva para a importância de se descobrir a causa da procrastinação.

Confira esse texto até o final e descubra o que é, as causas e como eliminar esse problema seja no âmbito pessoal e empresarial

O que significa procrastinar?

Procrastinar é o ato de deixar algo para depois. Mais do que adiar uma tarefa, é evitá-la quando se sabe que é necessário realizá-la naquele momento.

 Além disso, a procrastinação se manifesta quando uma pessoa se ocupa com tarefas que não são importantes naquele momento como uma forma de se evitar algo com mais prioridade.

Por isso, a procrastinação não pode ser entendida como o efeito de não se fazer nada. Uma pessoa que procrastina pode até estar ocupada com algo, mas se esforçando para se evitar algo realmente mais prioritário.

Isso leva a discussão de que a procrastinação possui causas que precisam ser entendidas e combatidas.

Quais são as causas da procrastinação?

Entender por que você ou alguém em sua equipe está procrastinando é o primeiro passo para combater esse ato.

Saiba quais são os principais motivos que levam uma pessoa a procrastinar.

Falta de priorização

Um dos primeiros motivos que leva uma pessoa a procrastinar é a falta de priorização. E isso pode ser um problema muito mais geral do que pessoal.

Isso pode acontecer quando uma empresa não tem suas metas definidas e claras, seus objetivos e principalmente seus prazos. Elencar uma pessoa responsável também pode ser um causador da procrastinação.

No âmbito pessoal, uma pessoa que não se organiza, não entende seus prazos e principalmente a relevância daquela tarefa pode se perder na priorização e simplesmente acreditar que tudo bem adiá-la.

Medo do erro

Esse é outro motivo que leva a procrastinação é o medo de errar. Isso ocorre em tarefas que são importantes e desafiadoras.

Isso ocorre principalmente quando uma empresa não possui uma cultura de feedbacks, capacitações eficientes, praticam o microgerenciamento ou um clima organizacional seguro ao erro para seus colaboradores.

Falta de incentivo

É um pouco relacionada ao motivo anterior. O medo de erro vem muito enraizado com a ideia de punição por tarefas mal realizadas, por exemplo.

Se uma empresa cria incentivos, ou dá publicamente feedbacks positivos quando uma tarefa é realizada dentro do prazo, faz com que uma pessoa se sinta mais realizada e propensa a evitar a procrastinação.

Problemas físicos ou emocionais

Uma ideia que pode surgir nas pessoas de modo geral é pensar que a procrastinação ocorre porque alguém quer.

A procrastinação pode ser algo crônico, o que pode levar a motivos emocionais ou mesmo físicos.

Nesse caso, é preciso entender esse motivo, que pode passar por luto, situações familiares ou pessoais adversas, por exemplo. Talvez um acompanhamento psicológico seja necessário.

Já para os motivos físicos, a causa pode ser ainda mais complexa, passando por uma má formação do cérebro ou mesmo lesão no córtex pré-frontal, região responsável pelo foco e concentração.

Considere também a procrastinação como algum indicativo de burnout, o que requer a mesma atenção das causas físicas e emocionais.

É preciso considerar que as pessoas que procrastinam não sabem porque agem dessa forma. Em muitos casos, é uma junção de fatores como falta de motivação, falta de energia, ansiedade, falta de preparo e, também, pode ser que haja alguma preguiça.

Nesse caso, aí sim o efeito pode ser apenas pouco caso com a tarefa ou com os objetivos da empresa. Daí, é importante ouvir a pessoa, entender seus motivos, levando em conta o que a fazem ser procrastinadora.

Dicas para evitar da procrastinação

É possível mudar hábitos prejudiciais, e desenvolver padrões mais saudáveis de comportamento.

Mas, é importante reforçar que nem sempre a procrastinação é uma preguiça ou desatenção. Ela pode ser a consequência de algo muito mais geral e que precisa ser combatido na raiz.

1.      Identifique o que te faz procrastinar

Há um motivo para deixar um trabalho para outro dia, por mais estranho que ele seja. Um bom começo é entender o que te faz deixar os afazeres para o dia seguinte.

Analise detalhadamente sua rotina e da sua empresa, liste o que você tem feito diariamente e entenda o que está ocupando o seu tempo.

Questões como insegurança, medo de fracassar, pouco conhecimento sobre o trabalho a ser realizado, falta de material ou de dinheiro ou até mesmo excesso de desorganização podem ser outros motivos que instiguem a procrastinação.

Ao buscar entender o motivo do adiamento das tarefas, pense nessas questões subjetivas também.

2.      Saiba quando delegar tarefas

Se você gerencia uma empresa ou um time sabe que a sua procrastinação pode ser prejudicial para outras pessoas – ou para a evolução de seu negócio.

À medida que o tempo passa, as responsabilidades aumentam e será necessário ter bons profissionais para ajudar no que for preciso.

Algumas tarefas que têm um tempo de execução muito grande costumam ser deixadas para o último minuto.

Temos o ímpeto de realizar as atividades que trazem benefício imediato em primeiro lugar — e isso é sempre um risco.

Duas questões simples, mas práticas, que podem ajudar a evitar esse problema são: dividir o trabalho em pequenas etapas e delegar funções.

Pedir ajuda em uma tarefa complicada não é sinal de fraqueza ou de que você não se dá conta sozinho. É, na verdade, uma responsabilidade sobre o seu negócio e o foco em ter melhores resultados.

Além disso, ter medo de fracassar em uma atividade é algo normal quando nos deparamos com algo de difícil execução.

Nessas horas, é ainda mais essencial que você saiba quando deve buscar alguma ajuda externa.

Portanto, para fazer essa divisão de tarefas, você pode:

• Fazer um levantamento detalhado das tarefas que precisam ser realizadas e separar esse trabalho por áreas e prazo.
• Estabelecer objetivos! Coloque objetivos menores, que poderão ser alcançados em prazo menor, isso servirá como motivação para finalizar tarefa por tarefa. Tenha também objetivos a médio e longo prazo, que podem ser a tarefa toda concluída ou um resultado muito bom.
• Conferir o que você pode fazer, o que pode ser delegado e o que poderá ser automatizado (vamos falar mais sobre isso!).

A divisão das tarefas facilita a compreensão do caminho a trilhar e como agir em cada situação, acabando de uma vez por todas com a procrastinação.

Lembre-se de definir momentos de descanso. Períodos de 10 a 15 minutos de pausa são essenciais para refrescar as ideias e manter a produtividade.

3.      Estabeleça prioridades

Um dos principais motivos para a existência da procrastinação é a falta de prioridades – ou a não clareza delas – no seu planejamento.

Tenha uma ideia clara das prioridades de suas tarefas, estabelecendo aquelas atividades mais urgentes antes.

Entenda como urgente aquelas tarefas que interferem em outras, por exemplo. Nesse caso, é fundamental entender e refletir sobre o que é importante para a sua rotina e até mesmo para os negócios.

Entendendo quais são essas tarefas, aprenda a dizer “não” quando uma tarefa menos importante surgir. É uma característica de pessoas multifuncionais aceitar fazer tudo o que lhe pedem, mas isso pode fazer com que outras, mais importantes, sejam adiadas;

Então, faça escolhas priorizando aquilo que realmente faz sentido ser praticado e realizado naquele momento.

Mas, é fundamental entender quais são os prazos de cada tarefa e se o tempo que você dispõe para realizá-la é realmente suficiente.

4.      Utilize aplicativos para gerenciar e otimizar seu tempo

Usar recursos tecnológicos pode ser de grande valia para deixar de procrastinar. Atualmente, existem diversos apps para celular e softwares que podem ajudar na gestão de otimização do tempo.

Alguns deles você pode acompanhar agora.

Google Calendar

O Google Calendar é uma ferramenta gratuita, facilmente acessada por um celular ou computador, acessado por uma conta do Google.

Ele é uma ferramenta que ajuda a organizar seus compromissos e atividades diárias, além de definir notificações com alguns minutos de antecedência que podem aparecer no seu navegador e na tela inicial do seu celular.

É possível criar lembretes e nunca mais se esqueça de responder um cliente ou de fazer uma videoconferência online.

Trello

O Trello é um dos mais famosos recursos que se baseia no sistema Kanban, desenvolvido pela Toyota, que garante maior agilidade e visualização no controle de produção ou gestão de tarefas.

Pode parecer um pouco complicado à primeira vista, mas ele é um dos mais simples para este segmento.  

Você pode criar quadros a partir de modelos prontos, oferecidos pela equipe Trello ou por outros usuários.

Tomato Timer

A Técnica Pomodoro é um dos mais populares métodos para produtividade. Com ele, você fica 25 minutos concentrado em alguma tarefa e, depois, descansa por cinco minutos.

Após 4 séries de 25 minutos de concentração e 5 de descanso, você fará um descanso mais longo, de 15 minutos.

Para ajudar nessa organização, você pode instalar a extensão ou usar o site Tomato Timer, que é um cronômetro da técnica pomodoro instalado direto no seu navegador.

Algumas pessoas preferem períodos mais longos de concentração, com 50 minutos de trabalho por 10 minutos de descanso. Você pode alterar os períodos nas configurações da extensão.

Esse método também funciona, o importante é entender como você pode melhorar a sua concentração!

5. Evite distrações

Quando se trabalha online, são diversas as maneiras de se desconcentrar: pode ser uma rede social, o email, o chat do trabalho…

Acabamos adiando as atividades importantes ou simplesmente nos distraímos com coisas que não precisamos fazer naquele momento.

Uma boa forma de driblar essas distrações é mudar o seu ambiente de trabalho, eliminando as distrações

Algumas dicas que podem ajudar:

• Coloque o celular no modo avião;
• Feche as abas do navegador de redes sociais ou até mesmo inserir um bloqueador de redes sociais (o StayFocusd é uma ótima opção!);
• Foque em uma tarefa de cada vez.

6. Automatize tarefas e foque no essencial

A automação de tarefas já faz parte da rotina das empresas e da maioria dos negócios.

Se você ainda realiza muitos trabalhos manuais, isso pode ser prejudicial para o seu desenvolvimento e escalabilidade.

Quando se fala de procrastinação, o problema é pior, já que muitas tarefas são chatas e repetitivas. As tecnologias estão aí para facilitar a sua rotina e deixar que você priorize o que é mais importante.

Algumas ferramentas que podem te ajudar na automação de processos:

• Automação de Instagram (programação de Stories, postagens e etc);
• Automação de sistemas de marketing;
• Plataformas de CRM;
• Sistemas de ERP.  

Além de ter mais tempo, você reduzirá o estresse, os erros e terá mais ânimo.  

Uma ótima forma de não procrastinar as atividades do seu negócio, por exemplo, é contando com uma ferramenta de automação fiscal.

Os aspectos tributários, por exemplo, são complicados em nosso país. Tentar entendê-los sozinho será uma tarefa muito difícil.

Emitir notas fiscais manualmente é cansativo e demorado, e é preciso lidar ainda com as instabilidades dos sistemas das prefeituras. Com uma solução automática, essas preocupações não precisam fazer parte do seu dia a dia.

Com a tranquilidade de saber que suas notas fiscais estão sendo emitidas automaticamente, você pode focar no que é realmente importante para seu negócio.

Estratégias para aumentar a produtividade

Você já sabe que a procrastinação pode afetar diretamente a sua produtividade. E como vencê-la e ampliar a capacidade de produzir?

As dicas para evitar a procrastinação devem ajudar, mas algumas outras, visando a produtividade, serão também eficazes.

Tenha planejamento e organização

A primeira dica é justamente o planejamento e a organização de sua rotina. Defina metas e prioridades com objetivos claros e específicos para cada dia, semana e mês. Priorize as tarefas mais importantes e urgentes.

Depois, crie uma lista de tarefas, anotando todas as que você precisa realizar e organize-as por ordem de importância e priorizada.

Só com esses dois passos já será possível organizar uma rotina. Faça com que ela seja consistente e defina horários específicos para cada tarefa. Isso ajudará a manter o foco e evitar a procrastinação.

Foco e disciplina

Se distancie de tudo aquilo que possa te distrair. A melhor maneira para evitar rede social, celular e e-mail, por exemplo, é criar um horário para checar cada um deles, dentro de sua rotina.

Lidando com essas distrações de modo ordenado e planejado, elas deixarão de ser um problema. É claro, se você fizer isso de maneira disciplinada.

Tenha cuidado com sua saúde e bem-estar

Pode parecer não ter relação, mas acredite, tem sim! Estar bem fisicamente, evita que seu corpo – e mente – se preocupe com problemas como doenças ou mal-estar.

Procure ter uma boa noite de sono. Dormir bem é essencial para ter energia e foco durante o dia. Procure dormir de 7 a 8 horas por noite.

Tente se Alimentar de forma saudável, com uma dieta equilibrada que forneça os nutrientes necessários para o corpo e mente funcionarem bem. Evite alimentos processados e ricos em açúcar. E sempre que puder, procure um profissional da nutrição.

Pratique exercícios físicos. A atividade física regular melhora a saúde física e mental, e pode aumentar a produtividade. Procure praticar pelo menos 30 minutos de exercícios por dia.

Por fim, elimine de vez a procrastinação com uma boa gestão de tempo. No link, deixamos mais uma recomendação para que você consiga fazer isso tanto pessoalmente, quanto para equipes maiores!