Ser produtivo. Essas palavras ecoam na cabeça de muitos trabalhadores que acreditam que seu desempenho está na produtividade que possuem.

Bom, não estão de todo errados, mas a verdade é que a produtividade está mais relacionada à gestão de tempo do que um empenho frenético de trabalho. 

E como fazer isso sem colocar uma pressão enorme sobre si e o que você entrega ao longo de um período e, ainda assim, aproveitar melhor o tempo que sempre parece correr mais rápido?

Perguntas complexas exigem respostas melhores trabalhadas. Quer tê-las? Siga o texto!

O que é gestão de tempo?

Você pode achar que  o tempo passa rápido ou não, mas a verdade é que ele corre sempre na mesma velocidade. São 24 horas por dia e isso não muda.

O que faz parecer correr devagar ou não é exatamente como você utiliza esse tempo. E o planeja.

E é isso que define uma gestão de tempo: a organização que você cria para realizar tarefas aproveitando ao máximo o tempo que dispõe.

Ainda que possa parecer simples a organização do tempo, na prática é mais complexa. A dinamicidade da rotina pode ser um fator que contribui para essa performance, ainda mais quando você está inserido em times com muitas demandas ou mesmo muitos colaboradores.

Há de se dizer que essa gestão de tempo é uma administração, sim, das atividades que precisam ser realizadas ao longo de um período, mas também das pausas e descansos.

E você verá que elas são importantes para a sua produtividade. 

Qual a importância de organizar o tempo?

Quando se fala em percepção de tempo, como ainda há pouco, existem mais fatores a serem considerados para dar a ideia de que tudo passa mais rápido, e não apenas se você faz ou deixa de fazer mais atividades. 

A verdade é que o processo de digitalização do trabalho está em pleno vigor, tornando tudo, de fato, mais rápido, ágil e otimizado. 

Isso significa dizer que, hoje, a produção por hora é muito maior do que antes. Cada minuto conta como trabalho e possibilidade de entrega, o que dá a ideia de fazer o que der a todo tempo. 

A gestão de tempo entra nessa história para que uma pessoa, equipe e até mesmo uma empresa consigam organizar de forma produtiva e saudável a rotina de trabalho ou de tarefas a serem feitas.

Ela dá a noção do que precisa ser feito, com cada prazo bem especificado, ajudando a definir prioridades, a dar foco e aumentar sua produtividade.

E quando você disser “chega” à rotina, poderá fazer isso sem qualquer medo ou culpa. 

Quais as melhores dicas de métodos de gestão de tempo?

Para colocar em prática uma boa gestão de tempo, nada melhor do que algumas dicas de metodologias. 

São métodos que ajudam a distribuir o tempo ao longo dia, a manter o foco e ter uma produtividade melhor, sem procrastinação. 

Pomodoro

A primeira dica de método é o Pomodoro, talvez a mais conhecida técnicas de produtividade. Ela preza pela divisão do tempo em blocos de 25 minutos. 

Em cada um desse bloco, chamados de pomodoro, o foco é o trabalho e ao final dele, você tira um intervalo de 5 minutos para descanso. Depois de 4 pomodoros, o intervalo aumenta de 15 a 30 minutos.

Existe um site e até mesmo um aplicativo que permitem fazer essas marcações. Seja utilizando esses meios online ou um cronômetro próprio, o importante é se concentrar em cada período para a atividade que deve realizar e obedecer, claro, os intervalos entre cada pomodoro!

Matriz de Eisenhower

O 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, é o responsável por desenvolver essa técnica, que leva o seu nome. 

Essa metodologia leva em consideração as tarefas que são importantes e as que são urgentes, sendo que o importante raramente é urgente, bem como o inverso. 

O pensamento é do próprio político, que desenvolveu esse método para priorizar as tarefas que realmente são importantes e que não se percam quando algo urgente surgir.

Para isso, ele desenvolveu uma matriz dividida como se fosse um gráfico cartesiano. No eixo que seria o Y estariam as tarefas “não importante” e as “importantes”. Já no X, a “urgente” e a “não urgente”.

Portanto, formam-se 4 quadrantes: o primeiro, do “Faça agora”, formado por “importante” e “urgente”. O segundo, pelo “importante” e “não urgente”, sendo o quadrante do “agende”. 

Já o terceiro é formado pelo “não importante” e “urgente” e é o quadrante do “delegue”. E o último, portanto formado pelo “não  importante” e pelo “não urgente”, o quadrante do “elimine”. 

Assim, forma-se um quadro completo do que são aquelas tarefas que realmente importam e você pode se concentrar em cumpri-las!

Princípio de Pareto

Já esse método, existem diversas formas de ser aplicado, mas o que importa mesmo é a sua concepção. 

Ele prega que 20% das causas são responsáveis por 80% dos resultados. Pensando no objetivo do texto, pode-se aplicá-lo à produtividade da seguinte forma: 20% das atividades são responsáveis por 80% de seus resultados. 

Daí, é preciso pensar em quais são as atividades que realmente são importantes, esses 20% do princípio, e se dedicar a elas.

Para isso, a Harvard Business Review recomenda que você faça alguns passos para organizar sua rotina e identificar o que é importante:

• Sempre que sair do seu local de trabalho, deixe anotado as seis tarefas do próximo dia;
• Descarte os cinco últimos;
• Anote o que sobrou e coloque em um local de destaque no seu trabalho;
• Ao chegar, planeje 90 minutos para se dedicar a ela;
• Quando for checar email ou as redes sociais, anote o que for fazer.

Encontre o seu próprio jeito de organizar suas atividades

Por mais que existam técnicas de gestão de tempo, você poderá utilizá-las da forma que lhe convir e encontrar o seu próprio jeito de se organizar. 

E para ser alguém realmente organizado, você pode seguir esses passos a seguir e, em paralelo, utilizar uma das técnicas que leu aqui.

• Tire meia hora para se planejar – pode usar esse tempo pela manhã com as atividades diárias ou no final da tarde para no dia seguinte;
• Lembre-se que imprevistos podem acontecer: ainda mais se você estiver em home office, nunca se sabe quando uma lâmpada precisará ser trocada. Ou mesmo no trabalho, quando um email precisará ser respondido;
• Diga não! Se o telefone tocar durante uma atividade importante, recuse. Se chegar um email, responda depois. Importante também deixar o celular longe da vista para não se distrair com notificações.
• Tenha sempre um prazo. Nunca comece uma tarefa sem saber para quando precisa terminá-la. Não utilize o deadline do cliente ou do seu chefe, antecipe-se!
• Otimize reuniões. Se precisar participar de uma, não perca tempo com o que não importa. Terminou um assunto, finalize sua participação. Ele está se alongando demais, chame atenção!
• Delegue tarefas. Você viu que, o que é importante, mas não urgente, segundo Eisenhower, pode ser delegado. Por isso, não acumule tarefas e as divida com a equipe.
• Faça tarefas parecidas em sequência. Atividades em “repetição”, tendem a fazer seu raciocínio ser mais ligeiro. 
• Concentre-se! Mais uma vez: tire o celular da vista. Saia do navegador ou de sites que não importam. Mas tire um tempo para eles. Afinal, distrair a mente também é uma maneira de ser produtivo!

Você viu que a gestão de tempo é fundamental para a sua produtividade e que, usando métodos que melhor se enquadram a seu ritmo de trabalho, tudo pode fluir melhor! 

Agora, se você precisa pensar em conjunto para toda uma empresa, pode usar de meios mais específicos para isso. 

Portanto, a sugestão são essas 7 dicas para uma gestão empresarial eficiente, para produzir melhor e ser estratégico em seu empreendimento! Aproveite!