Danfe: o que é e para que serve o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

Atualizado há mais de 1 semana

A obrigatoriedade da emissão de notas fiscais eletrônicas é lei no Brasil. Mas junto da emissão da nota, é também emitido um comprovante da venda do produto ou serviço.

E, graças ao mundo digital, a emissão do comprovante é mais simplificada e, para compras online, ele é emitido na hora da compra e enviado por email, quando se usa um emissor de nota fiscal, de modo simples, rápido e fácil. 

Mas, quando se recebe a mercadoria em casa, ela vem acompanhada por um papel, muito parecido com a nota fiscal.

Já ouvir aquele dizer "parece, mas não é"? Pois é exatamente o que acontece nessa situação. Esse documento que acompanha o produto é o chamado Danfe e, por mais que se confunda com uma NF-e, existem suas diferenças. 

Neste post, vamos esclarecer todo esse assunto e  você ficará por dentro do que é um Danfe e para que serve esse documento. Vamos lá?

O que é o Danfe?

O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica e simplificada de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). 

atenção!

O Danfe não é a nota fiscal da compra, e muito menos a substitui. Ele apenas facilita o acesso dos dados da compra para o consumidor.

De modo geral, o Danfe é também utilizado para regularizar a circulação das mercadorias, uma vez que o veículo transportador da mercadoria não pode transitar sem ele — caso o faça, a fiscalização poderá multá-lo.

Curiosidade

Por conter a chave numérica de acesso à NF-e, ele permite que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet.

Diante disso, podemos concluir que as principais funções do Danfe  são:

  • Acompanhar a mercadoria em trânsito e;
  • Permitir acesso ao XML da Nota Fiscal Eletrônica.

Abaixo, você confere um exemplo do Danfe de um jogo comprado por um de nossos eNoters (clique na imagem para ampliá-la):

danfe-exemplo

Mas... qual a diferença entre o Danfe e a nota fiscal?

O Danfe é apenas um registro físico para acesso fácil dos dados de uma compra. Enquanto a nota fiscal é, e deve ser sempre, o documento em que se representa uma aquisição em prestações de conta para a Receita Federal. 

A NF-e oficial é gerada em um formato específico, o XML, e é ele que é usado pela contabilidade para a entrega de suas obrigações.

Ainda, é por essa extensão que se garante a legalidade do documento, já que ele é fornecido pela assinatura de um certificado digital

Portanto, se você comprou um produto online e recebeu por email a nota fiscal, é esse documento que deve valer oficialmente. 

Curiosidade

Dentro desse cenário de documentos fiscais é comum as pessoas confundirem uns com outros. Aproveite confira o nosso conteúdo sobre as diferenças entre o cupom fiscal e a nota fiscal.

Para que serve o Danfe?

Bom, além de tudo que já foi dito, a respeito de ser uma possibilidade de fornecer os dados mais rápidos ao consumidor e ser indispensável em caso de fiscalização ao longo do trajeto até o devido destino, existem mais algumas funções importantes.

O Danfe também serve para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.

Além disso a consulta numérica permite que ele seja colocado à prova de fraudes, por exemplo.

Curiosidade

Conheça 6 práticas fiscais perigosas que você deve evitar para escapar de problemas!

O documento pode ser usado ainda como auxílio na escrituração contábil da transação realizada. Neste caso, o Danfe deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais (5 anos), para ser apresentado quando solicitado. 

Portanto, ele não serve apenas para quem recebe a mercadoria, mas para quem envia e transporta também.

Quais são os itens obrigatórios em um Danfe?

Por ser importante para todas as partes envolvidas em uma compra, o Danfe precisa ter alguns elementos fundamentais para a sua emissão, a fim de evitar problemas a todos.

Veja quais são eles: 

  • chave de acesso:  44 dígitos que permitem o acesso a NF-e para quem os lê, por meio da Receita Federal
  • código de barra: permite que um leitor eletrônico leia a chave de acesso;
  • dados do destinatário: nome, endereço, telefone e CNPJ/CPF;
  • valores: inclui-se aqui todos os impostos da nota fiscal agregados ao valor do frete, por exemplo;
  • códigos: CFOP, CST e NCM do produto;
  • dados do emissor: razão social, CNPJ, inscrição estadual;
  • dados da transportadora: razão social, CNPJ, inscrição estadual e placa do veículo;
  • data e horário de saída: neste caso, é preciso descrever o dia e a hora da saída da mercadoria da distribuidora. Caso essa informação não exista, será entendido que eles coincidem com a emissão do documento;
  • número de folhas: Para os documentos com mais de uma página;
  • a palavra "DANFE": sim, é preciso estar visível a palavra para fácil identificação. 

Outra obrigatoriedade é o layout padronizado, que precisa ser seguido à risca. O Manual de Integração do Consumidor pode ser utilizado nos casos de maiores dúvidas.

De qualquer forma, confira alguns detalhes sobre a utilização do Danfe:

  • até 50% do verso de uma folha do documento pode ser usado como continuação dos dados. Nessas situações, é necessário constar no anverso (parte frontal) a informação “CONTINUA NO VERSO”;
  • o Danfe pode ser impresso tanto no modo retrato quanto no modo paisagem, desde que sejam respeitadas as dimensões mínimas de um A4 e máximas de um Ofício II, não sendo permitido o uso de papel-jornal;
Curiosidade

Outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes (por exemplo, dados do transportador e da mercadoria) podem ser adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial.

Qual a composição da chave de acesso do DANFE?

A chave de acesso obrigatória do DANFE , como já falamos, tem nada menos que 44 dígitos, mas é fácil compreender sua composição, acompanhe:

  • Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente
  • 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM)
  • 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa)
  • 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e
  • 3 dígitos seguintes: série do NF-e
  • 9 dígitos seguintes: número da NF-e
  • 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema)
  • Último dígito: dígito verificador - DV.

O que fazer se o emitente estiver impedido de gerar o DANFE?

Em situações de contingência — quando o contribuinte está sem conexão com a Sefaz ou impedido de emitir o documento —, a empresa terá que utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o DANFE.

Para adquirir FS-DA, o contribuinte deve procurar um dos fornecedores autorizados, que providenciará a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). 

Este pedido deverá ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido.

Tendo sido aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados — a lista completa de fornecedores pode ser consultada no site do Conselho Nacional de Política Fazendária. 

Como consultar o Danfe online?

Perdeu o Danfe e não sabe mais onde encontrá-lo? Calma, não precisa se desesperar. 

A consulta do Danfe online é rápida e prática. Para isso, basta acessar o Portal da Nota Fiscal eletrônica ou o site da Sefaz que emitiu o documento e digitar a chave de acesso — aquele código de 44 dígitos. 

Tenha em mente que a consulta do Danfe só é disponibilizada após 180 dias da sua data de emissão.

Após esse prazo, só é possível consultar do documento em sua versão reduzida, apenas com o número, a data de emissão, o CNPJ do emissor e do destinatário, o valor e o status da nota.

E se você tem um grande volume de notas emitidas, por ser complicado consultar o Danfe manualmente, o ideal é contar com um software que faça essa consulta e monitoramento automático para você.

Isso, pois recorrer a uma solução eficiente e simples, permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas.

Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado. 

Vivencie uma nova experiência em monitoramento de notas fiscais eletrônicas!

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Conclusão

Nesse post, você entendeu como o Danfe é importante para regularizar as vendas na internet e garantir que o seu negócio respeite as legislações brasileiras. 

Saiba que existem diversos tipos de notas fiscais. Como existem detalhes que merecem toda a sua atenção, é essencial dominar, ao menos, o básico sobre essas questões.

Então, continue com a gente e descubra mais sobre a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)!

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Perguntas Frequentes

O DANFE precisa ser guardado?

O Danfe é apenas uma representação da NF-e, portanto não tem validade fiscal e não precisa ser guardado pelo prazo exigido na legislação tributária. Tanto o emitente quanto o destinatário devem guardar apenas o documento digital, que é a nota oficial.

O que deve ser feito com o canhoto do DANFE assinado pelo cliente?

O indicado é guardar o canhoto para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e. O canhoto é utilizado para confirmar o recebimento da mercadoria e tem fins estritamente comerciais — e não fiscais.

O que fazer se o DANFE for extraviado durante o transporte da mercadoria?

Em caso de extravio durante o transporte o emitente terá que fazer a reimpressão do Danfe o quanto antes e encaminhá-lo ao transportador, já que nenhuma mercadoria pode circular sem esse documento.

O DANFE serve para acompanhar mercadorias em operações interestaduais e de exportação?

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A e o DANFE é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no caminho até o embarque da mercadoria nas operações de exportação. A Receita Federal, os demais estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o modelo de nota fiscal eletrônica, sendo reconhecido para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer lugar do Brasil.

Rafael Versiani - Escritor, produtor de conteúdos, entusiasta da vida real e amante de ficção científica!
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