Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Você em algum momento já deve ter se perguntado quem deve emitir nota fiscal eletrônica. Pode ter sido depois que você teve aquela ideia fantástica ou quando o projeto já estava em execução. Essa é uma dúvida bem comum e que confunde muita gente.

Quem tem um negócio tem que arcar com os seus impostos corretamente, caso contrário os problemas fiscais podem ser enormes. Mas não são todas empresas que realmente precisam emitir NF-e.

E aí, você não tem certeza se deve gerar o documento fiscal eletrônico? Então, confira o post de hoje e descubra!

O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? 

Antes de tudo, é preciso entender o que é a nota fiscal eletrônica (NF-e).

Ela surgiu para substituir aquela enorme quantidade de papéis que lotavam os ambientes das empresas e dependiam de estoque e muita organização. O novo modelo, em vigor desde 2006, é um formato totalmente digital que dispensa o armazenamento físico.

A nota fiscal eletrônica representou uma evolução nos processos contábeis no Brasil, mas é preciso ressaltar que ela está sendo implantada gradativamente. Mesmo se tornando cada vez mais popular, ainda existem empresas que adotam o modelo manual.

Esse documento é obrigatório para diversas atividades, serve como um recibo e é utilizado para recolhimento de tributos fiscais.

Portanto, a NF-e faz com que você ganhe agilidade para manter o seu negócio legalizado de maneira mais prática, rápida e simples.

Quais são os tipos de nota fiscal existentes no Brasil? 

Existem vários modelos de nota fiscal eletrônica existentes no país, isso vai depender do tipo de venda que você realiza. A nota fiscal de produto (NF-e) e a nota fiscal de serviço (NFS-e) são as mais conhecidas e utilizadas no mercado.

A NF-e, também chamada de nota de mercadoria, é aquela que se usa quando o cliente compra um produto físico pela internet. Portanto, ela é muito empregada por e-commerces, como Submarino, Magazine Luiza e Americanas.

Já a NFS-e ou nota municipal é aquela utilizada por prestadores de serviço, como academias, hotéis, escolas, clínicas, soluções SaaS, planos de saúde e muitos outros.

Portanto, quem vende um produto digital deve emitir a nota fiscal de serviço, já que o que a comercialização é totalmente online. Esse é caso ebooks, cursos via internet, webinars, etc.

É importante ressaltar também que a nota fiscal de consumidor (NFC-e) tem se tornado importante para diversos empreendedores. 

Afinal, quem deve emitir nota fiscal eletrônica? 

Em resumo, veja quem deve emitir nota fiscal eletrônica:

  1. MEI (Microempreendedor Individual)
  2. ME (Microempresa)
  3. EPP (Empresa de Pequeno Porte)
  4. Empresa do Simples Nacional 
  5. Empresa do Lucro Real
  6. Empresa do Lucro Presumido
  7. Pessoa física (em determinados casos)
  8. Qualquer outro tipo de empresa que comercialize produto ou serviço.

O primeiro ponto que você precisa saber é que emitir nota fiscal é obrigação de qualquer empresa que comercializa um produto ou serviço, a menos que você seja isento por lei, o que é bem raro. 

Já aderir ao modelo eletrônico é um processo gradativo, conforme explicamos anteriormente. Portanto, nem todos os negócios necessitam emitir. Alguns municípios e estados ainda permitem a utilização da nota manual, aquela escrita à caneta mesmo.

Inicialmente, a NF-e era obrigatória para empresas que recolhiam o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e/ou o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Depois de um tempo, também foi imposta para negócios optantes pelo Simples Nacional e, em alguns casos, até para MEI (Microempreendedor Individual).

Atenção: quem se encaixa no MEI tem o dever de emitir NF-e apenas para pessoa jurídica, ou seja, para quem tem CNPJ. Quem trabalha dessa forma não precisa gerar o documento para pessoa física, a menos que ela faça essa exigência.

Porém, se você ainda tem dúvida se realmente tem que emitir ou não, entre em contato com o seu contador. Você também pode acessar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz do seu estado ou da Secretaria da Fazenda da sua cidade.

O objetivo é que a NF-e seja obrigatória para todas as empresas no futuro. Portanto, se você já se adequar a essa realidade estará poupando tempo e dinheiro. Caso o seu município não tenha essa facilidade, tente migrar para outra cidade. Algumas contabilidades até oferecem escritório virtual para facilitar essa prática.

Como emitir nota fiscal eletrônica? 

A nota fiscal de produto (NF-e) deve ser emitida no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado e a nota fiscal de serviço (NFS-e) tem que ser gerada no site da prefeitura correspondente.

Principalmente em relação ao documento de serviço, muitos empreendedores se confundem, já que cada órgão municipal se comporta de uma maneira. Alguns solicitam o certificado digital, login, senha, endereço e vários outros dados. Essas particularidades complicam e dificultam bastante o processo.

Outro questionamento comum é em relação ao valor da nota, especialmente para quem trabalha com afiliados e coprodução.

Nesse caso, o que você precisa saber é que o cliente deve receber a NF-e com o valor total da compra, mesmo que o processo de venda tenha envolvido outras pessoas.

Portanto, se ele comprou um curso online seu no valor de R$500, você tem que gerar o documento fiscal exatamente nessa quantia. Afinal, foi esse preço que pagou pela sua oferta, não é mesmo?

Dica importante!


Para entender melhor sobre o assunto, confira o nosso artigo “Como emitir nota fiscal eletrônica de uma venda na internet”.

O que acontece se você não emitir os documentos fiscais?

Sabemos que a legislação tributária do Brasil é uma das mais complexas e burocráticas. Por isso, muita gente acaba deixando de lado essas obrigações por falta de tempo ou por não conhecer como funciona, porém isso é um grande erro!

Se você não emitir as suas notas fiscais corretamente, corre o risco de ser penalizado com juros e multas, que dependendo do valor podem fazer o seu negócio fechar as portas.

E claro que não é isso que você quer! Então, siga as orientações do seu contador e emita os seus documentos dentro da lei.

Como não se complicar com a legalização da sua empresa?

Mesmo sendo um tema chato e muitas vezes difícil de entender, a legalização não pode ser negligenciada. E, para te ajudar, existem soluções no mercado que fazem esse trabalho de forma automática para você.

Com um software inteligente, como o eNotas, você consegue automatizar o processo de emissão dos seus documentos fiscais. Portanto, essa é a melhor solução para evitar ter dores de cabeça e perder noites de sono com as notas.  

Além disso, você vai conseguir lidar com todas as necessidades e particularidades das prefeituras sem que você tenha que se preocupar com isso.

Os processos fiscais deixam os empreendedores de cabelo em pé e não é à toa. Por isso, surgem muitas dúvidas se realmente é preciso gerar o documento fiscal ou não. Isso vai depender do seu cenário de venda e como o órgão fiscalizador trabalha.

Os procedimentos são complexos, mas existem soluções no mercado que vão facilitar a sua vida, como um sistema de emissão automática de nota fiscal.

Agora que você já sabe quem deve emitir nota fiscal eletrônica, que tal descobrir quais são os 7 mitos sobre legalização de negócios digitais? Confira! 

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

  • Sadrak Silva disse:

    MEI não emite NF-e, mas apenas a NFA-e (Nota Fiscal Avulsa eletrônica)

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