Gerenciar eventos: 10 passos para colocar em prática

Organizar eventos é muito prazeroso e é uma tarefa que requer organização e paciência. No entanto, é preciso estar atento a alguns detalhes que fazem com que o encontro planejado dê certo e saia dentro do que foi pensado. Apenas um passo esquecido pode acabar atrapalhando todo o planejamento.

Para garantir que tudo vai dar certo é preciso seguir alguns procedimentos importantes dentro deste universo. Isso não significa que eles representam pontos que geram tensão e dificuldade para o seu grande dia. Pelo contrário! São passos simples que dão aquela mãozinha do começo ao fim do evento.

Pensando nisso e para facilitar o seu trabalho, a Eventbrite elaborou um passo a passo com dicas sobre como gerenciar eventos. Pronto para pegar o papel e a caneta, e anotar tudo o que vem logo abaixo?

1. Tenha um objetivo definido

Antes de dar qualquer passo, é preciso que você tenha bem claro o motivo pelo qual o evento será realizado:

  • A ideia é aumentar as vendas de um produto oferecido por sua empresa?
  • Divulgar a sua marca? 
  • Compartilhar conhecimento por meio de um curso? 
  • Promover a discussão sobre um assunto em um workshop? 
  • Produzir um mega festival ou uma grande festa?

Tudo isso deve fazer parte do seu planejamento para que você consiga fazer com que o encontro tenha uma finalidade clara.

2. Defina o formato

Ao pensar no encontro, é preciso, também, determinar qual o tipo de evento que você quer desenvolver. Mais do que isso: você precisa definir, também, que tipo de encontro atrai mais a atenção do seu público-alvo.

Se for um formato de palestras, por exemplo, quem deve estar presente para fazer com que o seu objetivo seja alcançado? Pense em quais profissionais o público do evento gostaria de ver, assim como nos temas que devem ser abordados por eles.

3. Pense nos convidados

Ao definir o objetivo e o formato do seu evento, você precisa passar para o próximo passo: quais pessoas participarão desse encontro? Isso fará, inclusive, com que você possa fechar os passos que vêm a seguir. Aqui, você ainda deve pensar se os participantes serão convidados, se deverão se inscrever ou comprar ingressos.

No segundo caso, disponibilize um site para gerenciar eventos  com o objetivo de vender ingressos ou inscrições. Plataformas como a Eventbrite, oferecem tudo que o organizador precisa para lotar o seu evento, desde envio de convites por e-mail até relatórios que mostram como suas vendas estão indo e quais canais de divulgação você deve apostar mais.

4. Feche uma data

Tente definir a data o quanto antes, pois assim você pode reservar o dia escolhido com os seus convidados, já que eles também já foram definidos. No entanto, ao pensar em quando seu evento será realizado, é preciso ter em mente, também, qual a melhor data tanto para a sua empresa quanto para as pessoas que você quer que estejam presentes no grande dia.

Não se esqueça de ficar atento aos outros eventos que vão rolar no segmento em que atua. Grandes acontecimentos, como a Copa do Mundo e o Carnaval, podem afetar o nível de participação e receptividade do público.

5. Quanto você vai desembolsar

Quando você se perguntar: como organizar um evento? Tenha em mente que todo e qualquer evento precisa de verba para acontecer. Por isso, para que você não tenha surpresas lá na frente, faça um orçamento, pensando em possíveis parceiros e patrocinadores.

Aqui também é a hora de você fazer orçamentos dos itens e serviços que serão usados, assim como é ideal que você faça uma grande pesquisa de fornecedores para saber quais são os melhores preços praticados no mercado.

Faça uma análise dos tipos de custos que serão necessários e veja se há capital disponível também. Monitore o fluxo de caixa e mantenha-se atualizado.

6. Determine o local

Esse é outro ponto importante: definir onde você fará o encontro. Além de selecionar o melhor lugar para receber os seus convidados — o que pode acontecer dentro da sua empresa, em um local oferecido por um parceiro ou em um espaço alugado —, é preciso, ainda, que você pense na logística, definindo qual a melhor forma de os participantes chegarem ao lugar.

Além disso, pense no mobiliário e decoração que serão necessários para que o evento seja um sucesso, prevendo se será preciso alugar mais mesas e cadeiras, por exemplo. Defina, também, o que será servido para os presentes, pensando no cardápio que estará disponível. É recomendável que o evento, por menor que seja, ofereça ao menos café, suco e água.

7. Materiais para a organização

Coloque no papel o que você vai precisar de material para organizar e divulgar o seu evento. Crachá, caneta, flyer e cartazes estão dentro dessa lista, assim como os brindes, que podem ser sacolas ou bloquinhos de anotações, por exemplo.

8. Desenhe um plano B

É claro que você organiza cada detalhe pensando em não precisar se preocupar na hora H. Mas é sempre bom ter um plano B para todos os pontos do seu evento, pois imprevistos podem acontecer. O melhor, então, é já ter algo desenhado do que ser pego desprevenido, não acha?

9. Vender ingressos ou inscrições

Como mencionamos no passo 3, caso você venda ingressos ou inscrições para o seu evento, você irá precisar de um site de venda on-line de ingressos e até mesmo de um PDV (ponto de venda), dependendo do tipo de evento, de suas parcerias ou necessidades.

Ao invés de contratar uma empresa ou profissional para fazer um site para o seu evento, você pode ter um hotsite, que será criado e publicado exclusivamente para o evento que está organizando.

A maneira mais simples, rápida e fácil de fazer isso é escolher uma plataforma de gerenciamento e venda de ingressos e inscrições, criar seu evento, publicar e utilizar todas as ferramentas de divulgação e promoção disponíveis.

No caso da Eventbrite, os organizadores de eventos contam com diversas soluções para todas as fases do evento, e com mais de 100 parceiros que fazem parte do Eventbrite Spectrum, como por exemplo, o eNotas.

Essa solução é um emissor inteligente de notas fiscais eletrônicas. A partir disso, é possível manter a gestão financeira legalizada e otimizar a sua rotina de trabalho. Outro ponto importante está relacionado à possibilidade melhorar o gerenciamento de pagamentos e evitar dores de cabeça com o Fisco.

10. O grande dia

Deixe cada passo do evento planejado com um checklist, que deve ser repassado aos que estiverem envolvidos com o evento (tanto da sua empresa quanto fornecedores e prestadores de serviço). Isso minimiza as possíveis falhas e ainda faz com que o trabalho flua de forma mais organizada.

Gostou do nosso conteúdo? Quer gerenciar os seus eventos de forma otimizada? Continue conosco e veja como emitir notas fiscais na plataforma da Eventbrite!

*Guest post produzido em parceria com a Eventbrite.

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

>

Vou te mostrar como gerar centenas de milhares de visitas em seu blog sem gastar com anúncios

Gabs