O que é nota fiscal eletrônica e para que ela serve? Entenda de uma vez por todas!

Qualquer tipo de negócio precisa prestar contas e pagar impostos em dia, a menos que seja isento disso. Caso contrário, juros e multas podem comprometer o sucesso da empresa. Por isso, é importante entender o que é a nota fiscal eletrônica e como ela pode facilitar a sua vida de empreendedor.

Por ser um modelo digital, a NF-e facilita a gestão, reduz custos e torna os processos menos burocráticos. Mas, ela ainda possui vários outros benefícios.

E é sobre isso que vamos falar no post de hoje! Você vai  entender o que é nota fiscal eletrônica, para que ela serve e como você deve fazer a emissão. Ficou interessado? Então, acompanhe o texto!

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital. Ela substitui a enorme quantidade de papeis que eram necessários para fazer a emissão manualmente

Você já deve ter ouvido falar naqueles antigos blocos de papel que demandavam horas e horas de trabalho. Além deles, era necessário ter um espaço adequado para armazenamento e ainda gastar com estoque e gráfica.

Visando modernizar esse processo e fiscalizar melhor as empresas, a nota fiscal eletrônica está em vigor desde 2006 no Brasil.

Com ela, os procedimentos fiscais se tornaram mais rápidos e simples, já que tudo é feito pela internet, principalmente se você contar com um emissor de NF-e inteligente, como o eNotas. 

Por outro lado, em virtude das leis fiscais e tributárias serem extremamente complexas, a implantação do modelo eletrônico é gradativa.

Quase todos os estados já contam com essa facilidade, porém não são todas as cidades que utilizam a NF-e. Mas a tendência é que o documento seja adotado por todas em breve.

Para que serve a nota fiscal eletrônica?  

O que é nota fiscal eletrônica

A NF-e serve para formalizar qualquer transação de venda que envolve o prestador de serviço ou vendedor, o comprador e os órgãos públicos.

O foco é prezar pela segurança de todos os envolvidos. Ela também é válida como recibo e pode ser utilizada para recolhimento de impostos.

Como praticamente tudo é feito pela internet, você consegue produzir mais para ver o seu negócio crescer e se manter legalizado. Interessante, não é mesmo?

E tem mais: estamos na era digital, então é preciso aproveitar as oportunidades que a internet oferece. Fazer processos manuais é coisa do passado!

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica? 

Existem diversos tipos de nota fiscal de eletrônica no Brasil, porém algumas são mais conhecidas e utilizadas. É sobre elas que vamos falar aqui:

  • Nota fiscal de produto (NF-e): também chamada de nota de mercadoria ou de venda, é utilizada quando se compra um produto físico em e-commerces ou lojas físicas. Por exemplo, sites como Americanas, Submarino, Wine e muitos outros trabalham com essa nota, pois foi feita uma compra online, porém o usuário vai receber o produto físico.
  • Nota fiscal de serviço (NFS-e): é voltada para a prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas ou veterinárias, escolas, academias e consultorias em geral. Na internet, é utilizada quem vende cursos online, congressos, ebooks. Portanto, é essa que emitem os produtores digitais, afiliados e soluções SaaS.
  • Nota fiscal de consumidor (NFC-e): esse é um modelo novo que está sendo implantado nos estados brasileiros. Ele é uma alternativa para substituir os cupons fiscais muitos comuns no varejo.  

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Como já explicamos, cada documento fiscal possui uma finalidade. Por isso, elas não são emitidas da mesma forma.

A nota fiscal de produto e a de consumidor devem ser emitidas pelo software da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado, que é instalado no seu computador gratuitamente.  

Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser criada no site da prefeitura correspondente.

Porém, essa não é uma tarefa simples. É bem comum que tanto a Sefaz quanto os os órgãos municipais apresentem instabilidades - principalmente no início e fim de mês - quando há um alto volume de documentos fiscais a serem gerados.

Outro problema é que as prefeituras não possuem um padrão para a emissão de nota fiscal eletrônica, o que pode ser um grande complicador. Algumas exigem o uso de um certificado digital, outras login e senha e muito mais.

A dificuldade é que muitas vezes os usuários não compreendem o que é solicitado e não sabem como lidar com cada situação.

Por isso, se você não quer ter dor de cabeça com tantos processos burocráticos e chatos, a melhor opção é contratar um emissor de NF-e eficiente, como oeNotas, para fazer esse trabalho por você.

Você precisa de emissor de NF-e? 

O emissor de nota fiscal eletrônica, como eNotas, tem a função de fazer os procedimentos de forma 100% automática. Isso quer dizer que ele deve se integrar com as prefeituras e saber lidar com as instabilidades e exigências de cada uma delas.

Portanto, você tem tempo para focar em estratégias para crescer o seu negócio e não precisa ficar se preocupando com questões burocráticas e muitas vezes complexas.

Atenção: procure emissores que consigam fazer a integração mesmo em prefeituras que não permitem essa facilidade, como Joinville, Barueri ou Santana de Parnaíba.

Também é importante que o software seja integrado com o seu meio de pagamento preferido, como:

O nosso software de emissão de NF-e automática consegue se conectar a essas plataformas de vendas sem que você tenha que sair do sistema. Assim, você tem acesso aos seus pagamentos e às notas fiscais dentro do mesmo ambiente.

Além disso, ainda é possível integrar os procedimentos até mesmo com o sistema interno da sua empresa por meio de uma API de nota fiscal eletrônica.

É preciso armazenar as notas fiscais eletrônicas?

O que é nota fiscal eletrônica

Uma dúvida comum em relação à nota fiscal eletrônica é sobre o seu armazenamento. Já que agora você não precisa disponibilizar um espaço físico para guardar os documentos, será que você precisa armazená-los de outra forma? A resposta é sim!

A maioria dos estados e prefeituras exigem que as notas sejam armazenadas por até 5 anos. Essa obrigação serve para eventuais trocas de produtos ou serviços, controle da garantia ou ainda quando houver uma fiscalização da Receita Federal.

A NF-e pode ser armazenada em XML ou em PDF. Apesar dos órgãos públicos terem controle sobre as notas emitidas, eles deixam claro que é dever dos usuários armazená-las pelo período indicado.

Atenção: você não precisa imprimir as NF-es, já que a nota digital surgiu exatamente para diminuir a quantidade de papel impresso. Uma opção é utilizar software especializados nesse armazenamento.

Quais são os benefícios da NF-e? 

Para quem vende online, trabalhar com processos manuais é algo totalmente inviável. Imagine se você vende para várias cidades do país e até mesmo para o exterior, como você iria entregar as NF-es para cada um dos seus clientes? Não dá nem para pensar nessa situação, não é mesmo?

Por isso, você precisa trabalhar com a nota fiscal eletrônica! Ela é a melhor maneira de manter o seu negócio legalizado e ainda facilitar o seu dia a dia. Ela ainda possui outros benefícios, como:

  • Reduz os custos com papel impresso, armazenamento e estoque;
  • Diminui o impacto ambiental devido à grande quantidade de papéis utilizados;
  • Promove as vendas pela internet e incentiva a aplicação de novas tecnologias;
  • Melhora a segurança dos processos fiscais, já que os documentos precisam de validação;
  • Diminui as chances de sonegação de impostos, já que melhora a fiscalização das empresas.
  • Reduz as chances de erros no processo, que eram comuns com a nota manual.
  • Aumenta a produtividade do negócio, já que é possível automatizar as emissões.
  • Estimula os funcionários que não precisam fazer uma função extremamente repetitiva e podem ser valorizados em tarefas mais importantes.

A nota fiscal eletrônica revolucionou os processos tributários no Brasil e diminuiu a burocracia, já que as transações podem ser realizadas pela internet. Porém, a complexidade ainda é uma barreira que faz muitos empreendedores perderem horas para conseguir emitir as notas.

Para resolver essa questão, nada melhor do que utilizar um emissor de NF-e, como o eNotas, que vai fazer o trabalho completo para você. Assim, você tem tempo para focar no estratégias de crescimento do seu negócio.

Agora que você já entendeu o que é nota fiscal eletrônica, é importante conhecer outros fatores que influenciam diretamente na geração dos seus documentos: a data de emissão e a data de competência. Confira! 

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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