Talvez você pense que, por causa da tecnologia de hoje, a importância dos documentos fiscais físicos está menor. 

Bom, você estaria errado. 

Por mais que os documentos digitais estejam ganhando terreno, as versões físicas, muitas vezes, são necessárias. 

E para poder imprimir um documento fiscal, a empresa precisa de uma AIDF. Pode parecer um tanto quanto burocrático, mas essa “licença” é importante.

E você descobrirá o porquê agora. 

O que é AIDF?

A sigla é de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais. Então, é possível entender o que ela é pelo nome, certo?

Essa autorização é dada a empresas que queiram confeccionar as notas fiscais em documento físico. Toda impressão, portanto, de nota fiscal precisa ter AIDF. 

Como todo contribuinte do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) deve confeccionar documentos fiscais, ele precisa, quando solicitado a versão física, consultar cadastro de gráficas credenciadas para a emissão. 

Tudo para que o documento seja, de fato, legítimo. 

Para que serve a AIDF? 

Ela é, portanto, o que dá a autorização para alguma empresa imprimir um documento fiscal. As notas fiscais, por exemplo. 

Ainda que hoje as versões eletrônicas estejam bem populares, esse documento fiscal é exigido por muita gente. E para garantir a autenticidade da nota, é preciso do AIDF.

Além disso, a AIDF mantém o controle de documentos fiscais impressos evitando a falsificação de documentos. 

Portanto, ela garante a legitimidade de uma nota impressa em sua versão e regulariza as gráficas, permitindo que determinada empresa possa imprimir o documento. 

A AIDF é solicitada pelo contribuinte, ou seja, a empresa precisa pedir autorização para fazer a impressão de documentos fiscais e a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado analisa o pedido, podendo deferir ou não a solicitação. 

Por sua vez, as empresas que necessitam imprimir os documentos devem consultar a SEFAZ para encontrar uma gráfica regularizada para prestar o serviço. 

Como emitir uma AIDF? 

Para poder confeccionar uma nota fiscal, a empresa deve possuir um AIDF. E como ela consegue essa autorização?

E para isso, ela precisa acessar o portal da SEFAZ de cada estado. Cada um possui um sistema diferente para emissão. O passo a passo que você conferirá a seguir, é baseado na Secretaria da Fazenda de Minas Gerais.

• Entre no site da Secretaria de estado em que o estabelecimento está sediado;

• É preciso fazer login por meio do SIARE – Sistema integrado de administração da Receita Federal, no módulo controle de Documentos Fiscais. No site do Governo de Minas, esse acesso é pelo caminho: Empresas>sistema>Siare;

• Para o login, será necessária a Inscrição Estadual do solicitante e o CPF do responsável da empresa;

• A senha será a mesma do seu último acesso. Caso não tenha realizado um ainda, você precisará usar o código de acesso, de oito dígitos, fornecido a empresas recém-criadas. 

Após esse passo a passo, a tela exibirá os serviços disponibilizados. A sua opção será CDFA/AIDF/Documentos Fiscais/Solicitações/AIDF.

Preencha os campos e imprima o protocolo de solicitação. 

A partir daí, o seu pedido será analisado pela SEFAZ do estado. Deferido, a administração da Secretaria encaminhará o aceite pelo email informado. Feito isso, o número será gerado e um novo link será exigido para que o AIDF possa ser impresso. 

Caso a SEFAZ não aceite o pedido, você deverá alterar os dados na funcionalidade retificações. 

Como o MEI consegue emitir AIDF?

Uma das perguntas mais comuns sobre o AIDF é: MEI pode emitir?

A resposta é não, mas com uma exceção. 

Os prestadores de serviço de transportes municipais. Essa modalidade possui algumas especificidades que a enquadra dentro das atribuições da prefeitura, como não poderia deixar de ser. 

Por isso, essa autorização é disponibilizada no portal de cada prefeitura. 

Qual tipo de nota devo imprimir?

Como você viu, a AIDF é uma autorização necessária para a impressão de Nota Fiscal. Com ela, uma empresa pode confeccionar uma NF e dar a autenticidade necessária a ela. 

Mas, uma dúvida muito comum, principalmente, para quem está começando uma empresa agora é: qual tipo de Nota Fiscal emitir?

Para isso, uma dica valiosa é esse post sobre tipos de nota fiscal. Leia e se atente a cada natureza desse documento vital para as empresas!