Recibo Provisório de Serviços RPS
LEGISLAÇÃO
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O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS)?

Atualizado há mais de 1 semana

Imagine um hotel, academia, escola, estacionamento ou qualquer negócio que precise emitir uma nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e), só que a internet está fora do ar.

Em alguns casos, o cliente não pode esperar e pode ser que você nunca mais o encontre. Então, são nessas situações que o Recibo Provisório de Serviços (RPS) entra em ação.

Ele serve como um documento intermediário à geração da NFS-e, ou seja, é entregue ao cliente de forma mais ágil.

Depois, ele deve ser convertido em documento fiscal dentro do prazo estabelecido por cada município.

Portanto, entender o que é RPS e como ele funciona pode ser muito importante, principalmente se as suas vendas acontecem fora da internet, no qual é necessário entregar a nota fiscal rapidamente ao comprador.

Pensando nisso, montamos este post para esclarecer as principais dúvidas a respeito do tema. Confira!

Afinal, o que é o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?

O Recibo Provisório de Serviços (RPS), é um documento que tem como função substituir a NFS-e temporariamente.

O objetivo é evitar que você tenha problemas com o Fisco e ainda pague juros e multas por não ter emitido o documento na data correta.

Então, em situações emergenciais, você o utiliza para comprovar algum trabalho realizado. Nele, deve constar os dados do comprador, as informações sobre o serviço prestado e o CNPJ da sua empresa, que irá gerar a nota fiscal posteriormente.

O RPS é numerado e deve ser impresso em duas vias: uma para a empresa e outra para o prestador do serviço.

Como obter o RPS para o seu negócio?

O RPS deve ser solicitado na prefeitura em que o serviço foi prestado. Não existe um modelo padronizado no país, portanto, o documento pode variar de acordo com as exigências legais de cada município.

Porém, ele sempre deve ser numerado sequencialmente e impresso com todos os dados para ser convertido em NFS-e, principalmente CPF ou CNPJ do tomador de serviços.

E quando a gente fala sobre ser numerado sequencialmente, é porque o RPS possui uma série e número de lote, e qualquer erro no preenchimento desses campos pode impedir que você emita corretamente as notas ou ocorra rejeições.

Mas o que é a Série do RPS?

A série dos RPS varia de acordo com cada prefeitura, podendo ser número (1, 2 ou 3, por exemplo) ou letras (A, S, NFS, pro exemplo), portanto, consulte-a com o município da empresa antes de iniciar a emissão das NFS-e.

Atributo série no JSON:

serie-rps

E o que é  lote do RPS:

Alguns municípios utilizam o conceito de lote para emissão de NFS-e. Ele nada mais é que um controle de quantidade de notas que foram emitidas por CNPJ e deve ser sequencial.

Isso significa que você só consegue enviar um RPS, depois que o número anterior foi utilizado.

Se você utiliza o eNotas para a emissão de notas ficais, você não precisa se preocupar com isso, pois o próprio eNotas gerencia o campo (a cada novo envio de lote o número é incrementado em + 1), basta informá-lo no cadastro da empresa uma única vez.

Assim, fica tudo mais fácil, não?

Atributo número de lote no JSON:

lote-rps
Insert Custom HTML

Todas as prefeituras permitem o uso de RPS?

Infelizmente, não são todas as prefeituras que permitem o uso do RPS e algumas ainda exigem que a geração da NFS-e seja imediata.

Por outro lado, a maioria das prefeituras que faz a emissão automática de NFS-e (via integração ou webservice) exige o uso do RPS antes de gerar o documento fiscal.

Nesse cenário, o RPS é convertido em NFS-e pela prefeitura logo após a solicitação de emissão.

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É preciso ressaltar que cada prefeitura tem autonomia para contratar ou desenvolver seu próprio layout de XML, e você precisará implementá-lo corretamente em seu software para cada município em que você possui clientes.

Existem mais de 100 padrões de NFSe espalhados pelo Brasil, isso sem contar as pequenas customizações e mudanças que cada prefeitura efetua.

É também importante dizer que, o envio do RPS pode ser feito de forma síncrona ou assíncrona.

E, quem determina essa forma de envio é o sistema da prefeitura, portanto, é bom que seu software esteja preparado para emitir das duas formas. 

Confira como funciona cada modalidade:

  • Envio síncrono: ao enviar sua nota de forma síncrona, você obterá um retorno ‘imediato’, na conexão utilizada no envio, da SEFAZ com a situação da nota, obtendo também o XML autorizado e o PDF para impressão.
  • Envio assíncrono: o envio assíncrono é mais lento, pois passa por 2 conexões separadas. Na primeira, você “deixa” seu XML com a prefeitura e recebe um número de recibo. Em seguida, com esse número, você abre outra requisição à prefeitura para descobrir a situação daquela nota.

O RPS substitui a nota fiscal eletrônica? 

É comum as pessoas acharem que o RPS substituiu a NFS-e. Porém, como o próprio nome diz, ele é um recibo provisório, que deve ser utilizado apenas em virtude de imprevistos. Portanto, ele não substitui a nota fiscal.

O RPS surgiu para evitar que incidentes e situações de emergência atrapalhem a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço.

Com ele, você cumpre os prazos para gerar os documentos fiscais e não sofre com penalizações legais.

Não esqueça que sempre que precisar de ajuda nesse área, não deixe de recorrer a um contador, este profissional irá ser o seu braço direito nesses momentos de orientação. 

Quando imprimir o RPS?

Essa estrutura de impressão rápida antes mesmo da validação online é bem parecida com a emissão da NFC-e em contingência

Curiosidade

Descubra mais sobre a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e tire suas dúvidas!

E, na verdade a ideia é a mesma: permitir que o prestador de serviço forneça um comprovante com validade fiscal para o cliente, sem depender de uma autorização rápida da prefeitura.

Dessa forma o RPS passa a ser uma função fundamental no processo de emissão da NFS-e, principalmente devido a frequente instabilidade e indisponibilidade dos servidores das prefeituras.

As pequenas prefeituras são as que, geralmente, sofrem mais com a baixa infraestrutura em seus web services de autorização, portanto, o RPS funciona como um salvaguarda.

Quando você deve converter o RPS em NFS-e?

O ideal é que você faça a conversão do RPS em nota fiscal eletrônica de serviço quanto antes. Geralmente, as prefeituras estipulam um prazo para esse procedimento ser realizado, mas é interessante fazê-lo o mais rápido possível.

Esse período varia de acordo com cada órgão, mas geralmente são entre 5 e 10 dias, não podendo ultrapassar o dia 5 do mês subseqüente ao da prestação de serviços.

Portanto, respeite os prazos estabelecidos para não ter problemas com punições que podem prejudicar os seus negócios.

Para isso, você precisa acessar o sistema do órgão municipal que vincula o RPS à respectiva NFS-e e enviar o arquivo em XML ou texto.

Não deixe de consulte sua prefeitura para saber mais detalhes. 

Impressão do RPS x Impressão da NFS-e

Como você viu, tanto a impressão do RPS quanto a impressão da NFS-e cumprem a obrigação de entregar um comprovante para o tomador (cliente) do serviço.

Aliás, até mesmo visualmente, o RPS e a NFSe são bem parecidos. Confira um exemplo de cada um dos documentos emitidos para a Prefeitura da cidade do Rio de Janeiro:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

nfse-rio

Recibo Provisório de Serviço (RPS)

RPS-RIO

Quais as  principais rejeições envolvendo RPS?

Neste tópico, separamos as principais rejeições envolvendo RPS e como solucioná-las, acompanhe:

Rejeição 11309: O número do RPS informado está fora da sequência

Descrição do Problema: Ao ser encaminhada um RPS (Recibo Provisório de Serviço) para a Prefeitura para conversão em NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviço) a seguinte mensagem de rejeição é registrada: "O número do RPS informado está fora da sequência, a próxima numeração de RPS é XXXX".

Observação: A mensagem acima está no padrão de prefeituras atendidas pela "Betha Sistemas", no entanto, dependendo do fornecedor, a mensagem pode variar um pouco, mas o sentido da mensagem é o mesmo, a falta de ordem do número da RPS.

Rotina / Tela: Emissão de RPS/NFS-e para cidades que fazem controle de numeração de RPS

Solução: A mensagem dessa rejeição indica que a Prefeitura rejeitou o envio do RPS que foi transmitido porque identificou que um RPS anterior a esse deveria ter sido enviado e autorizado anteriormente.

Geralmente, dependendo do fornecedor da Prefeitura, a mensagem de rejeição indica qual é o RPS que precisa ser encaminhado primeiro.

Importante: Não se trata de um erro do eDocs, mas sim uma exigência da prefeitura. Neste caso, é necessário entrar em contato com a Prefeitura para esclarecimento sobre esta exigência ou solicitação que a mesma seja desativada.

Para ter-se certeza que foi a prefeitura que rejeitou a RPS por esta mensagem, basta verificar no Log XML de retorno da consulta do lote do RPS no eDocs.

Se houver dúvidas de como efetuar a verificação do Log XML, favor verificar a documentação do sistema.

Rejeição 13498: Ocorreu um erro Inesperado

Descrição do Problema: Ao emitir um RPS, o mesmo é integrado no eDocs e enviado para a Prefeitura. No entanto, antes do documento ser convertido em NFS-e (Nota Fiscal de Serviço), o mesmo é rejeitado pelo sistema da Prefeitura com a seguinte mensagem:

"Ocorreu um erro Inesperado. (ERROR: canceling statement due to conflict with recovery Detalhe: User query might have needed to see row versions that must be removed.)"

Rotina / Tela: emissão de RPS/NFS-e

Solução: A mensagem de rejeição é um erro de processamento do sistema/WebService da Prefeitura, não sendo um problema do produto eDocs.

Para confirmar isso, basta verificar os Logs XML da RPS/NFS-e enviada para a Prefeitura, e o retorno enviado pela Prefeitura para o envio da RPS/NFS-e.

 Seguem os procedimentos a serem efetuados:

Se a RPS/NFS-e não estiver autorizada na Prefeitura, estiver "Rejeitada" no DE e estiver "4-Rejeitada" no ERP:

Neste caso, basta reemitir a RPS no ERP através da tela F140CAN - Mercado / Gestão de Faturamento e Outras Saídas / Notas Fiscais de Saída / Emissão e cancelamento / Nota fiscal, selecionando a opção "Emitir".

O eDocs irá integrar o arquivo XML novamente e enviará o mesmo para a Prefeitura.

Caso o problema persista, deverá ser entrado em contato com o responsável pelo sistema da Prefeitura, para que a questão seja verificada. 

Se necessário, os Logs XML poderão ser enviados para análise da Prefeitura.

Se a RPS/NFS-e estiver autorizada na Prefeitura, estiver "Rejeitada" no eDocs e estiver "4-Rejeitada" no ERP:

No eDocs deverá ser utilizado o botão "Consultar", onde será solicitado o código de verificação da NFS-e autorizado.

Após a digitação do código de verificação e ter sido salvo o mesmo, o DE irá buscar o status da NFS-e no sistema da Prefeitura, irá atualizar o status em sua base e enviará um retorno para o ERP da nova situação.

Observações importantes:

- A rotina de "Consultar" só irá funcionar se o sistema da Prefeitura possuir funcionalidade para consulta de status de RPS/NFS-e via WebService.

- A Prefeitura deverá ser contatada para que ajustes seu sistema/WebService de forma que o problema relatado seja tratado e não ocorra mais.

Rejeição 335 - DSFNET - Número do RPS deve ser subsequente ao anterior enviado

Descrição do Problema: Ao realizar transmissão para municípios do provedor DSFNET é apresentada a seguinte rejeição: 335 - Número do RPS deve ser subsequente ao anterior enviado. Foi enviado o RPS 210, deve ser enviado o RPS 209.

Esse incidente ocorre pelo fato de municípios que utilizam o provedor DSFNET possuir um controle da numeração de RPS enviada.

Solução: Para solucionar essa ocorrência deverá utilizar a numeração do RPS que a própria rejeição cita, exemplo:

Número do RPS deve ser subsequente ao anterior enviado. Foi enviado o RPS 210, deve ser enviado o RPS 209.

Ou seja, foi enviado o RPS 210, porém a prefeitura está esperando a RPS 209.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviço - RPS aparece com status de Rejeitada mas já esta Processada na Prefeitura

Incidente

Descrição do Problema: No módulo de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço, ao enviar uma RPS de um serviço a mesma fica com o status de Rejeitada sendo que a mesma já está como Processada na Prefeitura.

Este incidente ocorre, pois no momento em que o Mega realizou a consulta da nota a prefeitura não havia processado a nota ou o seu processamento estava pendente.

Solução: Para alterar o status do RPS para processado, realize os passos a seguir:

1. Acesse NFS-e/Ações e Consultas;

2. Realize filtro procurando o RPS Rejeitado em específico;

3. Na aba Visualização, dê duplo clique no RPS rejeitado para selecioná-lo;

4. Clique com o botão direito do mouse em cima da nota selecionada, no menu que será mostrado clique com o botão esquerdo do mouse na opção Consultar NFSe/RPS;

5. Clique em Atualizar na parte inferior da tela até que o status mude para Processada.

Rejeição E10: RPS já informado

Descrição do Problema: Para essa Inscrição Municipal/CNPJ já existe um RPS informado com o mesmo número, série e tipo. Devido a isto retornou a rejeição.

Solução: Consultar número da RPS no portal da Prefeitura e verificar se está autorizado o NFS-e, se estiver autorizada, emitir um nova RPS com numeração sequencial.

Segue link do site da Ginfes

Conclusão

Neste post, você pôde entender melhor o conceito de RPS e a importância dessa função de emissão em contingência para as prefeituras e negócios brasileiros.

Além disso, você descobriu que não vale a pena ficar se preocupando com os diversos padrões municipais que são exigidos por cada prefeitura para emitir uma NFS-e , e que neste caso, o ideal é contar com uma solução que faça tudo isso por você, como é o caso do eNotas Gateway, um sistema de emissão e consulta automática de notas fiscais eletrônicas — Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), de Produto (NF-e), ou de Consumidor (NFC-e).

Contando com uma única, poderosa e inteligente, API REST JSON, você será capaz de automatizar todos esses processos e alocar energia e tempo para outros setores.

É possível emitir NFS-e em qualquer tipo de linguagem de programação, em todo o Brasil, inclusive, em municípios sem webservice, como: Valinhos, Santana de Parnaíba e Barueri.

E tem mais! O eNotas Gateway gerencia automagicamente as instabilidades das prefeituras e conta com um código de serviço municipal nacionalizado.

Os maiores ERPs e SaaS, como a TOTVS e a Conta Azul, já utilizam a API do eNotas Gateway. E você? Vai ficar de fora dessa?

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Pare de se preocupar com o gerenciamento de RPS.

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Rafael Versiani - Escritor, produtor de conteúdos, entusiasta da vida real e amante de ficção científica!
Comentários
    1. Ei Leticia, tudo bem?

      Algumas prefeituras permitem consultar o número do RPS, mas algumas não oferecem essa funcionalidade.

      Então, é melhor conferir no site da sua cidade, ok?

      Ahh… se a sua prefeitura emite NFS-e, certamente, você terá um XML também 🙂

      Abraços!

  1. Oi Gabriel. Muito claro a explicação. Minha dúvida é como faço pra manter um código sequencial, se o RPS é gerado em dois pontos diferentes ?!

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