Auditoria contábil é a análise minuciosa dos registros e dos documentos da empresa, de modo a averiguar se todos os deveres estão sendo cumpridos e evitar problemas fiscais.

Essa checagem se aplica a todas as empresas, de pequeno a grande porte. Ela pode ser feita de modo interno pelo próprio negócio e também por solicitação do fisco se houver alguma desconfiança de irregularidade.

Não existe uma duração exata para uma auditoria. Cada empresa possui uma demanda específica de conteúdos e de informações, alternando as estratégias e os testes de acordo com cada necessidade.

Neste post, você aprenderá como é feita a auditoria contábil, a importância dela e dicas práticas para realizar a sua. 

O que é uma auditoria contábil?

É o processo que analisa a situação financeira de um empreendimento, verifica os registros e cruza as informações reais com as declarações realizadas. Monitora a realidade da empresa e confere se existe alguma alteração ou falha a ser corrigida.

A auditoria contábil interna feita, normalmente, tem o objetivo de avaliar se as contas da companhia estão corretas e os valores estão alinhados e declarados corretamente. Isso evita desvios de verba, documentações incorretas e problemas com o fisco.

Já a auditoria externa pode surgir devido a diversas demandas. Como um novo investidor, por exemplo, que pode solicitá-la para verificar se todos os valores passados representam a realidade.  

Outro motivo que pode levar a uma fiscalização é caso o fisco tenha alguma suspeita de fraude ou de irregularidade, como a sonegação fiscal. Ele pode demandar e encaminhar um profissional qualificado para isso, que analisará todos os números, os documentos e as declarações.

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Quais são os seus benefícios?

Auditorias contábeis possibilitam que os sócios tenham o detalhamento da empresa e dos custos, trazendo assim maior controle do setor financeiro e administrativo.

O principal benefício direto é evitar problemas fiscais, uma vez que todos os valores e as documentações serão ordenadas, averiguadas e corrigidas caso necessário.

Essa auditoria influencia diretamente na permanência da empresa no mercado, e favorece também para o crescimento e melhoria do empreendimento. Isso acontece porque é possível expor os pontos fortes e identificar falhas e gargalos.

Como é dividida uma auditoria?

Os processos contábeis no Brasil são regulamentados pela Resolução CFC nº. 1.328/11. Sendo assim, ao ter um profissional realizando uma auditoria na sua empresa, as etapas e as verificações serão padronizadas.

As auditorias são divididas em etapas, e a duração pode alterar de acordo com o porte da empresa, devido à quantidade de documentos e de processos a serem analisados. As etapas de auditoria são:

Pesquisa ambiental

É a primeira etapa nas auditorias, no qual será feito o reconhecimento do negócio para entender o funcionamento das operações e das transações comerciais. São coletadas:

• informações;
• documentos;
• associações comerciais;
• declarações;
• notas fiscais emitidas e recebidas;
• manuais da empresa.

Planejamento de auditoria

Após coletar os dados necessários, é feito o planejamento da auditoria. Por mais que exista uma regulamentação para padronizar os processos, para cada uma será necessário um plano único.

Isso acontece devido às demandas e necessidades diferentes em cada negócio, de modo a  garantir que serão utilizados os testes mais adequados. A consulta de nota fiscal, por exemplo, é uma atividade que pode demorar muito tempo quando realizada manualmente.

Controle interno

Antes de iniciar os testes da auditoria, os documentos e as informações são avaliadas detalhadamente para identificar os pontos fortes e fracos do sistema empresarial.

É feito internamente, e são analisados:

• valores declarados à receita;
• lucro;
• fluxo de caixa
• entrada e saída de capital;
• documentações;
• conciliação bancária.

Nesse momento, todas os possíveis erros são anotados em detalhes e organizados para que o próximo passo tenha embasamento suficiente para ser realizado com eficiência.

Teste de observância

É o primeiro teste realizado, que tem o objetivo de verificar se os procedimentos da empresa estão sendo executados.

Esses testes são feitos pelo auditor, destinado a proporcionar segurança e credibilidade dos serviços de controle interno, que são:

• registros financeiros;
• bens;
• direitos;
• obrigações empresariais.

É por meio desses testes que o auditor verifica a confiabilidade do controle interno do empreendimento.

Normalmente, isso é feito discretamente para que os envolvidos na auditoria não o notem. Isso acontece para que seja de fato verificado se as obrigações estão sendo cumpridas na rotina, evitando que os auditados não mudem as posturas na frente do auditor.  

Teste substantivo

Esse é o segundo teste, que coleta provas sobre as transações e os registros financeiros para fundamentar os fatos, assegurando que os valores e as demonstrações estão embasadas corretamente.

É feito após a análise dos registros financeiros, para coletar provas da consistência ou inconsistência dos dados, dependendo do resultado da fase anterior.

Essa etapa, normalmente, é mais demorada, pois, é necessário analisar diversos documentos e justificar os custos e os gastos.

Parecer do auditor

Por último, é avaliado o resultado obtido nos testes. Com isso, as demonstrações e as observações são revisadas, visando garantir que todas as exigências estão de acordo com as normas.

Apenas após esse procedimento que o parecer da auditoria é gerado.

Com essa resolução, pode se ter alguns resultados:

• tudo está correto e dentro das exigências normativas:
• existem fraudes, que podem resultar em multas ou medidas de correção.

Principais erros e fraudes detectados nas auditorias

Abaixo, você encontra os principais erros e fraudes que são buscados e detectados nas auditorias contábeis:

• rasura, alteração, edição de documentos e registros;
• omissão ou alteração de transações;
• transações não registradas;
• pagamentos sem comprovante;
• não armazenamento de notas fiscais;
• vendas sem notas fiscais;
• descumprimento de alguma lei contábil ou financeira.

Dicas para executar uma boa auditoria contábil

Ao decidir realizar a auditoria contábil na sua empresa, é comum que surjam diversas dúvidas sobre como começar. Mas, não se preocupe. Agora, você aprenderá dicas de como executar uma boa auditoria contábil.

Use um software de gestão

Realizar uma auditoria sem o devido conhecimento e prática pode ser um grande risco. E ao optar por realizá-la, é bem provável que você não queira erros, né?

Diante disso, vale lembrar que a automação a partir um software de gestão contábil é uma ótima escolha. Você deve conhecer alguns aspectos importantes ao escolher esse sistema, como:

• segurança das informações;
• facilidade de acesso e onboarding;
• responsividade;
• personalização.

Utilizando uma boa ferramenta contábil, o tempo investido nas tarefas burocráticas será otimizado, e os erros são evitados e até mesmo eliminados.

Pense em todo o trabalho e o tempo que seriam necessários para encontrar informações avulsas, guardadas em papéis ou em planilhas. Nessas horas, um sistema contábil faz toda a diferença para otimizar a sua rotina.

Alguns softwares são integrados com outras funcionalidades, como a emissão de notas fiscais automáticas. Isso contribui para que seu negócio ande sempre dentro das leis e das normas, possibilitando gerenciar diversos recursos em um mesmo sistema.

Contrate especialistas

A contratação de equipes de alta performance é uma opção válida para pessoas sem experiência ou com pouca prática no ramo. Isso possibilitará o investimento de tempo e a minimização de erros.

Ao selecionar um profissional, verifique o tempo de experiência e as regras exigidas para esse tipo de auditoria. O ideal é optar por empresas de contabilidade renomadas, e com as certificações adequadas.

Caso a sua empresa já tenha um contador, é importante conversar com ele e verificar se o mesmo está qualificado para isso ou se indica alguma empresa com maior know-how de mercado.

Defina os testes que serão utilizados

Os testes aplicados podem ou não serem estatísticos, e variam de acordo com o objetivo da auditoria.

Estabelecer os padrões e a estratégia que serão usados é um passo importante. Isso garante que todos os aspectos serão analisados corretamente e que nada será esquecido.

Nessa etapa, podem ser usadas planilhas e aplicativos para organizar a rotina e os procedimentos, assim como um software contábil citado acima.

Tenha transparência

Ao realizar uma auditoria contábil, é essencial ter transparência com todos os processos e os números. Nem todos os valores incorretos significam um roubo ou uma fraude. Em algumas situações, pode ser simplesmente um erro de digitação.

Nesses momentos, é essencial ser transparente e sincero com o contador, que é o profissional ideal para te auxiliar, pois, só assim será possível identificar os erros e encontrar uma solução para eles.

Conclusão

Neste post, você aprendeu que a auditoria contábil não é apenas destinada às grandes empresas. Na verdade, essa estratégia pode ser adotada em qualquer empreendimento que deseja respeitar as leis e ter mais certeza em suas decisões, não importando o tamanho da sua gestão.

Você entendeu também que ela pode te auxiliar com as informações fiscais e administrativas da empresa, evitando erros, fraudes e atrasos.

Gostou deste post? Agora que você já sabe o que é uma auditoria contábil, que tal descobrir as 3 maneiras do seu contador acessar suas notas fiscais?