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NOTAS FISCAIS

Consulta e monitoramento de notas fiscais: Entenda por que automatizar

Atualizado há mais de 1 semana

Acompanhe o nosso conteúdo e descubra por que é importante automatizar a consulta e monitoramento de notas fiscais!

O cardápio de funcionalidades de softwares no mercado tecnológico não para de evoluir.

Com a chegada das notas fiscais eletrônicas, muitas soluções começaram a aparecer oferecendo formas de realizar a tarefa de emissão desses documentos fiscais.

A eNotas, no entanto, traz uma proposta prática e escalável: “Ganhe tempo, poupe energia e esqueça toda a burocracia para a emissão de notas. Nós fazemos isso por você”.

Isso, pois com uma única, poderosa e inteligente, API REST JSON, você será capaz de automatizar todos esses processos e alocar energia para outros setores.

Uma emissão automágica de ponta a ponta em todo Brasil —  NF-e, NFS-e, NFC-e , você escolhe!  —  inclusive, em municípios sem webservice, como: Valinhos, Santana de Parnaíba e Barueri.

Bom, mas essa parte vocês já sabem, né? Além do mais, os ERPs e as empresas que mais crescem no mercado — como a TOTVS, Conta Azul e Sankhya — contam com a ajuda do eNotas Gateway para impulsionar suas vendas. 

Agora, a questão em pauta aqui é:

Por que além de contar com a automação para emissão de notas, também é importante ter em mãos, de modo rápido, fácil e eficiente, a consulta e o monitoramento desses documentos fiscais?

É exatamente sobre isso que vamos abordar neste post. Acompanhe!

Qual a importância da consulta e monitoramento de notas fiscais?

As notas fiscais são documentos que são emitidos, consultados e armazenados digitalmente, com o objetivo de certificar uma operação de prestação de serviço ou circulação de mercadorias.

Como tal registro contém as informações dessas operações, faz todo o sentido para o Fisco ter essa atividade sob controle, do ponto de vista de fiscalização.

Diante desse cenário, imagine a seguinte situação:

E se alguém emitir uma NF-e para a sua empresa, e você, por algum motivo, não tem o controle disso? 

Bom, o resultado provável será muita dor de cabeça!

Isso, pois a Receita Federal conseguirá avaliar as informações e consequentemente irá cobrar de você a falta de escrituração, o que poderá acarretar em multas pesadas e outras implicações. Sabia disso? 

Portanto, para não ser surpreendido pelo Fisco, e para ter controle total sobre a sua gestão financeira, criou-se a consulta/monitoramento das notas fiscais.

Por meio dessas NF-es emitidas é possível identificar:

  • Notas frias que foram lançadas sem o consentimento da empresa;
  • Notas canceladas que podem ter sido expedidas com o consentimento da empresa, mas foram anuladas por algum motivo;
  • Notas emitidas que não foram escrituradas no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e outras obrigações acessórias.
Curiosidade

O Danfe, documento que acompanha a mercadoria, não tem validade jurídica, mas contém a chave de acesso, item necessário para realizar a consulta manual no site da Sefaz.

Como fazer a consulta de uma nota fiscal emitida contra um CNPJ?

Para essa resposta existem dois caminhos bem distintos: o caminho das pedras e o caminho automatizado.

atenção

Nós elaboramos um conteúdo específico sobre como consultar nota fiscal tomada contra um CNPJ, não deixe de conferir!

Por lá, explicamos os dois processos de emissão e mostramos que o  fato de deixar que notas fiscais sejam emitidas, canceladas ou alteradas, sem o conhecimento da sua empresa, pode ser uma prática perigosa e acabar resultando em muitos problemas.  

Quais as vantagens em consultar e monitorar notas fiscais?

Neste tópico, montamos um apanhado com as vantagens em se consultar e monitorar as notas fiscais.

Vale lembrar que pelo o acompanhamento das NF-es emitidas contra o seu CNPJ é também possível identificar falhas no processo fiscal. Acompanhe:

1. Tenha ciência de notas canceladas e também sobre notas frias!

É preciso ressaltar que Nota Fria é um tipo de crime no qual alguém emite uma nota fiscal falsa

Em geral, declara-se a venda de uma mercadoria ou a prestação de um serviço que nunca ocorreu.

Esse crime pode ser utilizado para lavar dinheiro, sonegar impostos e até como forma de proteger esquemas de roubo.

As notas frias, que foram emitidas sem a autorização da empresa, devem ser notificadas ao Fisco, para que o mesmo não considere sua empresa como irregular (sem escrituração desta nota).

Já a ciência sobre as notas canceladas evita que a empresa pague por algo que está anulado ou acabe caindo na malha fina.

2. Otimização de tempo e escalabilidade de negócio

A partir de um método de monitoramento automático, fica tudo mais fácil! Sabendo quais são as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa, ainda é possível antecipar gastos, estoque e logística.

Além disso, a empresa não perde tempo tendo de entrar em contato com o fornecedor e também não precisa se preocupar em encontrar o XML das notas entre os diversos e-mails. 

Tempo é dinheiro, certo?

3. Armazenamento de dados e das notas

A legislação brasileira exige que as notas fiscais sejam armazenadas pelo prazo mínimo de 5 anos.

Isso acontece, pois o Fisco poderá solicitar as notas até esse limite de prazo e, dentro dessa situação, você será obrigado a apresentar o arquivo XML à administração tributária. 

portanto contar com esse benefício de fácil armazenamento das notas é uma mão na roda! 

Visto que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não são totalmente seguros.

4. Informação que vale dinheiro

As notas fiscais são utilizadas como garantia de empréstimos, na modalidade antecipação de recebíveis, e o acompanhamento da mudança de status do documento tem alto valor de negócio, principalmente para entidades financeiras e empresas que prestam serviço para o segmento.

Um bom exemplo seria  a análise de crédito pra venda a prazo nas Casas Bahia, por exemplo. 

Por meio de uma análise do do cpf ou cnpj é possível usar a API de monitoramento para saber como estão as transações com os fornecedores e, com a nota de serviço prestada, é possível saber o valor da prestação e ter uma ideia de faturamento da empresa em tempo real.

Portanto, torna-se um agregador na hora de se considerar uma compra a prazo, além do mais, o setor financeiro normalmente realiza o monitoramento de notas fiscais a fim de aferir riscos de crédito para concessão de empréstimos por empenho de valores. 

Conclusão

Por meio da consulta e monitoramento de notas fiscais, você irá economizar tempo e, ainda, garantirá mais segurança para o seu negócio, já que o trabalho automático não estará sujeito a esquecimentos ou erros humanos.

Além do mais, não importa qual o porte da empresa, estar de olho nas notas fiscais emitidas contra o CNPJ é fundamental para evitar problemas com o Fisco. 

Vale reforçar que qualquer descuido relacionado à emissão incorreta ou cancelamentos de notas é um fato a se atentar, pois essas situações podem causar muita dor de cabeça quando você tiver de declarar suas movimentações junto à Receita Federal.

E, dentro desse cenário, pensando em facilitar todo esse processo, surge o eNotas Consulta, uma ferramenta capaz de monitorar suas notas fiscais na velocidade da luz!

Por aqui, você será capaz de consultar as notas fiscais dos últimos 12 meses em poucos segundos a qualquer momento - é síncrono, é automágico

Uma simples integração te permite monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas, com zero adaptação!

São vários os benefícios! Chega de esquentar a cabeça por não conseguir monitorar suas notas fiscais e ser pego de surpresa na virada do mês pela instabilidade do sistema prefeitura, e ficar tendo de passar por uma aventura para deixar a sua contabilidade em dia.

Detector de nota cancelada

Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada para você tomar ações rápidas e evitar dores de cabeça.

E também de nota emitida!

Seja um espelho da prefeitura, fique sabendo de todas as notas fiscais emitidas/canceladas pelas empresas de seus clientes quase em tempo real — mesmo se a prefeitura estiver fora do ar!

atenção!

Não há a necessidade de certificado digital na maioria das cidades!

Ficou simples incluir muito mais empresas no seu monitoramento já que o certificado digital é opcional em centenas de cidades.

A lição mais importante: Não deixe para depois!

Recorrer a uma solução eficiente e escalável permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas.

Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado. 

Vivencie uma nova experiência em monitoramento de notas fiscais eletrônicas!

Conheça o eNotas Consulta!
Rafael Versiani - Escritor, produtor de conteúdos, entusiasta da vida real e amante de ficção científica!
Comentários
  1. necessito saber se existe lei regulamentada de que quando emitida nota fiscal, há obrigatoriedade de ir junto dessa nota fiscal, os boletos bancários. pois várias empresas emitem a nota fiscal, mas não anexam os referidos boletos, alegando que bastam ir até o site da empresa e solicitar a emissão desses boletos.

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