Cancelar nota fiscal: descubra quando e como fazer

O cancelamento de nota fiscal eletrônica é um assunto que gera muitas dúvidas. Isso acontece porque existem regras diferentes para cada situação e tipo de nota fiscal emitida.

Em outras palavras, cursos digitais, produtos vendidos pela internet e mercadorias do varejo nem sempre podem ter as suas notas fiscais canceladas nas mesmas condições.

As normas variam de acordo com a cidade ou o estado onde o seu negócio se localiza. Por isso, você deve ter muita atenção antes de tomar qualquer atitude. 

Se você deseja aprender mais sobre como cancelar nota fiscal, leia este post até o fim. 

Ps: descubra também como o uso de uma ferramenta que automatiza o fluxo de emissão é um componente fundamental para o seu sucesso nesses casos.

Quando cancelar uma nota fiscal?

Você pode cancelar uma nota fiscal nas seguintes situações:

  • o serviço não foi prestado;
  • o produto não saiu para entrega;
  • há erro de cálculo dos impostos;
  • escolha da data de competência errada;
  • não há ciência por parte do destinatário;

De qualquer forma, essa é uma atividade que exige muita cautela. Infelizmente alguns empreendedores utilizam essa prática para sonegar impostos ou emitir notas fritas.

Portanto, cancele apenas os documentos necessários e sempre tenha atenção ao preencher os seus dados e os dos seus clientes.

A seguir, você vai descobrir como cancelar cada um dos tipos de notas fiscais de venda.

Como cancelar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A NFS-e é um documento municipal, ou seja, cada prefeitura tem regras próprias de cancelamento.

A Prefeitura de Belo Horizonte, por exemplo, permite o cancelamento a partir das funcionalidades normais do sistema antes do recolhimento do ISSQN. Após isso, é preciso realizar um processo administrativo próprio. A falta de CPF ou CNPJ do tomador exige o mesmo procedimento.

Já a Prefeitura do Rio de Janeiro só aceita cancelar em situações em que o serviço não tenha sido prestado ou quando houver duplicidade de emissão para o mesmo serviço. O prazo é de 60 ou 120 dias, de acordo com a atividade realizada. E essas diferenças também acontecem para o cancelamento via integração. 

Confira o nosso vídeo e entenda melhor:

Se você deseja otimizar a sua gestão fiscal e cancelar os documentos corretamente, nunca deixe de consultar um profissional contabilista.

Como cancelar uma Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) ou uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)?

A NF-e e a NFC-e são documentos emitidos pelas Secretarias da Fazenda. Assim sendo, cada estado tem regras desiguais para o cancelamento.

O prazo, geralmente, é de 24 horas. O estado do Mato Grosso é uma exceção. Empreendedores mato-grossenses têm apenas 2 horas para cancelar uma NF-e.

Após isso, é preciso pagar multa equivalente a 1,5% do valor do tributo, e entrar com um processo administrativo. Essa situação é chamada de “cancelamento extemporâneo”.

O cancelamento extemporâneo ocorre por meio do site da Sefaz do seu estado. Por isso, acesse-o e descubra como prosseguir. Mais uma vez: o contador é o profissional ideal para auxiliá-lo nesse momento.

Quais outros termos e expressões confundem um empreendedor?

Não pense que o assunto acabou. Existem outras questões que você precisa dominar, a fim de evitar qualquer equívoco em sua gestão fiscal. Confira-as abaixo:

Inutilização de nota fiscal

Ao emitir as suas notas fiscais, você pode enfrentar problemas técnicos no sistema da Sefaz relacionados à sequência de numeração dos documentos.Entenda melhor com o exemplo abaixo:

A nota fiscal nº 200 foi emitida corretamente, contudo, por causa de alguma instabilidade no portal de emissão, o documento nº 201 não foi utilizado, pulando diretamente para o nº 202.

Essa quebra de sequenciamento exige a inutilização, que avisa à Sefaz sobre o problema. O processo deve ser realizado até o décimo dia do mês seguinte, informando os números que não serão usados.

Tenha em mente que o Fisco ainda pode não aceitar o pedido de inutilização do documento nos casos de fraude, dolo, simulação de apurados ou sonegação fiscal.

Nota fiscal complementar

A NF-e complementar serve para que o contribuinte acrescente informações de quantidades e de valores em um documento emitido. Segundo o Manual de Orientação de Preenchimento da NF-e, ela pode ser emitida quando:

  • houver diferença na cotação da moeda entre a hora de emissão e o momento do recebimento do produto;
  • é necessário mudar o preço ou a quantidade de produtos;
  • há falha no cálculo ou na classificação fiscal.

Carta de correção eletrônica

Serve para corrigir informações que não alteram o valor da nota nem os dados do tomador ou prestador, como alíquota, nome e valor da nota.

Caso necessário, você pode emitir até  20 cartas de correção eletrônica para uma mesma NF-e. Fique atento ao prazo de emissão de uma carta de correção: 30 dias após a geração da primeira nota.

NF-e denegada

Ocorre quando a Sefaz encontra algum erro fiscal no registro de quem emite ou recebe uma nota fiscal. Os casos mais comuns estão relacionados ao status da Inscrição Estadual, que pode estar em processo de baixa, baixada, suspensa ou cancelada. A falta de pagamento de impostos é outro problema que causa uma NF-e denegada também.

Quando você tenta emitir uma NF-e e recebe o status “NF-e denegada”, você não pode voltar atrás, já que todas as etapas do processo de emissão foram concluídas. Além disso, não é possível alterar o número ou qualquer outra informação do documento.

Quem tem uma NF-e denegada precisa entrar em contato com Sefaz para regularizar o cadastro da empresa e voltar a emitir notas fiscais normalmente.

Lembre-se de que toda NF-e denegada deve ser guardada por 5 anos, mesmo não tendo valor fiscal.

Viu como os termos são parecidos e podem causar confusão? Portanto, sempre procure a ajuda do seu contador antes de tomar qualquer atitude.

Como funciona o cancelamento de nota fiscal no eNotas?

Cancelar uma nota fiscal nem sempre é uma tarefa fácil, não é mesmo? Se você não souber quais são as regras estipuladas pela prefeitura ou pela Sefaz, prepare-se para ter dores de cabeça.

Assim como a emissão manual de nota fiscal é algo trabalhoso e demorado, o cancelamento dos seus documentos também é.

Caso você precise cancelar várias notas fiscais de uma vez, será preciso gastar muito tempo em frente ao computador. Além disso, você deverá buscar uma nota de cada vez no portal de emissão.

Quem utiliza o eNotas consegue realizar essa tarefa em poucos cliques, não importando a quantidade de documentos emitidos.

O eNotas permite que você cancele mais de uma nota por vez. Ou seja, você não precisa perder tempo selecionando cada documento manualmente, basta realizar os seguintes passos:

Entre no seu perfil do eNotas e vá no menu “Vendas”

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Após isso, selecione as vendas que devem ser canceladas e clique em “Cancelar” no menu “Ações em massa”.

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Pronto! Após isso, o eNotas solicita o cancelamento na prefeitura, e você só precisa aguardar o retorno.

Atenção


- o cancelamento da nota fiscal depende exclusivamente da prefeitura, que poderá autorizar ou rejeitar o cancelamento de acordo com algumas validações internas. Por exemplo: notas sem informações do cliente não são canceladas em algumas prefeituras;

independente do retorno da prefeitura quanto ao cancelamento da nota fiscal, o status da venda passará para “Cancelada”;

a venda cuja nota fiscal tiver o seu cancelamento rejeitado passará para o status de "Cancelamento negado”.

Como evitar o cancelamento de NFS-e?

Até o momento, você percebeu que cancelar uma nota fiscal nem sempre é uma tarefa fácil. Como cada prefeitura e estado pode ter uma determinação diferente, você pode se confundir e tomar atitudes que atrapalham a boa performance do negócio.

Porém, saiba que o eNotas tem uma funcionalidade muito importante nessas horas. O nosso emissor de nota fiscal automática permite que você programe a emissão para após o término da garantia incondicional para a prestação de serviços digitais.

Isso quer dizer que a solicitação de cancelamento acontecerá em um momento em que as chances de imprevistos são pequenas, pois o cliente não poderá mais pedir o reembolso.

Desse modo, os assinantes do eNotas não precisam se preocupar com o assunto e têm mais tempo para focar naquilo que realmente importa: o crescimento da gestão e o aumento da qualidade de vida.

Ao ler este conteúdo, você entendeu mais sobre cancelar nota fiscal. Lembre-se de que cada tipo de nota fiscal tem regras distintas para o cancelamento, variando de acordo com a prefeitura ou a Sefaz de sua empresa.

Apesar de parecer um tema complexo em uma primeira análise, o uso de uma ferramenta de automação de notas fiscais é um diferencial para se destacar no mercado.

Agora, descubra qual é a hora certa de automatizar a sua emissão de notas fiscais!

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Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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