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Acompanhe o nosso guia descubra o que significa o RPS e qual a importância desse recibo provisório para a emissão de notas fiscais da sua empresa! 

O que é o Recibo Provisório de Serviços?

O RPS é um documento fiscal temporário emitido quando a emissão da NFS-e está impossibilitada.

Imagine o exemplo de em um hotel, em que o cliente precisa da nota e tem horário para voo, mas a internet está fora do ar.

Nesse caso, o cliente não pode esperar e o hotel precisa de uma solução. O RPS ajuda nessa hora.

O recibo é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a empresa e outra para o cliente.

É preciso constar os dados do comprador, as informações da empresa, como CNPJ e a descrição do serviço.

Como emitir o RPS?

Para emitir um Recibo Provisório de Serviço sua empresa precisa estar autorizada pela prefeitura da cidade.

E cada prefeitura possui um modelo específico – não padronizado nacionalmente – de RPS, o que faz com que o município tenha as suas determinações próprias para o preenchimento.

O recibo pode ser manual ou feito por um emissor de notas, desde que padronizado de acordo com o município.

Ainda que as cidades tenham essa liberdade de criar os próprios padrões para RPS, o FISCO exige que o documento seja numerado em série, com um lote.

Como emitir o recibo provisório eletrônico sem internet?

Essa é uma possibilidade para aquelas empresas que tem emissor de nota fiscal. Nesse caso, ela pode fazer o preenchimento offline, fazer a impressão e entregar ao cliente.

O emissor, por sua vez, armazena essas informações e, quando a internet estiver disponível, ele enviará para o servidor da prefeitura e fará a conversão para NF-e.

Caso você tenha um fluxo de clientes muito grande, essa é a melhor maneira de emitir RPS, visto que a emissão manual, em caso seja feita diretamente no servidor da prefeitura, pode gerar mais trabalho e o envio da conversão ser ainda maior.

Por falar em emissão manual, atente-se à prática em NFe: Emissão manual de nota fiscal: os 6 maiores riscos que quebram negócios 

Toda prefeitura permite o uso do recibo provisório de serviços?

Não. Nem todo município permite o RPS. Por isso, quando for cadastrar sua empresa na cidade, verifique essa possibilidade e já se informe sobre como proceder em casos de indisponibilidade de emissão da Nota.

Ainda que não tenha o uso do recibo na sua cidade, ela com alguma certeza possui regras para essas situações.

Por isso, não deixe de consultar a prefeitura para se informar sobre a possibilidade ou mesmo sobre como emitir o recibo provisório.

Qual a diferença entre RPS e NFSe?

A principal diferença entre o RPS e a NFSe é que o recibo é um documento temporário, enquanto a nota é o definitivo.

A Nota Fiscal deve ser emitida sempre que um serviço for prestado, obrigatoriamente, mesmo que o cliente não peça. Ele é eletrônico e fica armazenado em arquivo XML que pode ser impresso, caso a pessoa necessite.

Já o RPS é um documento temporário que é impresso quando o cliente pede a nota, mas por alguma impossibilidade, o estabelecimento não pode fazer a emissão da NFSe.

Os dois principais motivos que uma nota fiscal não pode ser emitida é a falta de internet e a indisponibilidade do servidor da prefeitura.

O Recibo Provisório de Serviço substitui a nota fiscal eletrônica?

O RPS é um documento provisório que substitui a emissão da NFS-e em casos de indisponibilidade do servidor da prefeitura ou falta de internet, por exemplo.

Contudo é importante frisar que esse doumento é temporário e não descarta a emissão da NFS-e. Ou seja, ele substitui a Nota provisoriamente e não de maneira permanente.

O RPS é um comprovante que evita incidentes e situações de emergência que atrapalhem a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço.

Com ele, você cumpre os prazos para gerar os documentos fiscais e não sofre com penalizações legais.

Quando trocar o RPS em NFS-e?

Cada prefeitura pode definir um prazo para a conversão do RPS em uma NFS-e, mas o indicado é que você emita a nota oficial o mais rápido possível.

Ainda que cada cidade tenha um limite próprio, geralmente o prazo fica entre 5 e 10 dias, não podendo passar do dia 5 do mês subsequente ao da prestação de serviços.

Para isso fazer isso, você deve acessar o sistema do órgão municipal que vincula o recibo à respectiva NFS-e e enviar o arquivo em XML ou texto.

Consulte sua prefeitura para saber mais detalhes sobre esse prazo.

Quais as penalidades por não emitir a NFS-e no lugar do recibo provisório?

Essas punições podem variar de acordo com a cidade. De toda forma, a não conversão do RPS para a NF-e é equiparada à não emissão de nota fiscal.

E não emitir nota fiscal pode sujeitar a sua empresa a pagar multas pesadas, que podem chegar a 100% do valor da NF, cair na malha fina como sonegação fiscal e ter problemas de imagem e reputação no mercado.

Como cancelar um RPS?

Essa é uma ação que pode ser feita em um emissor de notas fiscais. Você precisa procurar documentos emitidos e o RPS em questão e excluí-lo.

Cancelar pode ser necessário quando, por exemplo, a emissão ocorrer justamente quando indisponibilidade está sanada e a nota fiscal pode ser feita.

Quando isso ocorrer – e houver tempo disponível do cliente – opte sempre pela Nota Fiscal e, na sequência exclua o documento temporário.

O RPS é um documento provisório para imprevistos na emissão de Notas Fiscais de serviço. No varejo, você tem outra opção, a nota em contingência. Quer conhecer? O link te ajuda!