MDF-e: o que é, para que serve e como funciona?

Atualizado há mais de 1 semana

 

Os termos fiscais e tributários podem gerar confusão. Principalmente com a modernização das ferramentas e o aumento do uso dos documentos eletrônicos nos setores financeiros e administrativos, pode ficar mais difícil para gestores e colaboradores entenderem todos os conceitos relacionados ao universo fiscal. 

Neste cenário, o MDF-e surge como uma das siglas que provocam dúvidas. Se você quer entender melhor o que é o MDF-e, quais são suas funções e como ele funciona na prática, preparamos este post especialmente para você.

Continue com a gente e saiba tudo sobre MDF-e!

O que é MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, também conhecido como MDF-e, nada mais é do que um documento obrigatório requisitado pela Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz), criado com o objetivo de facilitar a fiscalização do transporte de cargas em território nacional.

Foi criado em 2010, mas tornou-se uma obrigatoriedade para as empresas de transporte somente em 2014, em substituição ao Manifesto de Carga modelo 25 que, até então, era um documento impresso. O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, por outro lado, é emitido e armazenado digitalmente.

O manifesto serve, portanto, para descomplicar processos de vistoria de mercadorias que anteriormente eram muito burocráticas.

MDF-e

Função do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

De uma forma geral, o manifesto tem como objetivo tornar mais simples os processos de vistoria de mercadorias, que, antes, eram muito complicados. Por isso, o MDF-e tem a função de reunir todos os CTe’s (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e NFes (Notas Fiscais Eletrônicas) existentes para entregas de mercadorias em um ou mais estados do país.

No momento da vistoria, o fiscal costuma checar se o documento está de acordo com os registros previamente realizados pela empresa na Sefaz. Portanto, o MDF-e regula os registros dos produtos em trânsito que são conduzidos pelas transportadoras, tornando-se crucial para o exercício da atividade das empresas em conformidade com as exigências fiscais. A fiscalização é importante para saber se a mercadoria está de acordo com o que foi relatado.

Quem deve emitir?

A emissão do Manifesto é obrigatória em todo o país, segundo o Ajuste SINEEF 21/2010, e é de responsabilidade das empresas de transporte de cargas e mercadorias.

Porém, para poder emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, a empresa deve seguir alguns requisitos:

  • Credenciar-se, junto à Secretaria da Fazenda, como emissora de CTe ou NFe;
  • Adquirir um Certificado Digital para validar juridicamente o MDF-e;
  • Contratar um software emissor de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Como emitir MDF-e?

O processo para emissão do MDF-e exige alguns passos. Primeiro, a empresa deve fazer um cadastro no Cadastro Nacional de Emissores (CNE). Depois, é preciso pedir credenciamento em todos os estados nos quais será necessário emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Cada estado tem como responsabilidade o cadastro dos contribuintes no MDFe. Então, para solicitar o credenciamento, basta procurar as Secretarias da Fazenda de cada UF, cujos procedimentos podem variar de acordo com as exigências de cada estado. 

Finalmente, é preciso transmitir o MDF-e para a Secretaria da Fazenda do seu estado, que gera então outro documento digital, o DAMDFE (Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos).

O DAMDFE vai acompanhar a carga até seu destino final, junto com outros documentos, como os DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) dos CT-e e os DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) das notas fiscais eletrônicas (NFe).

Encerramento e cancelamento de MDF-e

Um termo que gera dúvidas é o encerramento de MDF-e. Quando a carga é entregue, quem emitiu o Manifesto deve encerrá-lo em seu sistema mesmo. Assim, é possível informar para a Secretaria da Fazenda que a operação foi concluída e liberar as placas dos veículos usados no processo para a emissão de novos manifestos.

atenção

É essencial se lembrar de encerrar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais após a entrega, pois, caso contrário, não será possível emitir um novo MDF-e no mesmo Estado e para o mesmo veículo. 

Outra dúvida comum é sobre o cancelamento de MDF-e. Muitas pessoas se perguntam se é possível cancelar um MDF-e após seu envio para a Secretaria da Fazenda. Esse processo de cancelamento pode sim ser feito, mas requer agilidade. 

O MDF-e pode ser cancelado em até 24 horas, desde que ainda não tenha ocorrido o fato gerador, ou seja, que o transporte ainda não tenha começado.

Diferença entre MDF-e, DAMDFe e CTe

Como você pode ver, o processo envolve uma série de termos que costumam ser confundidos. Entre eles, o MDF-e, o DAMDFe e o CTe são os que geram mais dúvidas. Afinal, qual é a diferença entre eles? 

Enquanto o MDF-e é um documento digital, o DAMDFe (Documento Auxiliar do Documento Eletrônico de Documentos Fiscais) nada mais é que a versão impressa do MDFe. Já que o Manifesto Eletrônico é de uso apenas digital, o Documento Auxiliar acoberta o transporte da mercadoria.

O CTe, por outro lado, é uma sigla que significa Conhecimento de Transporte Eletrônico. O documento também é digital e deve ser emitido a cada entrega a ser realizada em diferentes municípios.

A função do CTe é identificar o dono da carga e quem irá recebê-la, além do percurso que será realizado até a mercadoria chegar ao seu destino. Ele funciona como uma versão da nota fiscal eletrônica destinada às empresas que prestam serviços de frete em geral.

Enquanto o CTe precisa ser emitido para qualquer destinatário de outro município que não seja o de origem, o Manifesto é necessário quando há transporte de mercadorias interestaduais. Além disso, o MDF-e compila todos os CTe 's.

Vantagens do Manifesto

O MDF-e apresenta um papel crucial de regulação das cargas transportadas no país, garantindo que as empresas envolvidas estejam em conformidade com as exigências de cada estado. Por isso, o MDF-e trouxe algumas vantagens para as operações que envolvem o transporte. São elas: 

  • Rastreamento das cargas: por meio do MDF-e, é possível saber o paradeiro das cargas e identificar quando determinados itens sumiram ou foram extraviados. 
  • Identificação do responsável pelo transporte: o MDF-e também possibilita que o responsável pelo transporte do item seja identificado e registrado.
  • Simplifica a fiscalização: por ser um documento eletrônico, o MDF-e deixa o processo de fiscalização muito mais rápido e prático, com todos os dados acessíveis de forma eletrônica. 
  • Registro de todo o trajeto: o MDF-e registra as alterações/substituições das unidades de transporte ou de carga e de seus condutores, evitando erros e perdas. 

Concluindo…

O MDF-e é uma ferramenta importante na regularização das operações de transporte em todo o território nacional. É por meio dele que é possível acessar e acompanhar dados sobre o transporte, a mercadoria e o responsável pela entrega, tornando o processo mais seguro.

Por isso, é importante que as empresas que estão presentes neste segmento estejam em conformidade com suas obrigações fiscais, e utilizem o MDF-e.

Esperamos que, com esse post, você tenha entendido sobre MDF-e! Se você quer conhecer mais sobre o mundo fiscal e tributário, continue com a gente aqui.

Jornalista, escritora e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais.
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