Se você quer passar a consultar notas fiscais tomadas e não sabe como fazer, então não deixe de conferir esse nosso artigo. Acompanhe!
O fato de deixar que notas fiscais sejam emitidas, canceladas ou alteradas sem o conhecimento da sua empresa pode ser uma prática perigosa e acabar resultando em muitos problemas.
E, é exatamente por essa razão que grandes empresários passaram a buscar as melhores formas para consultar as notas emitidas contra um CNPJ.
Neste post, vamos comentar sobre uma ferramenta automágica que você poderá utilizar para efetuar a consulta/monitoramento de suas notas fiscais e acabar com essa preocupação de uma vez por todas! Confira!
Por que investir no monitoramento e consulta de NF-es tomadas?
Bom, o grande ponto que merece destaque aqui é a segurança.
Além do mais, não importa qual o porte da empresa, estar de olho nas notas fiscais tomadas é fundamental para evitar problemas, como o caso de notas frias, por exemplo.
Veja mais sobre o assunto no nosso post: Fuja do perigo! Conheça 6 práticas fiscais perigosas que você deve evitar para escapar de problemas
Vale ressaltar que qualquer descuido relacionado à emissão incorreta ou cancelamentos de notas é um fato a se atentar, pois essas situações podem causar muita dor de cabeça quando você tiver de declarar suas movimentações junto à Receita Federal.
Como consultar notas fiscais tomadas ?
Há duas formas de realizar essa consulta: pelo caminho das pedras ou por uma ferramenta de automação eficiente e automágica.
Primeiro, vamos começar pelo caminho manual (nota a nota): O portal nacional da Sefaz.
Como consultar notas fiscais tomadas pelo Portal Nacional da SEFAZ?
Antes de consultar suas notas fiscais, você deve entender o que representa alguns dos números que constam na sua NF-e.
É preciso deixar claro que este é um tópico que acaba gerando muita confusão, de modo que usuários menos experientes acabam não conseguindo concluir o processo.
Bom, vamos por partes:
O primeiro passo é identificar o número da nota fiscal. De acordo com a legislação brasileira, as notas fiscais de uma empresa devem ser numeradas obrigatoriamente de 000.001 a 999.999.
Além disso, toda nota fiscal tem um número de série, que inicia-se sempre com o dígito “1” e segue crescendo a partir do momento que a empresa atinge o número máximo de notas daquela série. Observe o exemplo:
A primeira nota fiscal emitida por uma empresa obrigatoriamente será da série 1 e terá o número 000.001.
Após chegar no limite máximo, ou seja, emitir 999.999 notas, então ela passa para a série 2 e inicia a contagem outra vez, voltando sua numeração para o dígito 000.001. E assim ocorre sucessivamente com as séries seguintes.
Uma das confusões feitas é trocar o número da nota fiscal com o código da chave de acesso. E onde encontrar a chave de acesso correta?
A resposta para essa pergunta está no Danfe (Documento Auxiliar da NFe). Somente com ele em mãos é que você poderá consultar a chave de acesso.
Na maioria dos casos o fornecedor envia o Danfe impresso ou por e-mail para a empresa. Dessa forma, se você ainda não recebeu esses dados, solicite-os o quanto antes.
Veja na imagem:
Agora que você já sabe onde encontrar a chave de acesso da nota, o próximo passo é acessar o Portal Nacional da SEFAZ.
Depois, digite a chave de acesso no campo correspondente e confirme o captcha selecionando a opção “não sou um robô”.
E, por fim, você deverá inserir o seu certificado digital A1 ou A3 e esperar um bom tempo até que o sistema busque as informações.
Ebook: As 18 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica
Existe uma maneira otimizada de fazer as consultas de notas fiscais tomadas?
Bom, como você pode perceber, trata-se de um trabalho que não otimiza o seu tempo, nem sequer é estável, uma vez que o sistema sofre diversas instabilidades durante as semanas.
A boa notícia é que existem meios bem mais práticos, estáveis, confiáveis e, principalmente, automatizados de se fazer a consulta.
Basta recorrer a um software que realize todo o trabalho automaticamente por você, eliminando a necessidade do trabalho manual.
Fazendo isso, você vai economizar tempo e, ainda, garantirá mais segurança para o seu negócio, já que o trabalho automático não estará sujeito a esquecimentos ou erros humanos.
E, dentro desse cenário surge o eNotas Consulta, uma ferramenta capaz de monitorar suas notas fiscais na velocidade da luz.
Por aqui, você será capaz de consultar as notas fiscais dos últimos 12 meses em poucos segundos a qualquer momento - é automágico!
Uma simples integração te permite monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas, com zero adaptação! É tão simples, que a estrutura do JSON é a mesma, observe:
Todas as informações na ponta do código. Do tomador ao valor dos impostos, número, protocolo, descrição... ao XML e PDF da prefeitura.
São vários os benefícios! Chega de esquentar a cabeça por não conseguir monitorar uma nota fiscal:
Detector de nota cancelada
Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada para você tomar ações rápidas e evitar dores de cabeça.
E também de nota emitida!
Seja um espelho da prefeitura, fique sabendo de todas as notas fiscais emitidas/canceladas pelas empresas de seus clientes quase em tempo real — mesmo se a prefeitura estiver fora do ar!
Em época de fechamento de mês, você não precisa entrar em desespero, visto que as prefeituras costumam ficar fora do ar e serem instáveis, sem falar na demora do processo.
Imagine a seguinte situação:
Chegado o primeiro dia o mês, o seu sistema tenta buscar todas as notas do mês anterior para fazer a contabilidade (gerar guia de imposto etc.), contudo, a prefeitura está com problemas... E aí, qual a solução? Ficar retentando várias e várias vezes até conseguir o retorno da sua requisição?
Você quer mesmo passar por esse drama?
Com o eNotas Consulta você terá a tranquilidade que você precisa e ficará livre de preocupações com esse cenário.
Toda a informação requisitada é retornada imediatamente (2 a 3 segundos), independentemente da prefeitura estar instável ou fora do ar.
Não há a necessidade de certificado digital na maioria das cidades!
Ficou simples incluir muito mais empresas no seu monitoramento já que o certificado digital é opcional em centenas de cidades.
A lição mais importante: Não deixe para depois!
Recorrer a uma solução eficiente e escalável permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas.
Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado.
Trata-se de um cuidado que não pode ser visto como um excesso de zelo, mas sim, como mais uma atribuição de checagem dos dados vitais na rotina contábil da sua empresa.
em Belo Horizonte, desde 2011.