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Atualmente, a tecnologia se tornou uma grande aliada das empresas. Com a internet, os processos se tornaram muito mais ágeis e simples, e, por meio de uma tela, acessamos uma infinidade de dados. No entanto, tanta informação deve ser acompanhada de segurança; hoje, com diversos crimes cibernéticos acontecendo, os internautas ficam cada vez mais inseguros.

Fazer transações pela internet, por exemplo, pode resultar em dados roubados e muita dor de cabeça, caso o processo não seja feito com segurança.

É aí que o certificado digital entra! E com o desenvolvimento tecnológico, já podemos contar com o certificado digital A1 e A3. Quer entender melhor o que são esses tipos e como utilizá-los? Confira tudo nesse post!

O que é o certificado digital?

O certificado digital nada mais é do que um documento eletrônico, que funciona como a identidade virtual de uma pessoa ou empresa. 

O documento permite assegurar a identidade sem precisar de uma apresentação presencial. No caso das empresas, por exemplo, há o nome, um número conhecido por chave e outras informações que identificam a organização na Receita Federal.

Atualmente, existem dois tipos de certificado digital: e-CNPJ e o eNF-e. Ambos foram desenvolvidos com o objetivo de emissão de documentos fiscais mas apresentam algumas diferenças.

O e-CNPJ foi um dos primeiros modelos de certificado digital implementado no Brasil e, atualmente, é o único que consegue atender a todos os documentos fiscais eletrônicos. Este certificado precisa ser utilizado apenas pelo representante legal do negócio, uma vez que dá acesso a diversas informações e documentos da empresa.

O eNF-e, por outro lado, pode ser usado também por funcionários, pois sua função é exclusivamente a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e). Ele foi criado para atender grandes demandas de emissão de notas, exigindo uma estrutura robusta para verificação e validação, e, por isso, costuma ser mais caro do que o e-CNPJ.

Além desta divisão, o certificado digital conta ainda com dois tipos, o A1 e A3. Vamos entender quais são as diferenças entre eles. 

Certificado digital A1 e A3: quais são as diferenças?

Antes de entender as diferenças, é preciso compreender o que é cada um desses tipos. O certificado digital A1 é um documento eletrônico, instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para ser utilizado. Ou seja, é um arquivo que é implantado no computador e, geralmente, tem extensão .PFX ou .P12. Uma grande facilidade desse modelo é que a senha de acesso precisa ser digitada apenas uma única vez durante a instalação. Depois, não é mais necessário inseri-la para emitir as NF-e.

Outro aspecto importante é que, por ser um arquivo instalado no computador, há menos riscos de perder o documento ou de ser roubado. Também pode ser utilizado em outras plataformas, desde smartphones a notebooks, garantindo mais mobilidade e a possibilidade de emissão de notas fiscais em qualquer lugar. No entanto, sua validade é de apenas 1 ano.

Já o certificado digital A3 é físico: ele tem que ser armazenado em algum hardware, token ou cartão. Este modelo só pode ser usado em um único equipamento de cada vez, em que o token ou cartão deve estar conectado. Ao trocar de máquina, é preciso levar o hardware e configurar tudo de novo. 

O A3 também é acessado por uma senha de acesso, que deve ser informada todos os dias.

Diferentemente do certificado A1, o A3 não pode ser utilizado em outros dispositivos como celulares. Caso a empresa queira utilizá-lo também em filiais, cada uma deve ter o próprio certificado, pois ele precisa estar conectado ao computador de emissão da NF-e. O certificado digital A3 tem validade de três anos.

Qual vale mais a pena?

Como podemos ver, as diferenças entre os dois certificados são notáveis. Para empresas que prezam pela agilidade, por exemplo, o certificado A1 se apresenta como uma opção muito atraente, permitindo a mobilidade e o acesso instantâneo.

Por outro lado, pensando na segurança digital, o certificado digital A3 pode ser o ideal caso você queira garantir mais proteção aos dados da sua empresa. Isso porque, ao contar com um token ou um cartão onde está sua assinatura digital, neste modelo toda a operação é realizada pelo dispositivo. Assim, o computador não tem acesso ao certificado armazenado nele. Isso diminui as chances de roubo de dados e vazamento de dados.

Por isso, a escolha do modelo ideal depende das prioridades do seu negócio.

Como usar o certificado digital? 

O certificado digital é um grande aliado na otimização e agilidade das empresas. Isso porque ele pode ser utilizado para diversas finalidades, tornando os processos cada vez mais eficientes. 

A função mais conhecida e já citada anteriormente é a assinatura de documentos. Além disso, também é possível enviar declarações. O envio da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) para a Receitanet é feito através do certificado digital! Trata-se do serviço eletrônico que comprova e transmite essas documentações das pessoas físicas e jurídicas.

A emissão de notas fiscais eletrônicas também pode ser facilitada com o certificado digital. A maioria dos regimes tributários obrigam as empresas a emitir a nota fiscal eletrônica, exceto o Simples Nacional. Por esse motivo, o Ministério da Fazenda está implantando, aos poucos, a emissão desses documentos fiscais a todas as empresas. O envio dessas notas aos órgãos competentes deve ser feito pelo certificado digital. 

Uma vantagem para os contribuintes com o certificado digital é o acesso ao Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), da Receita Federal. Este serviço desburocratiza o relacionamento entre o órgão e os contribuintes, oferecendo consulta de situação fiscal, status de cobrança, despachos etc. Esses serviços podem ser facilmente acessados por meio de um certificado digital!

Além disso, já que o certificado valida diversos documentos, você pode esquecer as idas ao cartório para fazer o reconhecimento de firma: por meio dessa ferramenta, é possível dar a autenticidade da assinatura e pedir a um colaborador para realizar a entrega dos papéis necessários às pessoas ou órgãos devidos.

Outra vantagem está na realização de transações financeiras da empresa, porque com o certificado há mais segurança. Com isso, a movimentação de sua conta bancária é realizada online, com a maior proteção, para não haver invasão e nem fraude. Isso evita idas desnecessárias ao banco e traz maior agilidade e autonomia para suas operações.

Afinal, por que usar o certificado digital? 

Agora que você já entendeu as diferenças entre os tipos de certificado digital, você deve estar se perguntando: porque utilizá-lo? E quais são os benefícios? Entenda aqui algumas das principais vantagens:

• Otimização: um dos atributos mais importantes do certificado digital é otimizar processos de assinatura de documentos. Isso reduz custos com burocracia, papéis e cartórios. Antes, dependíamos da assinatura física, arquivos e mais arquivos de papel e uma centena de documentos. Para conseguir uma assinatura, era necessário, muitas vezes, o envio de papelada ou encontros presenciais. Hoje, com alguns cliques é possível assinar diversos tipos de documentos.
• Legitimidade: a dor de cabeça ao analisar a autenticidade e autoria de papéis assinados pode ser facilmente evitada. Com um certificado digital, sua empresa se torna um símbolo de segurança.
• Integridade: outra preocupação comum com documentos em papel é a integridade do conteúdo. Um grande problema para empresas é quando acontece a identificação de possíveis rasuras ou sinais que evidenciam uma tentativa de falsificação/modificação. Por lei, os documentos digitais devem obedecer a regras, e estarem protegidos por criptografia de alta complexidade. Por isso, é possível garantir a integridade desses documentos.

Você já deve ter percebido os benefícios que o certificado digital pode proporcionar para a agilidade e otimização da sua empresa! Se você ficou interessado, confira mais sobre o assunto aqui.