Os documentos fiscais eletrônicos são modelos digitais de arquivos fundamentais para a vida discal de um negócio.

Eles são um passo fundamental para a transformação digital e tecnológica de uma empresa, uma vez que sua emissão, armazenamento e envio são todos virtuais, o que gera uma série de impactos positivos na rotina da empresa.

Quando se fala em documentos, refere-se também a um conjunto de arquivos. Que não são poucos e todos com sua relevância para a otimização fiscal do negócio.

Confira o que é, a importância e o por que se atentar aos Documentos Fiscais Eletrônicos.

O que é documento fiscal eletrônico?

O documento fiscal eletrônico (DFe) é um modelo digital dos arquivos de validade fiscal de uma empresa. Trata-se de uma inovação que substitui os documentos físicos de papel.

A adoção do DFe na empresa é um importante passo rumo à inovação, não só no sentido de transformar um modelo físico em digital, mas também por permitir que a empresa automatize sua operação e ganhe tempo em certos processos.

Desde sua emissão, passando pelo envio, até o armazenamento, os DFEs são um ganho na rotina de uma empresa, que ganha tempo em fazer o preenchimento, que pode ser automatizado, como também para guardar, já que não carece de espaço físico.

Isso faz com que o DFe seja não só um potencial de otimização de tempo, como também de recursos – o que impacta drasticamente o orçamento de um negócio.

Quais os principais tipos de DFe?

Os DFEs nada mais são que um conjunto de documentos, que, por sua vez, são emitidos toda vez que uma operação fiscal é realizada.

Como existem uma série de operações na rotina de uma empresa, não é uma surpresa que exista todo um conjunto de documentos fiscais.

Os mais importantes são:

Nota fiscal eletrônica - NFe

A NFe é um documento fiscal eletrônico que registra uma transação de venda e compra de produtos e serviços.

Ela detalha informações sobre o produto, a natureza de sua operação, os valores e tributos que aquela transação gera para a Receita Federal ou Sefaz.

Como cada operação pode possuir uma natureza diferente, a NFe tem tipos variados, como a de devolução, de transporte, pode ser de saída e de entrada…

Vale mencionar que a NFe gera também o DANFe que nada mais é do que o documento auxiliar da Nota fiscal, resumindo as informações que contém nela.  

Conhecimento de transporte eletrônico - CTe

É usado durante um transporte entre duas empresas envolvidas em uma transação comercial. São as transportadoras que a emitem, portanto.

Nele, há toda informação sobre o produto e o responsável pela carga, relacionando o produto ao frete legal.

Conheça também: DACTe: o que é, quem deve emitir e qual a importância 

Carta de Correção Eletrônica – CCe

Trata-se de um documento que corrige outro, principalmente uma Nota Fiscal Eletrônica. Isso ocorre quando a NFe não pode ser mais cancelada ou corrigida.

Na Carta de Correção Eletrônica, as informações erradas podem ser causadas por diferentes motivos, desde erros de digitação a envio errado de valores.

Manifesto de documentos fiscais eletrônico – MDFe

É usada também em transporte. Ele garante que o emissor da NFe ou o destinatário possam manifestar sua ciência ou mesmo discordar da operação realizada.

Ou seja, se uma mercadoria chega em desacordo com o que foi comercializado, é pelo MDFe que o destinatário recusa o produto.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFCe

O NFC-e é a NF emitida diretamente para o consumidor. Muito usada sobretudo no comércio.

Ela é mais recorrente em vendas presenciais ou quando há entregas na casa do consumidor final.

Como emitir um documento fiscal eletrônico?

A emissão de um DFe é feita pela internet. E pode ser por dois modos:

• Plataforma de emissão da Secretaria da Fazenda ou Receita Federal: é a forma mais comum. É necessário entrar nos sites da Secretaria do seu Estado ou da Receita Federal e fazer a emissão, depois de logar no sistema. Pode ser, no entanto, a forma menos prática para quem tem muito documento para emitir. Sem falar que existe muita indisponibilidade desses sites, o que impossibilita a emissão.

• Por softwares de emissão: são programas que se integram aos sistemas das Sefaz ou da Receita, emitindo os documentos de forma automatizada. Com esses emissores, é possível salvar dados de clientes, armazenar os DFe e tem menos chances da emissão não ocorrer por indisponibilidade das plataformas, já que a emissão ocorre de maneira recorrente, com tentativas constantes quando há essa indisponibilidade.

Seja qual for a forma para emitir o documento fiscal eletrônico, a empresa precisará de um certificado digital.

Esse é um recurso que garante legalidade ao documento, como se fosse de fato uma assinatura.

O certificado pode ser adquirido por autoridades certificadoras habilitadas – em alguns casos, a própria prefeitura da cidade pode fornecer no ato do cadastro do CNPJ.

A emissão do documento fiscal é uma forma possível de se ter mais agilidade no processo fiscal de uma empresa, seja por sua automação ou por garantir um jeito mais viável de armazenamento, já que fisicamente seria necessário espaço na empresa, o que dependeria também de manutenção.

Essas são só algumas das vantagens do documento fiscal eletrônico. E com ele, também a questão: qual a maneira mais prática de emitir um DFe?

Como você leu, existem duas formas. E uma, pela plataforma de prefeituras, Sefaz ou Receita federal, há possibilidade de instabilidades e não é tão prático para preencher.

Para alguém com uma alta demanda, emitir por esses locais pode ser desafiador. O que reforça as vantagens dos softwares de emissão de notas.

Se você tem uma empresa com um fluxo alto de emissão de documentos fiscais, pode conhecer a eNotas e como ela pode agilizar sua rotina.