Como ser organizado no trabalho?

A rotina no ambiente de trabalho que tende a ser desgastante pode prejudicar em nossa produtividade — e a falta de organização é um dos seus principais problemas. 

Você abre diversas abas na internet sobre os mais diferentes assuntos, acumula papel na mesa, lixo... e quando se dá conta, há um acúmulo de tarefas a serem realizadas. Sem falar no estresse que isso pode gerar.

E não é só para pessoas que estão em escritórios. O trabalho em home office também têm essa dificuldade e, certamente, a desorganização pode atrapalhar o seu desempenho.

Daí surge a pergunta: “como ser organizado no trabalho, se a minha rotina é muito movimentada?”. Parece um problema inevitável em seu dia a dia, não é?

Mas você pode se livrar de vez da desorganização e fluir melhor no seu trabalho. E a gente quer te ajudar dando dicas simples que, seguidas à risca, farão o seu dia ser muito mais produtivo. Vamos a elas?

Como ser organizado no trabalho em um ambiente bagunçado?

O primeiro passo para se ter uma vida mais organizada passa por seu local de trabalho. É preciso manter uma mesa limpa, sem muitos objetos por perto: somente aqueles necessários para seu dia a dia.

Por isso, antes demais mais nada, siga essas instruções:

  • Arrume sua mesa: mantenha por perto aqueles itens fundamentais para sua jornada de trabalho: anotações que você vai usar ao longo do dia, porta-canetas e papéis. Se você gosta de enfeites, mantenha-os longe de suas principais movimentações. O melhor é que eles sejam uma espécie de alívio para quando você fica um período longo olhando a tela do computador.
  • Livre-se do lixo: recebeu um bilhete de recado enquanto estava fora de sua mesa? Ótimo. Depois que você o ler, jogue-o logo fora! Não guarde anotações inúteis ou recados antigos. Isso te permitirá ter mais espaço para se organizar e objetividade para achar algum esboço realmente útil.
  • Mantenha-se longe de objetos de uso em comum: você possui uma caixa de clips e que compartilha com seus companheiros de trabalho? Show! Deixe essa caixa, ou qualquer outros objetos que todos usam, longe de você, numa distância que não permita que essas pessoas possam te atrapalhar ao longo do dia. Vale para qualquer coisa: caneta, post-it e papel.
  • Reduza o uso de papel: esse não é só um toque sustentável. Ele serve para que você acumule menos anotações e reduza o espaço com “tralhas” ao seu lado. Sem falar que um excesso de informações num mesmo lugar atrapalha em certas tarefas que poderiam ser mais objetivas. O ideal é que você use seu computador para anotar essas coisas.

Muitas dessas dicas você pode fazer antes de começar a trabalhar.

E isso é fundamental para que você, ao longo não dia, não pare o que estiver fazendo para limpar seu ambiente.

Mas você pode fazer isso ao final da jornada de trabalho, para que chegue no outro dia e apenas pense em seu planejamento diário. Aliás, é disso que falaremos agora! Vamos nessa?

1.Estabeleça rotina

Uma boa organização no trabalho passa por uma agenda de tarefas que você deve realizar em seu dia. Seja para a produção de suas atividades ou simplesmente programar elas.

Você pode criar bullet journal, agendas online ou anotar tudo em um quadro perto de sua mesa. Ter essa visualização de suas tarefas ao longo do dia te ajudará a pensar em seu tempo e a distribuí-las de acordo com cada atividade.

2. Programe-se cedo

Uma das desculpas mais ouvidas da boca dos desorganizados é: “eu não tenho tempo para isso”. É o estopim para procrastinar o seu planejamento e começar a desorganização.

Se você já usou essa frase, pense então em chegar um pouco mais cedo no trabalho para programar a sua rotina. Até as coisas se ajeitarem, esse tempo extra, fora de sua jornada habitual, será dispensável porque você já estará mais organizado.

3. Priorize tarefas

Todo mundo tem aquela atividade diária que é fundamental para seu trabalho. Então, você precisa estabelecer qual é ela – ou quais são elas – e determinar o tempo para cumpri-la.

Faça a sua lista, naquela que indicamos aqui no texto ainda há pouco, coloque prioridades e foque nelas. Esse cronograma te ajudará muito a fluir melhor o seu tempo.

4. Planeje o seu amanhã hoje

Bom, para quem busca a organização no trabalho em meio ao caos, você pode ainda estar preso a sua programação diária, certo?

Sabemos que esse planejamento é difícil de realizar, aquele em que você estabelece as tarefas do dia posterior. Mas, com o tempo e a boa prática dessas dicas, chegará o momento em que você consegue organizar o seu amanhã.

Sem falar que, sabendo o que você pode fazer amanhã, você prioriza melhor o que precisa fazer hoje.

5. Faça uma tarefa de cada vez

Com as últimas dicas, ficou mais fácil de você saber como ser organizado no trabalho e, principalmente, ter em mente que é possível fazer uma atividade por vez. Isso vale para o que você navega. Aquele emaranhado de abas abertas em seu navegador ou aquele tanto de janelas abertas em seu computador.

Pare uns dois minutinhos o que você está fazendo e feche todas elas! Aquele site em que você pesquisou para uma tarefa anterior ou aquele programa de automação do Instagram que você usou para ter mais seguidores! Mantenha apenas aquilo que você está usando e você já ajudará em muito na organização no trabalho que realiza.

Leia e pesquise coisas que tenham a ver com o que te demanda. Se você não precisa da internet para realizar a tarefa, nem abra o navegador. Tudo isso vai te ajudar a focar naquilo que está fazendo.

6. Fuja das distrações

A última dica leva a esta nova. Mas, nesse caso, focaremos nas distrações que usamos muito em nosso dia a dia, mas que podem atrapalhar bem em nosso trabalho: as redes sociais.

É inegável a importância das mídias em nossas vidas. Ainda mais se você for um profissional que trabalha com o Instagram, o Facebook ou o WhatsApp.

Por isso, crie uma rotina para verificar as suas contas também. Faça isso após as pausas que você programar ou antes. Nunca durante as pausas, já que o importante é você descansar a vista e a mente da tela o computador.

7. Pare um pouco

“Como assim parar?”. Calma!

A gente sabe que uma vida corrida tem poucas chances de uma pausa na rotina. Mas uma vida corrida não é uma vida desorganizada. E se você está fazendo, ou quer fazer, uma rotina mais programada, vai caber umas pausinhas sim!

E elas são fundamentais. Você descansa a sua mente, os seus olhos e ganha um fôlego para o restante da jornada. Além disso, há uma necessidade fisiológica, ainda mais se você trabalha sentado.

Por isso, não hesite em parar: seja para ir ao banheiro, beber água, tomar um café ou mesmo conversar com colegas de trabalhos. Programe essas pausas, coisas de 10 minutos a cada 50, por exemplo.

8. Delegue responsabilidades

Se você possuir uma função de liderança, tente delegar determinada atividades para um de seus colaboradores. Isso não só servirá para você se aliviar em sua rotina, mas como poderá testar as capacidades da pessoa para novas funções.

9. Crie horários fixos para ler o e-mail

Você sabe que o e-mail é muito utilizado ainda no mundo corporativo, certo? E você não pode ignorá-lo. É preciso criar horários para que você dê aquela checada na caixa de entrada e responda todas as mensagens.

Geralmente, essas mensagens ajudam a priorizar aquilo que é feito ao longo do dia, por isso, faça com que essa seja sua primeira atividade do dia. Responda aqueles que que você possui uma resposta pronta e sinalize aqueles que você precisa resolver no dia.

Lembre-se também de manter a sua caixa de entrada atualizada. Deixar todos os emails para responder depois não é uma boa ideia, pois, com o passar do tempo, você terá muito trabalho acumulado e terá dificuldade para priorizar assuntos.

10. Mande recados a você mesmo!

Ao longo do dia, você pode ver que precisa melhorar algumas coisas. Seja um processo ou alguma coisa que necessita de uma atenção futura.

Anote e mantenha à vista para que, num outro dia, você receba o recado e se lembre dessa observação. Use post-its ou mesmo lembretes de seu computador. Só não deixe acumular!

11. Pratique exercícios

Não, calma! A gente não vai te falar para parar suas tarefas e de repente fazer uma caminhada. Não!

Na verdade, essa é uma dica extra profissional. Vale como dica para a vida, mas que te ajudará em muito a ter uma jornada menos exaustiva e mais organização no trabalho durante a semana.

Não importa qual é o seu hábito saudável: vale uma caminhada, corrida ou a prática de qualquer esporte coletivo.

correndo

Essas foram nossas principais dicas para você de como ser organizado no trabalho. 

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About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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