DANFE: o que é e para que serve o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

Atualizado há menos de 1 semana

Clique no player abaixo para ouvir a narração do nosso post sobre DANFE. Caso tenha dúvidas, deixe para nós nos comentários!

A obrigatoriedade da emissão de notas fiscais eletrônicas é lei no Brasil. Mas junto da emissão da nota, é também emitido um comprovante da venda do produto ou serviço.

E, graças ao mundo digital, a emissão do comprovante é mais simplificada e, para compras online, ele é emitido na hora da compra e enviado por email, quando se usa um emissor de nota fiscal, de modo simples, rápido e fácil. 

Mas, quando se recebe a mercadoria em casa, ela vem acompanhada por um papel, muito parecido com a nota fiscal.

Já ouvir aquele dizer "parece, mas não é"? Pois é exatamente o que acontece nessa situação. Esse documento que acompanha o produto é o chamado DANFE e, por mais que se confunda com uma NF-e, existem suas diferenças. 

Neste post, vamos esclarecer todo esse assunto e  você ficará por dentro do que é um Danfe e para que serve esse documento. Vamos lá?

O que é o Danfe?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica e simplificada de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O documento é utilizado para regularizar a circulação das mercadorias, uma vez que o veículo transportador da mercadoria não pode transitar sem ele — caso o faça, a fiscalização poderá multá-lo.


Pode-se dizer que o DANFE é um resumo da NFe, que não necessita armazenamento se a NFe já estiver bem guardada.

É também graças ao DANFE que se tem a chave de acesso à NFe, facilitando a consulta em fiscalizações, principalmente.

atenção!

O DANFE não é a nota fiscal da compra, e muito menos a substitui. Ele apenas facilita o acesso dos dados da compra para o consumidor.

Abaixo, você confere um exemplo do Danfe de um jogo comprado por um de nossos eNoters (clique na imagem para ampliá-la):

danfe-exemplo

É obrigatório emitir o DANFE?

O DANFE é um documento obrigatório na circulação de produtos, por isso é necessária a sua emissão.

A emissão ocorre simultaneamente com a da NFe. O DANFE dará o resumo das principais informações da nota fiscal e algumas adicionais, que podem ser importantes para o transporte da mercadoria.

Nesse caso, é fundamental preencher todos os campos obrigatórios na emissão e ainda detalhar bem as principais especificidades de transporte do produto, que pode ser usado pela pessoa responsável.

Curiosidade

Dentro desse cenário de documentos fiscais é comum as pessoas confundirem uns com outros. Aproveite confira o nosso conteúdo sobre as diferenças entre o cupom fiscal e a nota fiscal.

Como saber a NFe pelo DANFE

O DANFE informa uma chave de acesso, que é um código composto por 44 dígitos. E como o nome diz, dá acesso à nota fiscal.

Com ele, basta acessar o portal de consultas de nota fiscal da Receita Federal, digitar o código e ter acesso à NFe.  

Para que serve o DANFE?

O DANFE fornece os dados mais rápidos ao consumidor e à fiscalização ao longo do trajeto até o destino. Mas não é só isso.

O DANFE também serve para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

Além disso, a consulta numérica permite que ele seja colocado à prova de fraudes, por exemplo.

Outro ponto interessante sobre o DANFE é que ele fornece a chave de acesso da nota fiscal eletrônica.

A NFe é essencial para o consumidor e é este documento que ele precisa guardar para comprovar a sua compra – e não o DANFE.

A nota fiscal precisa ser enviada para o consumidor no ato da compra. Se, por algum motivo, ele não consegue acesso a essa nota – como email que foi para o SPAM ou até mesmo fornecer o email errado na hora da compra – ele poderá acessar pelo DANFE.

Isso porque no DANFE está a chave de acesso: um código de 44 dígitos que permite o acesso a NF-e para quem os lê, por meio da Receita Federal.

Em alguns casos, o documento pode ser usado como auxílio na escrituração contábil da transação realizada.

Neste cenário, o DANFE deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais (5 anos), para ser apresentado quando solicitado.

Portanto, ele não serve apenas para quem recebe a mercadoria, mas para quem envia e transporta.

Quais são os itens obrigatórios em um DANFE?

Por ser importante para todas as partes envolvidas em uma compra, o DANFE precisa ter alguns elementos fundamentais para a sua emissão, a fim de evitar problemas a todos.

Veja quais são eles: 

  • Chave de acesso: 44 dígitos que permitem o acesso a NF-e para quem os lê, por meio da Receita Federal
  • Código de barra: permite que um leitor eletrônico leia a chave de acesso;
  • Dados do destinatário: nome, endereço, telefone e CNPJ/CPF;
  • Valores: inclui-se aqui todos os impostos da nota fiscal agregados ao valor do frete, por exemplo;
  • Códigos: CFOP, CST e NCM do produto;
  • Dados do emissor: razão social, CNPJ, inscrição estadual;
  • Dados da transportadora: razão social, CNPJ, inscrição estadual e placa do veículo;
  • Data e horário de saída: neste caso, é preciso descrever o dia e a hora da saída da mercadoria da distribuidora. Caso essa informação não exista, será entendido que eles coincidem com a emissão do documento;
  • Número de folhas: Para os documentos com mais de uma página;
  • A palavra "DANFE": sim, é preciso estar visível a palavra para fácil identificação. 

Outra obrigatoriedade é o layout padronizado, que precisa ser seguido à risca. O Manual de Integração do Consumidor pode ser utilizado nos casos de maiores dúvidas.

De qualquer forma, confira alguns detalhes sobre a utilização do Danfe:

  • Até 50% do verso de uma folha do documento pode ser usado como continuação dos dados. Nessas situações, é necessário constar no anverso (parte frontal) a informação “CONTINUA NO VERSO”;
  • O DANFE pode ser impresso tanto no modo retrato quanto no modo paisagem, desde que sejam respeitadas as dimensões mínimas de um A4 e máximas de um Ofício II, não sendo permitido o uso de papel-jornal;
Curiosidade

Outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes (por exemplo, dados do transportador e da mercadoria) podem ser adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial.

Qual a composição da chave de acesso do DANFE?

A chave de acesso obrigatória do DANFE, como já falamos, tem nada menos que 44 dígitos, mas é fácil compreender sua composição, acompanhe:

  • Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente
  • 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM)
  • 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa)
  • 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e
  • 3 dígitos seguintes: série do NF-e
  • 9 dígitos seguintes: número da NF-e
  • 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema)
  • Último dígito: dígito verificador - DV.

O que fazer se o emitente estiver impedido de gerar o DANFE?

Em situações de contingência — quando o contribuinte está sem conexão com a Sefaz ou impedido de emitir o documento —, a empresa terá que utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o DANFE.

Para adquirir FS-DA, o contribuinte deve procurar um dos fornecedores autorizados, que providenciará a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). 

Este pedido deverá ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido.

Tendo sido aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados — a lista completa de fornecedores pode ser consultada no site do Conselho Nacional de Política Fazendária.

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Como consultar o Danfe online?

Perdeu o Danfe e não sabe mais onde encontrá-lo? Calma, não precisa se desesperar. 

A consulta do Danfe online é rápida e prática. Para isso, basta acessar o Portal da Nota Fiscal eletrônica ou o site da Sefaz que emitiu o documento e digitar a chave de acesso — aquele código de 44 dígitos. 

Tenha em mente que a consulta do Danfe só é disponibilizada após 180 dias da sua data de emissão.

Após esse prazo, só é possível consultar do documento em sua versão reduzida, apenas com o número, a data de emissão, o CNPJ do emissor e do destinatário, o valor e o status da nota.

E se você tem um grande volume de notas emitidas, por ser complicado consultar o Danfe manualmente, o ideal é contar com um software que faça essa consulta e monitoramento automático para você.

Isso, pois recorrer a uma solução eficiente e simples, permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas.

Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado. 

Nesse post, você entendeu como o Danfe é importante para regularizar as vendas na internet e garantir que o seu negócio respeite as legislações brasileiras.

Saiba que existem diversos tipos de notas fiscais. Como existem detalhes que merecem toda a sua atenção, é essencial dominar, ao menos, o básico sobre essas questões.

Então, continue com a gente e descubra mais sobre a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)!

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Perguntas Frequentes

O DANFE precisa ser guardado?

O Danfe é apenas uma representação da NF-e, portanto não tem validade fiscal e não precisa ser guardado pelo prazo exigido na legislação tributária. Tanto o emitente quanto o destinatário devem guardar apenas o documento digital, que é a nota oficial.

O que deve ser feito com o canhoto do DANFE assinado pelo cliente?

O indicado é guardar o canhoto para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e. O canhoto é utilizado para confirmar o recebimento da mercadoria e tem fins estritamente comerciais — e não fiscais.

O que fazer se o DANFE for extraviado durante o transporte da mercadoria?

Em caso de extravio durante o transporte o emitente terá que fazer a reimpressão do Danfe o quanto antes e encaminhá-lo ao transportador, já que nenhuma mercadoria pode circular sem esse documento.

O DANFE serve para acompanhar mercadorias em operações interestaduais e de exportação?

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A e o DANFE é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no caminho até o embarque da mercadoria nas operações de exportação. A Receita Federal, os demais estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica, sendo reconhecido para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer lugar do Brasil.

Jornalista, escritora e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais.

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