Como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)?

A nota fiscal eletrônica surgiu para diminuir as burocracias e modernizar os processos tributários. Existem diversos tipos, mas, se você é prestador de serviços, é fundamental que saiba como emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).

O objetivo dela é facilitar a sua vida ao permitir que tudo seja feito pela internet. Portanto, aquela grande quantidade de papel fica de lado. 

Porém, quando falamos em impostos, contabilidade e legalização, é comum que empreendedores tenham muitas dúvidas, afinal, esse tema ainda é bem complexo.

Nesse sentido, a principal vantagem é que você não precisa ficar refém de sistemas instáveis e problemas nas prefeituras. O mercado já oferece alternativas para tornar a emissão de NFS-e mais simples e fácil.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe o post de hoje!

O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, como o próprio nome diz, deve ser utilizada quando há prestação de serviço de qualquer natureza, como clínicas médicas, escolas, academias e consultorias em geral.  

Sendo assim,  é um documento que formaliza a transação entre comprador e vendedor, seja no ambiente físico ou no digital. A NFS-e ainda pode ser utilizada como recibo e tem validade jurídica e fiscal.

Com o surgimento do modelo eletrônico, não é necessário mais gerar a nota em papel. Isso representa uma economia significativa com material físico, gráfica, estoque e espaço para armazenamento.

No caso da NFS-e, a emissão é realizada pelo site da prefeitura do município em que a empresa prestadora está sediada. A maioria das cidades brasileiras já aderiu ao documento digital e outras estão implantando gradativamente.

Além da NFS-e, há outros tipos bastante utilizados no Brasil, como a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe).

Basicamente, a primeira é utilizada para a venda de produtos físicos e a segunda para substituir o cupom fiscal no comércio.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) traz diversos benefícios para o seu negócio, como:

  • redução de custos com compra de papéis, armazenamento e gráfica;
  • simplifica os processos burocráticos e tributários;
  • possui validade jurídica e fiscal;
  • permite que as transações sejam realizadas com segurança;
  • permite a automatização da emissão;
  • diminui as chances de erro por evitar tarefas muito repetitivas;
  • dispensa a necessidade de uma pessoa ou até mesmo de um setor para atuar exclusivamente com a emissão de nota fiscal;
  • melhora o controle do seu negócio, já que é possível visualizar relatórios das notas emitidas, de acordo com as suas vendas;
  • permite integração com o seu meio de pagamento;
  • permite integração via API REST ;
  • possibilita integração até mesmo em cidades que não contam com essa facilidade. 

Quem deve emitir NFS-e?

Antes de falarmos exclusivamente da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, é importante ressaltar que toda empresa que comercializa produto ou serviço tem a obrigação de emitir nota fiscal. Isso só não acontece quando há isenção por lei, algo que é bem raro. 

No caso da NFS-e, ela deve ser utilizada quando há alguma prestação de serviço, independentemente do tamanho, regime tributário e tipo do negócio.

Sendo assim, empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido, MEI (em alguns casos) e até mesmo pessoa física devem emitir o documento fiscal.

Quem vende pela internet, geralmente, utiliza a NFS-e. Veja alguns exemplos:

  • marketplaces;
  • ERP/Sistemas de gestão em geral;
  • empresas SaaS;
  • venda de cursos online;
  • venda de vídeo-aulas;
  • venda de webinars;
  • venda de congressos online;
  • eventos em geral.

Além desses, quem presta serviço no ambiente offline também deve emitir a NFS-e, como:

  • clínicas veterinárias
  • clínicas médicas
  • academias
  • faculdades
  • cursinhos
  • oficinas

Atenção: se você não emitir as notas fiscais do serviço prestado, corre o risco de ser penalizado com juros e multas. Além disso, é sempre importante lembrar que sonegação de impostos é crime, podendo levar o responsável (em casos extremos) até a ser preso. 

Como funciona a emissão de NFS-e? 

A nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser emitida no site da prefeitura em que o serviço foi prestado. O principal desafio é que os órgãos municipais não possuem um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais.

Apesar da maioria das cidades já ter aderido ao modelo eletrônico, ainda não são todas que contam com essa facilidade. Portanto, se for possível, o mais indicado é você procurar um município que trabalhe com a NFS-e.  

Depois disso, é preciso fazer um credenciamento da sua empresa no site da prefeitura, podendo ser MEI, Simples Nacional, Microempresa ou qualquer outro tipo.

Se você tiver dúvidas em relação ao seu regime de tributação e CNAE, consulte o seu contador.

​Como calcular os impostos da NFS-e?

Os impostos que você vai pagar sobre cada Nota Fiscal de Serviço Eletrônica emitida dependem do seu regime tributário.

Por exemplo, se a sua empresa for do Simples Nacional, é uma alíquota, se for de Lucro Presumido, é outra. 

É importante lembrar que houve mudanças significativas no Simples Nacional a partir de 2018. Então, é preciso se atentar a cada uma delas para fazer os cálculos dos seus impostos.

Leia mais: Como fazer o pagamento dos impostos do Simples Nacional?

Lembre-se: é imprescindível ter o apoio do seu contador para lidar com todas as exigências legais da sua empresa.

Como cancelar uma NFS-e?

Pode ser que você passe por algumas situações, como chargeback, reembolso ou garantia incondicional, e precise cancelar a NFS-e a fim de não pagar impostos desnecessários.

Você pode fazer isso manualmente pelo site da prefeitura. Depois, é preciso aguardar para ver se ela vai autorizar o cancelamento.

Outra maneira mais eficaz é fazer isso automaticamente por meio de um sistema de NFS-e eficiente, como o eNotas.

Atenção: o cancelamento depende exclusivamente da prefeitura. Portanto, ela poderá autorizar ou rejeitar o pedido.

Além disso, cada prefeitura possui suas próprias regras e prazos para cancelamento de nota fiscal. Algumas permitem que você cancele o documento em até 24 horas e outras nem permitem essa ação.

Quais termos você deve conhecer para emitir NFS-e?

A emissão de NFS-e ainda é algo complexo e que envolve diversos fatores. Então, para que você não tenha problemas na legalização da sua empresa, é importante conhecer alguns termos comuns desse mercado - mesmo que basicamente.

Certificado Digital

certificado digital é o que representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica na hora de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica ou até mesmo ao assinar um contrato digital. Ele tem validade jurídica e fiscal.

O dispositivo garante segurança e integridade aos dados na hora de emitir uma NFS-e. Vale ressaltar que não todas as prefeituras que exigem o certificado digital, mas é essa é a realidade da maioria delas.

No caso da Nota Fiscal de Serviço, a prefeitura vai verificar se as informações são corretas e verdadeiras.

Existem dois modelos de certificado digital: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital, instalado na máquina ou diretamente no emissor de NFS-e, como o eNotas Gateway, e tem validade de 1 ano.

Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive. Tem validade de 1 a 3 anos, porém deve estar sempre acoplado ao seu computador para que seja utilizado.

Como especialistas em emissão de nota fiscal, recomendamos o uso do certificado digital A1. Ele garante segurança, praticidade e permite que o processo de emissão de NFS-e seja totalmente automatizado, o que não é possível com o A3.

Importante: Se a sua empresa for do Simples Nacional, o eNotas  emite NFS-e sem certificado digital em várias cidades, como São Paulo, São Bernardo do Campo e Santo André.

RPS

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento utilizado quando ocorre algum problema para gerar a nota fiscal, como falta de luz ou de internet.

Ele é muito usado por hotéis, academias, escolas e estacionamentos, já que, geralmente, o cliente não pode esperar pelo documento.

Dessa forma, o RPS serve como uma alternativa à geração de NFS-e, já que é entregue ao cliente de forma ágil.

Porém, ele não substitui a Nota Fiscal de Serviço, é apenas uma solução em casos de emergência. Sendo assim, o RPS deve ser convertido em nota fiscal dentro do prazo estabelecido por cada prefeitura.

Atenção: não são todas as prefeituras que permitem o uso do RPS e algumas ainda exigem que a geração da NFS-e seja imediata. Além disso, não há um modelo padrão no país, isso depende de cada órgão municipal.

O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a sua empresa e outra para o seu cliente.

Data de competência e data de emissão

É bem comum que gestores e empreendedores em geral tenha dúvidas sobre a data de competência e data de emissão da NFS-e.

A data de competência é o dia em que o serviço foi efetivamente prestado. Essa é uma particularidade que varia de prefeitura para prefeitura, mas a maioria delas trabalha com essa data. 

Sendo assim, é possível enviar uma nota fiscal à prefeitura agora, mas com uma data de competência anterior, ou seja, do mês passado, por exemplo.

Há alguns casos em que o órgão municipal permite a diferença de apenas 10 dias entre a data de emissão e a data de competência. Portanto, apenas dentro do próprio mês.

Principalmente quem oferece o serviço de emissão de NFS-e ao seus clientes de forma automática, precisa se preocupar com a data de competência, já que há um volume significativo de notas e integra com vários tipos de sistemas.

Já a data de emissão corresponde ao exato momento em que a NFS-e foi enviada para o sistema da prefeitura. Essa informação não pode ser alterada. 

Quando o órgão municipal não trabalha com data de competência, apenas a data de emissão é considerada.

XML

XML é a versão digital da nota fiscal eletrônica. Ele segue o padrão nacional de escrituração fiscal, portanto, pode ser utilizado em todo o Brasil com segurança.

Quando alguma compra é realizada, o cliente, normalmente, recebe uma nota fiscal em formato XML, que pode ser convertido em PDF.

A legislação vigente obriga que as notas fiscais devem sejam armazenadas por 5 anos. Isso serve para garantia ou troca de produtos ou serviço e quando há um fiscalização da Receita Federal.

Os arquivos XML não precisam ser impressos, já que o processo foi criado para diminuir custos com papel e demais fatores que envolvem os procedimentos físicos.

Como resolver os problemas ao emitir nota fiscal de serviço eletrônica? 

Se você não quer ter dor de cabeça na hora de emitir a sua nota fiscal de prestação de serviço, uma boa opção é utilizar um emissor NFS-e, como o eNotas. Ele vai fazer esse trabalho de maneira totalmente automática.

A nossa plataforma é especializada no mercado digital e consegue lidar com qualquer problema que a prefeitura apresente.

Assim, é possível gerar os documentos mesmo se os sites dos órgãos municipais estiverem fora do ar ou com alguma instabilidade. O software tenta diversas vezes até conseguir emitir as suas notas.

Além disso, mesmo se a prefeitura não permitir integração, o sistema consegue fazer a emissão automaticamente. Esse é o caso de cidades como Joinville, Barueri, Santana de Paranaíba e muitos outros.

Outra facilidade é se conectar com o meio de pagamento que você utiliza, como Pagseguro, Hotmart, Pagar.me, Boleto Simples, iugu e muito mais. Dessa forma, você tem acesso a todas às suas vendas e às suas notas fiscais em um mesmo ambiente, o que melhora o gerenciamento da sua empresa.

Assim, você continua escalando o seu negócio, já que a parte burocrática vai ser de responsabilidade do nosso emissor de NFS-e. Prático, não é mesmo?

E tem mais: existe até uma API para NFS-e que unifica todas as informações e emite as notas de forma totalmente automatizada.

Por que você deve emitir a NFS-e?

Provavelmente, você está se perguntando: preciso emitir nota fiscal eletrônica de serviço, certo?

Pois bem, a nota fiscal de serviço eletrônica deve ser emitida sempre que algum tipo de serviço foi prestado, seja no ambiente online, seja offline. É sua obrigação como empreendedor estar em dia com o Fisco, pagar os devidos impostos e declarar os seus ganhos.

Ao não emitir notas fiscais, você comete a sonegação fiscal. Como consequência disso, pode ser necessário pagar multas ou até ser preso. Portanto, fique muito atento e emita seus documentos corretamente. 

Se a sua empresa for MEI (Microempreendedor Individual), você não tem obrigação de gerar a NFS-e para pessoa física, mas é seu dever fazer essa tarefa para pessoa jurídica.

Quais são os desafios da emissão de NFS-e? 

Apesar do modelo eletrônico ter revolucionado as operações fiscais no Brasil, muitos gestores ainda lidam com dificuldades que atrapalham o processo e que podem gerar alguns prejuízos.

Veja os principais desafios da emissão de NFS-e:

Instabilidades na prefeitura

É bem que comum que os sites das prefeituras apresentem instabilidades, principalmente no início e fim do mês — devido ao alto volume de documentos a ser gerados.

Esse é um grande problema e, infelizmente, acontece até mesmo em municípios mais estruturados. A prefeitura de São Paulo já ficou mais de 24 horas fora do ar. Imagina o prejuízo que isso pode causar para a sua empresa?

Você corre o risco de perder a data de competência ou a data de emissão e ter que arcar com altos juros e multas. A recomendação é nunca deixar a emissão para a última hora, mas sabemos que às vezes isso acontece.

Portanto, é fundamental que você tenha um parceiro para acabar com as burocracias da nota fiscal em seu negócio.

Variação do serviço prestado

Se você tiver uma empresa SaaS e prestar mais de um serviço — algo que é bem comum — é preciso adequar a nota fiscal à cada atividade realizada.

Sendo assim, se você fizer essa tarefa manualmente, será preciso acompanhar o código de identificação do serviço municipal para que a NFS-e seja emitida corretamente.

Importante: isso deve ser feito para cada venda processada para que você não declare um serviço errado.

Outro desafio é em relação às empresas do Simples Nacional. É comum que as prefeituras exijam a alíquota que corresponde à faixa de impostos na nota fiscal.

Antes das mudanças do Simples Nacional, isso poderia até ser algo trivial. O problema é que, com as alterações, pode ser que o seu encargo mude mensalmente. Sendo assim, é preciso atualizar essa informação mensalmente.

Retenção de ISS

Em determinados casos, pode ser que a prefeitura reivindique a retenção do ISS. Isso depende das particularidades do seu negócio, do serviço prestado e da localização da sua sede e do seu cliente.

Também é comum a exigência de um cadastro local no CPOM (Cadastro de Empresas Fora do Município), de acordo com as características do negócio.

Se você não fizer esse cadastro, o cliente pode não pagar o total do serviço e ainda descontar o imposto, por exemplo.

Falta de integração automática

É comum que algumas prefeituras não permitam que a nota fiscal eletrônica de prestação de serviços seja emitida automaticamente. Isso é um grande empecilho que pode atrapalhar a evolução do seu negócio, já que será preciso fazer a tarefa manualmente.

Porém, o mercado já oferece uma solução para esse problema. Se você utilizar um software eficiente de emissão de NFS-e, você não precisa se preocupar com essa questão.

O eNotas Gateway, por exemplo, gera os documentos automaticamente até mesmo em prefeituras que não possuem integração via webservice, como Joinville, Santana de Parnaíba, Barueri, Valinhos ou Tubarão.

Além disso, o sistema utiliza uma API REST simples e única. Dessa forma, a exata mesma integração funciona em São Paulo, Brasília, Campinas, Caxias do Sul - sem nenhuma adaptação.

Outro ponto importante é em relação ao certificado digital, que é obrigatório em muitas prefeituras. Se a sua empresa for optante do Simples Nacional, o eNotas Gateway consegue gerar os documentos sem certificado digital em inúmeras cidades, como São Paulo, São Bernardo do Campo, Guarulhos, Santo André, Florianópolis e várias outras.  

Mudanças sem aviso prévio

Outro problema enfrentado por muitos empreendedores é em relação às mudanças nos sistemas das prefeituras. Infelizmente, é comum que elas ocorram sem aviso prévio, principalmente quando há alteração na gestão municipal, ou seja, quando entra um novo prefeito.

Dessa forma, você e a sua equipe precisam compreender novamente as documentações utilizadas para conseguir emitir a NFS-e corretamente.

Inclusive, há casos em que a prefeitura opta por substituir totalmente o sistema. Assim, você precisa integrar novamente do zero.

Permissão ou não do uso de RPS

O RPS (Recibo Provisório de Serviço) é um documento que permite a entrega da nota fiscal ao comprador, caso aconteça algum imprevisto, como a falta de internet ou de energia.

Assim, o cliente não precisa aguardar a geração do seu documento fiscal pela prefeitura. O RPS é um facilitador em muitos casos, porém “nem tudo são flores”.

Algumas prefeituras não permitem o uso do RPS, outras determinam que se utilize um modelo próprio municipal e outras nem sabem o que é isso. Desse modo, você deve verificar essa questão em sua prefeitura ou perguntar ao seu contador. 

PS: será que você conhece os desafios da consulta de NFS-e?

Saber como emitir NFS-e é fundamental para quem trabalha no mercado online, já que é esse documento que você deve gerar se vender cursos online, ebooks, webinars e outros.

Apesar de parecer algo complexo, com o eNotas, você tem tempo para focar em ações mais estratégicas para o seu negócio, já que o sistema fará todo o trabalho burocrático para você.

Agora que você já sabe como emitir nota fiscal de serviço eletrônica, que tal descobrir quando automatizar a emissão de notas fiscais ? Aproveite e acesse o conteúdo agora mesmo! 

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

  • Fabia disse:

    preciso saber como me cadastrar em outra prefeitura para não pagar mais imposto ainda, já que a empresa é de SP.

    • Ei Fábia, obrigado por prestigiar o nosso blog!

      Como cada prefeitura tem características e exigências diferentes, é melhor você consultar o seu contador.

      Ele é o profissional adequado para te ajudar nessas horas 😀

  • Mateus Filho disse:

    Gostaria de saber quanto tempo dura até que sua FNS-e seja liberada… Comprei uma mercadoria nas casas bahia e o produto ainda está em processo de liberação fiscal! desde já agradeço

    • Ei Mateus, tudo bem?

      Geralmente, a nota é liberada quando o produto vai para a transportadora.

      É ideal que você verifique essa informação com a loja que vendeu a mercadoria, pois cada empresa pode ter um processo diferente.

      Abraços 🙂

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