3. Evernote

Uma parte muito importante da organização de eventos é o planejamento. Essa etapa exige muita atenção e cuidado, independentemente do número de participantes. 

O Evernote é uma ferramenta de organização que pode ser muito útil para a produção de um evento. 

Nele, é possível organizar atividades, arquivos de texto e vídeo e vários outros conteúdos. Quem tem informações centralizadas em um só lugar não perde tempo procurando documentos e anotações.

Há a possibilidade de compartilhar pastas e arquivos com outras pessoas envolvidas na gestão, e até mesmo patrocinadores. Utilizar o Evernote pode te ajudar a ter maior controle sobre tudo o que acontece no evento.

4. Automação de marketing

A automação de marketing é algo essencial para qualquer negócio — e não apenas no gerenciamento de eventos. 

Campanhas de e-mail marketing, quando bem planejadas e executadas, aumentam o engajamento do cliente e as conversões em seus eventos.

A jornada do cliente não acaba quando ele compra o ingresso para um evento. Na verdade, ela está apenas começando. 

A automação de marketing permite que você mantenha contato com o seu público, enviando conteúdos sobre:

• próximos eventos;
• pesquisas de satisfação;
• agradecimento de participação;
• condições especiais de pagamento ou descontos;
• certificados de presença.

A forma como você se relaciona com a sua base é essencial para garantir a sua fidelização e o crescimento de sua marca no mercado. Por isso a automação é tão importante.  

5. Organizador de tarefas

Criar campanhas de marketing, definir preços de ingressos, negociar com fornecedores e conseguir licenças são apenas algumas tarefas da organização de um evento exige.

Tentar gerenciar todas manualmente é algo complicado, que abre brechas para erros.

Deixar passar data de pagamento de um fornecedor, por exemplo, é uma falha que compromete a sua credibilidade no mercado e, em casos mais sérios, o acontecimento do evento.

Por isso, é preciso centralizar todas os trabalhos e tarefas a realizar. Para isso você precisa de um organizador de tarefas. 

Existem duas opções muito boas para você esccolher: a Asana e o Trello.

As duas ferramentas ajudam a coordenar as atividades em equipe, definindo responsáveis e prazos, por exemplo. A criação de metas é outra funcionalidade simples de ser realizada também.

Com isso, você analisa a evolução dos preparativos para o evento com o passar do tempo e tem mais clareza para tomar decisões e propor mudanças.

A versão básica da Asana e do Trello é gratuita. Ou seja, você pode começar a utilizá-las hoje e, caso seja necessário, basta mudar para um plano pago.

6. Ferramentas de divulgação em redes sociais

As pessoas passam muitas horas do dia nas redes sociais. Um quesito muito importante para a divulgação de eventos é inserir publicações nas redes sociais. 

E não basta publicar uma vez, é preciso insistir e fazer a divulgação em diferentes dias e horários. 

Há pouco tempo, o Facebook era a principal rede social do Brasil. Muitos eventos eram criados por lá. Era possível confirmar presença e ver a lista de convidados, tudo no mesmo lugar. 

Contudo, segundo uma pesquisa do final de 2019, o número de interações no Instagram ultrapassou o Facebook em até 20 vezes.

Claro, isso não quer dizer que o Facebook acabou. Muita gente ainda frequenta a rede social. Contudo, é importante entender onde o público do seu evento costuma acompanhar a divulgação de datas. 

Se o seu público frequenta o Facebook, é importante criar um evento por lá. 

Empresas que criam eventos oficiais no Facebook conseguem disponibilizar todos os dados aos seus clientes, com segurança e tranquilidade.

É possível, por exemplo, criar uma descrição completa, falando sobre o local, os pontos de vendas, os horários de palestras e as apresentações.

Se o seu público está mais no Instagram, você pode usar outras ferramentas. 

No Stories do Instagram, por exemplo, é possível inserir uma contagem regressiva até a data do evento. Os usuários da rede social podem clicar nessa figurinha e adicionar um lembrete no próprio celular. 

Outra ferramenta importante é o famoso "arrasta para cima". Os perfis com mais de 10 mil seguidores ou com a conta verificada, podem inserir links no stories. 

Isso aumenta muito o engajamento com os seguidores, já que é muito mais fácil ir para a página do seu evento para adquirir o ingresso! 

7. Google Alertas

Já pensou receber diretamente todas as publicações que falam do seu evento diretamente em sua caixa de entrada? O Google Alertas é uma opção para quem deseja monitorar tudo o que é indexado no Google em apenas alguns cliques.

Basta ter uma conta do Google e configurar as palavras que você deseja notificar. A ferramenta é gratuita e você pode escolher o horário que os alertas serão enviados, como no máximo uma vez por semana ou um alerta por dia.

Lembre-se de que é possível receber alertas de concorrentes também e definir questões como:

• região que o conteúdo foi publicado;
• quantidade de anúncios;
• idioma;
• fontes, como blogs, portais de notícia, vídeos e outros.

Gostou das dicas? Comece a testar essas ferramentas e veja quais oferecem as melhores funcionalidades e condições de pagamento, sem se esquecer da experiência do cliente.

Uma parte importante da organização é a emissão de nota fiscal. Se você ainda tem dúvidas sobre isso, não deixe de conferir nossa publicação sobre emissão de nota fiscal para eventos.