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Sabe quando você adia uma tarefa e parece nunca querer fazê-la? Você vai empurrando, empurrando e quando vê se passaram meses e você não fez o que tinha dito que ia fazer.

Isso acontece com muitas pessoas, em diferentes situações. Às vezes adiamos tanto que acabamos ficando sem tempo para fazê-la, e até entregando o trabalho atrasado. 

Esse adiamento de tarefas se chama procrastinação.

O ato de procrastinar atrapalha o desempenho do trabalho e pode ser um gerador de estresse e ansiedade. 

Contudo, ela não se refere apenas ao trabalho formal. A procrastinação pode atrapalhar também os seus estudos, a organização da casa e até a sua relação com outras pessoas.

É muito importante entender se você está procrastinando e buscar combater esse hábito e algumas ações pequenas no dia a dia podem ajudar nesse processo. 

O que significa procrastinar? 

Procrastinar quer dizer adiar. Segundo o dicionário, significa: 

“Adiar ou deixar alguma coisa para depois [...] Transferir a realização de alguma coisa para um outro momento; prorrogar para outro dia.”

Portanto, procrastinar significa deixar para fazer algo depois, mesmo que você pudesse fazer naquele momento. 

Na maioria dos casos, a pessoa procrastinadora se convence que não precisa fazer aquela tarefa agora, que será até melhor deixar para depois. 

Enquanto isso, ela usa aquele tempo para fazer outras coisas que, em geral, são mais prazerosas que aquela que deveria estar fazendo. 

Por exemplo, muitas pessoas quando precisam estudar um assunto difícil se convencem que antes de começar precisam comer, ou arrumar o espaço, depois escolher o método certo de estudo e então assistir um vídeo relaxante… e a lista só vai aumentando. 

Enquanto isso, ela está adiando o momento de começar a estudar. Isso é procrastinação. 

O escritor Tim Urban apresenta, em uma palestra no Ted, algumas questões sobre a mente de um procrastinador: 

O que significa não procrastinar? 

Contudo, nem sempre quando adiamos alguma coisa estamos procrastinando. Existem algumas diferenças importantes que precisamos considerar. 

Em alguns casos, quando estamos muito ocupados e com diferentes tarefas a serem feitas, precisamos adiar a realização de determinada tarefa em detrimento de outra.

Isso não significa que estamos procrastinando. 

Procrastinação e priorização

Se você precisa fazer dez coisas, mas tem tempo apenas para cinco, será preciso definir algumas prioridades e adiar outras. Nesse caso, estamos trabalhando com a priorização.

Os critérios de priorização vão depender muito do que você precisa fazer, o que você pode fazer e o que você quer fazer. Ter isso definido é muito importante!

Procrastinação e preguiça 

Ser um procrastinador não quer dizer ser uma pessoa preguiçosa.

Alguns estudos mostram que cerca de 20% dos adultos é um procrastinador crônico. 

Um procrastinador crônico é a pessoa que tem como marca registrada o atraso no início e conclusão de tarefas. Essa é uma definição do professor Joseph Ferrari, considerado uma autoridade no assunto. 

As pessoas que procrastinam não sabem porque agem dessa forma.

Em muitos casos, é uma junção de fatores como falta de motivação, falta de energia, ansiedade, falta de preparo e, também, pode ser que haja alguma preguiça.

Dicas para perder o hábito da procrastinação

Ser um procrastinador não significa ser um caso perdido.

É possível mudar hábitos prejudiciais, e desenvolver padrões mais saudáveis de comportamento. 

1. Identifique o que te faz procrastinar

Há um motivo para deixar um trabalho para outro dia, por mais estranho que ele seja. Um bom começo é entender o que te faz deixar os afazeres para o dia seguinte. 

Analise detalhadamente sua rotina, liste o que você tem feito diariamente e entenda o que está ocupando o seu tempo. 

Se você passa muito tempo no computador, pode usar uma extensão para o seu navegador de internet, como o Clockify! Com ela você pode calcular quanto tempo gasta em cada tarefa, inserindo nome e descrição em cada atividade. 

É uma forma prática de mapear o tempo gasto. 

Outra forma de fazer isso é analisando o seu histórico de navegação e ver quais páginas você acessou no dia. Perceba quanto tempo ficou em redes sociais ou páginas improdutivas e marque no Clockify. 

No final do dia, você pode ter uma noção de para onde o seu tempo está indo. 

Além do tempo gasto, outros motivos podem estar atrapalhando a sua produtividade.

Questões como insegurança, medo de fracassar, pouco conhecimento sobre o trabalho a ser realizado, falta de material ou de dinheiro ou até mesmo excesso de desorganização. 

Ao buscar entender o motivo do adiamento das tarefas, pense nessas questões subjetivas também. 

2. Saiba quando delegar tarefas

A jornada de um empreendedor, em muitas situações, é solitária. 

Criar um negócio é algo desafiante e trabalhoso. No início, com menos tarefas, é possível dar conta de tudo sozinho. 

Contudo,  com o crescimento do negócio à medida que o tempo passa, as responsabilidades aumentam e será necessário ter bons profissionais para ajudar no que for preciso.

Algumas tarefas que têm um tempo de execução muito grande costumam ser deixadas para o último minuto. 

Temos o ímpeto de realizar as atividades que trazem benefício imediato em primeiro lugar — e isso é sempre um risco. 

Duas questões simples, mas práticas, que podem ajudar a evitar esse problema são: dividir o trabalho em pequenas etapas e delegar funções. 

Pedir ajuda em uma tarefa complicada não é sinal de fraqueza ou de que você não dá conta sozinho. É, na verdade, uma responsabilidade sobre o seu negócio e o foco em ter melhores resultados.

Além disso, ter medo de fracassar em uma atividade é algo normal quando nos deparamos com algo de difícil execução.

Nessas horas, é ainda mais essencial que você saiba quando deve buscar alguma ajuda externa. 

Portanto, para fazer essa divisão de tarefas, você pode: 

• Primeiro: fazer um levantamento detalhado das tarefas que precisam ser realizadas e separar esse trabalho por áreas e prazo. 
• Segundo: Estabeleça objetivos! Coloque objetivos menores, que poderão ser alcançados em prazo menor, isso servirá como motivação para finalizar tarefa por tarefa. Tenha também objetivos a médio e longo prazo, que podem ser a tarefa toda concluída ou um resultado muito bom. 
• Terceiro: veja o que você pode fazer, o que pode ser delegado e o que poderá ser automatizado (vamos falar mais sobre isso!).

A divisão das tarefas facilita a compreensão do caminho a trilhar e como agir em cada situação, acabando de uma vez por todas com a procrastinação.

Lembre-se de definir momentos de descanso. Períodos de 10 a 15 minutos de pausa são essenciais para refrescar as ideias e manter a produtividade.

3. Estabeleça prioridades

Com a rotina atarefada, é comum que alguma tarefa não tenha sido executada no fim do dia. 

Quando isso acontece esporadicamente, não há problema nenhum. Porém, ao tornar isso um hábito, é melhor ficar esperto com a procrastinação.

Se existem tarefas que não são concluídas no tempo previsto, há um erro de planejamento. A fim de evitar esse cenário, faça um planejamento e determine quais atividades são prioritárias.

Nessas horas, utilize aplicativos no celular, softwares no computador ou até mesmo um bom e velho caderno de anotações — o importante é sempre fazer o mais importante primeiro e evitar procrastinar.

Outra coisa que pode ajudar é planejar o próximo dia com antecedência.

Preciso, posso e quero 

Em alguns momentos, estamos tão cheios de tarefas que não conseguimos encontrar tempo para nada, sufocados de afazeres. 

Ser uma pessoa multitarefas pode ser muito positivo em alguns momentos, mas alguns estudos mostraram que há uma redução de produtividade. 

Isso porque, fazer muitas atividades impede que seja feito um pensamento analítico de cada uma delas individualmente. 

Por isso, a técnica de pensar o “preciso, posso e quero” pode ajudar a definir suas prioridades para fazer uma coisa de cada vez. 

Funciona assim: faça uma lista de todas as tarefas que você tem em mente. Sejam coisas de casa, do trabalho, da vida, liste tudo! 

Depois, ao lado, defina o que você precisa fazer, o que você pode fazer e o que você quer fazer.

Algumas coisas terão mais de uma categoria, e está tudo bem! 

• Precisa fazer: são as coisas que tem prazo e você deve entregar. Aquele relatório de trabalho que precisa sair essa semana, uma conta com a data de validade chegando. São as coisas que você não pode, de jeito nenhum, ficar sem fazer. 
• Pode fazer: são os itens que você tem tempo e poderá fazer em breve… coisas que são mais simples e não dependem de outra pessoa, que você sabe que pode resolver rapidinho. Essas são as coisas que você nem sabe porque não fez ainda. Pode ser enviar aquela resposta de e-mail ou dizer não para um convite que você não quer. 
• Quer fazer: Essas são as coisas que você quer muito fazer. Para além das obrigações ou das tarefas, são coisas que te deixam feliz ou que vão te ajudar na sua carreira. Pode ser estudar uma língua, escrever um livro, ou treinar para correr uma maratona. Basta querer! 

Essas são as classificações que você deve colocar para cada tarefa! 

Depois disso, o segredo é equilibrar aquilo que você precisa, pode e quer.

Não faça apenas o que você precisa ou você se sentirá cansado e sobrecarregado. 

Às vezes, existem coisas que você quer fazer mas não pode, pois não tem tempo ou por alguma outra situação que foge do seu controle. 

Não vale a pena sofrer por isso, também! Descubra o que você pode fazer nesse caso. 

Por exemplo, se você quer escrever um livro, mas sente que não tem tempo para isso, estabeleça o que você pode fazer para atingir esse objetivo. 

Você pode escrever meia página por dia? Você terá 180 páginas em um ano! 

É tudo uma questão de priorização!

4. Utilize aplicativos para gerenciar e otimizar seu tempo

Atualmente, existem diversos apps para celular e softwares de computador que podem ajudar na gestão de otimização do tempo. 

Enquanto alguns te ajudam a melhorar o seu desempenho financeiro, outros melhoram a sua gestão do tempo.

Esses aplicativos podem ser aliados no processo de evitar a procrastinação.

Google Calendar

O Google Calendar, por exemplo, é uma ferramenta gratuita, facilmente acessada por um celular ou computador. 

Se você ficar perdido com agendas físicas e acaba esquecendo de anotar informações ou de verificar as tarefas, a versão on-line pode ajudar nisso. 

Ao utilizá-lo, você pode organizar seus compromissos e atividades diárias, além de definir notificações com alguns minutos de antecedência que podem aparecer no seu navegador e na tela inicial do seu celular. 

É possível criar lembretes e nunca mais se esqueça de responder um cliente ou de fazer uma videoconferência online. 

Trello

Outra ferramenta muito útil é o Trello. 

Ele é baseado no sistema kanban, desenvolvido pela Toyota, que garante maior agilidade e visualização no controle de produção ou gestão de tarefas. 

Pode parecer um pouco complicado à primeira vista, mas ele é um dos mais simples para este segmento, sem falar que existem diversos tutoriais no youtube que ensinam a utilizá-lo. 

Você também pode criar quadros a partir de modelos prontos, oferecidos pela equipe Trello ou por outros usuários. 

Tomato Timer

6. Automatize tarefas e foque no essencial

A automação de tarefas já faz parte da rotina das empresas e da maioria dos negócios. 

Se você ainda realiza muitos trabalhos manuais, isso pode ser prejudicial para o seu desenvolvimento e escalabilidade. 

Quando se fala de procrastinação, o problema é pior, já que muitas tarefas são chatas e repetitivas. As tecnologias estão aí para facilitar a sua rotina e deixar que você priorize o que é mais importante. 

Algumas ferramentas que podem te ajudar na automação de processos: 

• Automação de Instagram (programação de Stories, postagens e etc);

• Automação de sistemas de marketing;

• Plataformas de CRM; 

• Sistemas de ERP.   

Além de ter mais tempo, você reduzirá o estresse, os erros e terá mais ânimo. 

Uma ótima forma de não procrastinar as atividades do seu negócio, por exemplo, é contando com uma ferramenta de automação fiscal.

Os aspectos tributários, por exemplo, são complicados em nosso país. Tentar entendê-los sozinho será uma tarefa muito difícil.

Emitir notas fiscais manualmente é cansativo e demorado, e é preciso lidar ainda com as instabilidades dos sistemas das prefeituras. Com uma solução automática, essas preocupações não precisam fazer parte do seu dia a dia. 

Com a tranquilidade de saber que suas notas fiscais estão sendo emitidas automaticamente, você pode focar no que é realmente importante para seu negócio.

Quais são as consequências da procrastinação?

Inicialmente, a procrastinação pode não causar estragos. Um telefonema não realizado ou um e-mail não respondido não são muito importantes. 

Contudo, com o passar do tempo, isso pode se tornar uma rotina e se transformar em uma situação insustentável. 

Ter o hábito de procrastinar significa constantemente fazer as coisas correndo, sempre com o desconforto e arrependimento por ter esperado tanto para começar. 

Em casos mais graves, você pode se sentir desmotivado, frustrado e incapaz de realizar seus afazeres. 

Além disso, a procrastinação pode estar associada ao desenvolvimento e avanço de outro transtorno psicológico ou questões psiquiátricas que demandam atenção e tratamento. 

Por isso, é importante levar a sério e prestar bastante atenção se o seu nível de procrastinação não está passando do limite. 

Procrastinação e a Síndrome do Impostor 

A procrastinação é o hábito de adiar o início ou a conclusão de alguma tarefa, por mais que seja conhecida a sua importância. 

Em outras palavras, a procrastinação é o ato de “empurrar os trabalhos com a barriga”, deixando-os para depois.

Por isso é que, em alguns casos, esse adiamento por ser feito como consequência da nossa própria insegurança!

Alimentamos a ideia de que não somos capazes de realizar determinada tarefa e preferimos não fazer apenas pelo medo de errar.

Em casos mais sérios, pode ser caso de síndrome do impostor.

Essa é uma condição psicológica em que a pessoa, ainda que seja muito capacitada, vê a si mesma como inferior, desqualificada e subestimando suas habilidades.

Ela se convence de que suas conquistas são uma fraude e que as pessoas um dia vão descobrir. Acredita fortemente que não deveria estar na posição que ocupa, que tudo que conquistou foi por acaso ou sorte. 

Mesmo que seja boa no que faz, a pessoa acredita que não é tão boa quanto os outros acreditam que ela seja - e um dia os outros vão descobrir isso.

A síndrome do impostor e a procrastinação se retroalimentam. Por acreditar não ser boa o suficiente, a pessoa adia a execução das tarefas. Ao mesmo tempo, esse adiamento apenas aumenta a sensação de impostor. 

Por isso, o medo de falhar é uma das questões que alimenta a procrastinação. 

Fique atendo e não tenha medo de procurar uma ajuda profissional se sentir que a insegurança está afetado o seu trabalho ou sua convivência com outras pessoas. Saber quando pedir ajuda é muito importante!

Além disso, desenvolver confiança no próprio trabalho é fundamental para evitar que a procrastinação se torne um grande problema. Tenha orgulho de suas conquistas! 

Outro ponto muito importante é ter a maturidade para compreender que errar faz parte do processo de aprendizado. Todas as pessoas erram! 

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