Confira abaixo a narração completa do post:
Você sabe o que é o estorno de NF-e? Saiba que essa é uma operação muito utilizada para os casos onde o prazo de cancelamento da NF-e já passou. Quer saber como fazer? Então confira o nosso post!
Para quem é empreendedor e vive no mundo dos negócios, o contato com as obrigações fiscais, como por exemplo, a emissão de notas fiscais eletrônicas é algo corriqueiro.
E dentro desse cenário, quem nunca emitiu uma nota errada e percebeu o problema só depois que o prazo de cancelamento venceu?
Diante dessa situação e se a sua mercadoria ainda não circulou, então você a atitude correta a se tomar é fazer o estorno, mas você sabe o que isso significa e como realizar essa operação?
Neste post, montamos um guia que irá ajudá-lo a entender um pouco mais a respeito desse assunto, confira!
O que é o estorno de NF-e?
O estorno de NF-e é um documento emitido pela empresa quando uma nota foi emitida, quando o prazo para realizar o cancelamento já está expirado e a mercadoria ainda não circulou.
Assim, diante dessa situação, não pode ser considerado que o fato gerador dos tributos (acontecimento que gera a obrigação de pagar os impostos) ocorreu e, portanto, é necessário estornar a nota fiscal para evitar alguns problemas, como:
- Pagamento excessivo de impostos: se a nota não for cancelada, a empresa terá que considerar a venda na contabilização dos impostos daquele mês;
- Inconsistência de mercadorias no estoque: isso acontece, pois quando uma nota fiscal é emitida, tem-se para a Sefaz que a mercadoria saiu do estabelecimento, então esse fato pode gerar divergências nas declarações da empresa.
Nesse cenário, a emissão da nota fiscal de estorno surge como a solução para o problema, pois passará a compensar o imposto pago pela organização, bem como fará com que o Fisco considere que o produto retornou ao estoque.
Entendeu por que o estorno é um processo importante para a manutenção da gestão fiscal de qualquer negócio?
Vale lembrar que não é diante de qualquer situação que a nota fiscal de estorno pode ser emitida. Existem requisitos que precisam ser preenchidos para tal, veja:
- A nota fiscal deve estar com seu uso autorizado — a situação de cada documento pode ser conferida no portal oficial da NFe;
- A circulação da mercadoria ou prestação de serviço não poderá ter acontecido;
- Prazo de 24 horas para fazer o cancelamento do documento deve ter expirado, contado a partir da concessão da autorização de uso da NF-e.
Não há uma legislação federal que trate diretamente a respeito do estorno de nota fiscal.
Portanto, as regras, tanto do cancelamento, como do estorno, podem variar conforme a legislação de cada estado. Observe:
- Mato Grosso do Sul: se o prazo para cancelamento for perdido, é preciso requerer autorização do Superintendente de Administração Tributária para fazer o estorno, conforme previsto no Decreto n.º 13.324/11;
- Mato Grosso: o prazo para cancelamento é de apenas 2 horas, contadas a partir da Autorização de Uso da NF-e. Depois desse prazo, é preciso fazer o estorno, conforme o artigo 17 da Portaria n.º 163/2007 do SEFAZ;
- Minas Gerais: a Portaria SAIF n.º 11/13 traz procedimentos próprios para realizar o cancelamento entre 24 e 168 horas após a concessão da Autorização de Uso da NF-e;
- Pará: o cancelamento pode ser feito em até 24 horas, conforme Art. 182-N do Decreto n.º 4.676/01, de acordo com as normas do Art. 182-O.
- Rio Grande do Sul: o cancelamento da NF-e pode ser feito em até 7 dias, de acordo com a Instrução Normativa RE n.º 37/15.
Assim, como as regras do cancelamento ou estorno e seus respectivos prazos podem alterar dependendo da sua localidade, é fundamental que você tenha auxílio de um contador para te ajudar em momentos de dúvidas.
Como emitir a NF-e de estorno?
O processo para emitir a NF-e de estorno é simples, mas exige atenção. Afinal, trata-se da emissão de uma segunda — a nota de estorno — , que compensará os tributos que foram lançados na primeira nota.
A melhor maneira de você pensar esse processo é fazer o conceito inverso, ou seja, basicamente, em casos de estorno de venda, é preciso emitir uma NF-e de compra.
Já em casos de estorno de remessa, é necessário gerar uma NF-e de retorno. Acompanhe o passo a passo para entender a dinâmica do processo:
- Passo 1: Emita uma nova NF-e;
- Passo 2: Selecione a Finalidade de emissão da NF-e (FinNFe) a opção NF-e de ajuste;
- Passo 3: No campo Descrição da Natureza da Operação (natOp), selecione Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal;
- Passo 4: No campo refNFe, referencie a chave de acesso da NF-e que será estornada;
- Passo 5: Insira os dados dos produtos/serviços e os valores equivalentes aos da NF-e estornada;
- Passo 6: Insira os códigos de CFOP de forma inversa aos que constam na NF-e estornada; Por exemplo, se for uma NF-e de remessa, então utilize um CFOP de retorno equivalente. Se for uma venda, utilize um CFOP de compra equivalente.
- Passo 7: Informe o motivo do estorno no campo de Informações Adicionais de Interesse do FISCO, campo infAdFisco.
Estorno de venda X Devolução de venda
É muito comum achar que a operação inversa de uma venda é uma devolução de venda, só que esse pensamento está errado.
O correto a ser considerado nesse caso é uma compra.
E neste ponto pode surgir o seguinte questionamento: Mas a devolução de venda também não é uma operação inversa a uma venda?
Acontece que apesar de devolver os impostos, o estoque e o financeiro, o Fisco não enxerga a devolução de venda como o mecanismo correto nessa situação.
Uma prova disso é tentar fazer uma NF-e com a “finalidade 3-ajuste” com produtos que contenham CFOP de devolução de venda.
Como resultado a Confaz irá rejeitar a sua autorização.
Portanto, uma NF-e de devolução requer que você utilize a “finalidade 4-devolução de mercadoria” e, como já escrevemos acima, uma NF-e de estorno requer a “finalidade 3-ajuste”.
E quando não devo usar o estorno?
Em regra há apenas 2 situações que você não deverá utilizar o estorno de NF-e. São elas:
- Se ainda estiver dentro do prazo de 24 horas. Isso porque você poderá cancelar a sua NF-e.
- Se a sua mercadoria já tiver circulado.
Qual é a importância de ter um software de armazenamento de NF-e?
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento que precisa ser organizado e muito bem armazenado e administrado pelos gestores de negócios ou líderes de setores financeiros, assim como qualquer outro tipo de nota fiscal.
O grande problema nesse caso é que uma empresa costuma emitir e receber muitas notas, tornando inviável realizar esse processo manualmente, sendo necessário utilizar um sistema especializado para emitir e armazenar de forma automática esses documentos fiscais.
E, ao utilizar uma solução específica para contornar essas questões, você será capaz de evitar que ocorra a perda dos arquivos virtuais da NF-e (em formato XML), e não precisará mais perder tempo e alocar energia para esse processo de emissão fiscal.
É inclusive, com essa proposta, que surge o eNotas um software eficiente capaz de emitir NFS-e, por exemplo, em todo o Brasil, até mesmo em municípios sem webservice, como: Valinhos, Santana de Parnaíba e Barueri.
E tem mais! O eNotas gerencia automagicamente as instabilidades das prefeituras e conta com um código de serviço municipal nacionalizado.
Dessa forma, você não precisa se preocupar com os diferentes tipos e formatos de códigos exigidos pela prefeitura, como CNAE e item da lista.
Se você vende na internet e está disposto a vivenciar a melhor experiência da galáxia em emissão de notas fiscais, então… você precisa conhecer o eNotas!
em Belo Horizonte, desde 2011.
Obrigada pela matéria!!! Me ajudou bastante.
Uma dúvida. A nota será de ENTRADA ou de SAÍDA?
Olá, Karen! Neste caso, é preciso verificar a operação usada na NFe fiscal original — de saída ou de entrada. Se a NFe foi de saída, a de nota de estorno será de entrada e vice-versa