A Nota Fiscal é um documento imprescindível para todo tipo de negócio. Ela que certifica a legalidade de uma compra e garante que todos os impostos são pagos. 

Graças à tecnologia, o documento já deixou de ser físico, em muitos casos, passando para a sua versão eletrônica, a NF-e. 

A simplicidade da Nota Fiscal Eletrônica também está presente em seus diversos termos fiscais que, por mais que sejam alguns, são processos fáceis e práticos de sem administrados. 

Por isso, fique atento ao decorrer do texto para entender quando você deverá solicitar a inutilização da NF-e, cancelamento, estorno ou devolução. 

O que é Inutilização de NF-e?

Para controle fiscal, as NF-e possuem um número sequencial, só usado uma vez. Ainda que você cancele uma nota, esse número não se repetirá. Tornando, portanto, o documento único.

Ao emitir uma nota, pode ocorrer um erro com a receita federal que compromete a sequência desse número. Por exemplo, é emitida uma nota 100 e a seguinte 110, ou seja, os números do 101 ao 109 foram perdidos. 

Nesse caso é preciso pedir a inutilização da NF-e.

Esse erro ocorre ou por motivos técnicos ou fiscais. A inutilização é portanto, realizada por meio de uma comunicação com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que deve ser feita até ao décimo dia do mês seguinte, informando os números inutilizados. 

Ainda que inutilizada, a nota deve ser escriturada, sem valor monetário. 

O que é o cancelamento de NF-e?

Cancelamento e inutilização de NF-e são termos fiscais que geralmente causam confusão. 

O cancelamento é realizado quando há um erro de digitação em qualquer dos campos do formulário para emitir a NF-e, como CNPJ ou falhas de cálculo de valores. Você pode cancelar, também, caso haja desistência da compra. 

Mas, o destinatário da nota (geralmente, o cliente) não pode ter acusado a ciência do documento. Isso ocorre, por exemplo, quando ele baixa o arquivo XML da NF-e.

Quando isso ocorrer, você não consegue realizar o processo, mesmo que o produto ainda esteja em seu estoque. 

E se eu realizar um cancelamento após o prazo regulamentar?

O cancelamento deve ser realizado em até 24 horas a partir da autorização da nota. Mas, cada estado tem autonomia para estipular seus próprios prazos. 

Por isso, para esses detalhes, vale a consultoria de um contador para que não haja problemas. 

Se isso ocorrer, você está sujeito a multas, que também variam para cada estado. Essa taxa pode aumentar de acordo com o tempo decorrido desde o vencimento do prazo. 

O que é Carta de Correção Eletrônica (cc-e)?

O cancelamento não é a única opção caso você emita uma nota fiscal com algum dado errado. 

Para isso tem mais um dos termos fiscais existentes nesse universo: a Carta de Correção Eletrônica (cc-e).

Você pode fazer uma cc-e até 30 dias após a emissão da nota. Porém, essa carta de correção pode apenas corrigir alguns itens, que são:

• A natureza da operação;
• Códigos fiscais;
• Data de emissão ou de saída;
• Peso e volume;
• Razão social do destinatário e seu endereço;
• Informações adicionais. 

Alguns outros não podem ser corrigidos, como: valor do imposto – sua base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade e valor da operação – e cadastros que impliquem mudanças do remetente ou do destinatário. 

O que é estorno?

Se por acaso o seu cliente acuse a ciência da nota que você emitiu erroneamente, você não pode mais cancelá-la, certo? O que fazer, então?  

É preciso pedir um estorno.

Esse é um processo que você diz ao Fisco que emitiu a nota errada, não pode cancelá-la e seu produto ainda está em estoque. 

Se o cliente acusa a ciência da nota, o Fisco entende que ele já está com o produto. Ou seja, você precisa dizer que o produto “voltou” ao seu estoque. Isso é o estorno: seria como o produto voltasse pro estoque, mesmo que ele nunca tenha saído. 

O processo legal de comunicar ao Fisco essa ação é por meio de uma nota. Você emite o documento, em “Finalidade de Emissão” e seleciona “NF-e de ajuste”. 

Na descrição de finalidade, selecione “Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”. Será preciso referenciar a chave de validação na NF-e cancelada. Então, lance os produto que devem ser estornados.

Depois disso, selecione os códigos CFOP inversos aos escolhidos na NF-e cancelada e justifique o estorno no campo “informações adicionais”.  

O que é Devolução?

Mais um dos termos fiscais muito conhecidos por empreendedores que, por diversos motivos, têm seus produtos devolvidos.

Diferente do cancelamento, a devolução não tem prazo para ser realizada e ela tem poder de anular a operação de venda ou compra de uma mercadoria. 

Existem diversos motivos para que isso ocorra, como atraso do material, desistência de compra, falta de mercadoria no estoque...

O que é NF-e complementar?

Quando você emite uma nota e, por algum motivo, deixou de informar um dado completo, você pode complementar com uma nova nota. 

Ainda que seja uma nota diferente, com os valores que devem complementar a original, os produtos devem ser os mesmos da primeira. 

A NF-e complementar deve ser, sobretudo, uma correção de tributos da nota original. Isso é muito comum, por exemplo, para negócios que realizam exportações e que, durante o trajeto do estoque para o embarque – como em portos – há um câmbio que variou. 

Esses são os únicos termos fiscais para se conhecer?

Com essa leitura, você tirou algumas dúvidas quanto a alguns dos termos fiscais usados no processo de emissão da Nota Fiscal eletrônica. 

É muito importante entender qual o procedimento certo a se aplicar em cada caso, para não pedir a inutilização de NF-e quando trata-se de um caso de estorno ou devolução.  

Para cada caso, há uma opção viável para que você não fique em maus lençóis com o Fisco. Se ainda restar algum questionamento, não deixe de procurar um profissional contábil. 

Mas, além desses termos, há ainda muitos outros que podem ser fundamentais para você estar legal com o Fisco, como a Classificação Nacional de Atividades Econômicas. 

Se você ainda tem dúvidas sobre a CNAE, algo imprescindível para todo o negócio que opte pelo Simples Nacional, leia o texto que preparamos para você no link.