Acompanhe o nosso post e descubra como e por quanto tempo você deve guardar as suas notas fiscais. Confira!

A importância das notas fiscais é sabida e notória hoje, certo? Afinal, esse é o documento que comprova o pagamento de impostos no ato de uma compra e, portanto, certifica que a sua empresa está em dia com o Fisco.

Mas, o que muitos ainda se perguntam é: por quanto tempo devo guardar notas fiscais e outros documentos dessa natureza? 

Porque sim, mais do que fundamental, é obrigatório que esses documentos sejam guardados por um tempo. Por isso é preciso também segurança, o que também nem todos sabem como fazer.

São dúvidas honestas, já que o tema é importante e não há uma resposta simples, por cada documento fiscal ter uma legislação e o tempo de guarda variar entre eles.

Então, você terá uma boa ajuda com o texto adiante!

Por que é importante guardar notas fiscais?

Antes de mais nada, é importante frisar que armazenar notas fiscais não é só uma boa prática. É uma obrigação.

Ao longo do tempo, a Receita Federal pode solicitar esses documentos para verificar possíveis inconsistências tributárias. 

Essa comprovação é feita justamente por esses documentos, com a nota fiscal. Cada uma tem um período próprio para isso, mas que varia em decorrência à lei que a estabelece. 

Por quanto tempo preciso guardar os documentos fiscais?

Como você conferiu ainda há pouco, essa é uma pergunta que depende do tipo de documento.

São muitos os documentos fiscais que carecem de ser guardados para possíveis conferência, por isso, é preciso ter muita clareza por parte do setor financeiro da empresa para armazenar notas fiscais e outros arquivos com segurança e dentro do prazo estabelecido. 

Confira os prazos dos principais documentos fiscais para as empresas.

Nota Fiscal

Como você sabe, a nota fiscal é o documento que comprova não só a aquisição de algo como garante que os impostos foram pagos dentro da conformidade legal. 

De acordo com a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173, o prazo de guarda do documento é de 5 anos.

Nota Fiscal de Saída

Essa é nota que quem tem a guarda é consumidor final. A nota fiscal de saída é emitida quando o produto deixa o estoque para a casa do cliente, portanto. 

Ela deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46.

IRPJ

O Imposto de Renda de Pessoas Jurídicas está entre os principais impostos brasileiros. Ele gera um comprovante que deve ser guardado por um período de 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social.

DAMEF

A Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal é uma obrigação estabelecida por estados, mas que obedece ao Código Tributário Nacional. 

Ele estabelece também que essa declaração precisa ser arquivada durante 5 anos, segundo o seu Art. 173.

IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI

Cada um desses Impostos é recolhido por entes da união diferentes, mas possuem o mesmo tempo de guarda, segundo o Código Tributário Nacional e seu artigo 173: 5 anos.

LALUR 

O Livro de Apuração de Lucro Real é uma documentação que registra informações extrafiscais de uma empresa. 

Ele precisa ser preservado por 10 anos, a partir do último registro feito nele, conforme previsto no Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social.

Existe uma solução segura para fazer o armazenamento das notas fiscais? 

Como você viu, existem uma série de documentações diferentes e de regimes regulatórios distintos que precisam de atenção ao serem guardados. 

Isso não é só um cuidado para a sua empresa simplesmente. É algo que tem natureza obrigatória e que, se fiscalizada, pode render multas e o pagamento de impostos que poderiam já ter sido sanados. 

Por isso, a atenção no tempo de armazenamento é importante, mas guardar notas fiscais significa também segurança.

Há muito tempo, via-se pilhas e mais pilhas de papéis em depósitos para guardar esses documentos. 

Hoje, muitos deles já possuem versão digital. A Nota Fiscal eletrônica, por exemplo, já é uma realidade que até é difícil achar quem não a faça por esse meio. 

Neste caso, é preciso guardar os arquivos .XML desse documento. Esse formato armazena as notas fiscais de maneira online e garante sua validação por meio de uma assinatura digital.

Essa é hoje a maneira mais segura de armazenar notas fiscais, uma prática que assegura sua empresa de não ser incriminada de práticas como a sonegação fiscal. 

Gerenciar esses arquivos também é mais fácil e pode ser feito de maneira otimizada por softwares próprios para isso. 

Uma tarefa que exige expertise, tecnologia e conhecimento sobre as mais diversas legislações de notas fiscais no Brasil.

E que também pode ser um emissor eficiente de NF-e, NFc-e e NS-e para qualquer lugar do país!

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