Acompanhar as tarefas da rotina de um escritório contábil pode ser algo bem complicado, não é mesmo?

Existem rotinas e processos diferentes para cada segmento do mercado. Além disso, as legislações variam em cada nicho, nível de faturamento ou campo de atuação. Ao falar da emissão de notas fiscais, você pode ainda ter mais dúvidas, já que as prefeituras e as Sefaz têm leis e notas técnicas distintas também. 

Tenha em mente que os dados representam o oxigênio para um escritório contábil. Desse modo, faça de tudo para armazená-los e utilizá-los corretamente. Empreendedores em início de carreira podem conseguir realizar todo o trabalho manualmente.

Contudo, com o passar do tempo, você pode ficar confuso com a grande quantidade de informações e perder boas oportunidades para crescer. Por isso, é essencial utilizar ferramentas contábeis para automatizar tarefas e evitar dores de cabeça, como o pagamento indevido de impostos.

Com a leitura deste post, você descobrirá 5 ferramentas que fazem a diferença na rotina de um contador.

Por que os softwares para contador são importantes?

Imagine realizar o controle de dados, a criação de gráficos, a emissão de notas fiscais e a geração de relatórios e de guias de impostos manualmente. Essas atividades são executadas repetidamente, certo? Quanto maior for o fluxo de informações, maior deve ser o seu cuidado.

Por mais experiente e produtivo que você seja, essa rotina se torna cansativa e estressante quando não há o uso de tecnologia. Nessas horas, qualquer erro pode ser o pontapé inicial de sérios problemas, como o não pagamento de impostos em dia e a sonegação fiscal.

Diante disso, as ferramentas contábeis estão cada vez mais presentes na rotina de um profissional antenado. Esses sistemas automatizam grande parte do trabalho chato, permitindo que você redirecione os esforços para o crescimento da empresa.

O que considerar ao escolher as ferramentas contábeis?

Agora que aprendeu a importância das ferramentas para escritórios de contabilidade, é natural que surja a dúvida sobre como encontrar as melhores opções no mercado.

Existem diversos fatores que devem ser analisados de acordo com cada segmento e necessidade de sua empresa. Porém, alguns aspectos são importantes para todos os tipos de empresas e de escritórios, e é isso que verá a seguir.

Período de teste gratuito

É importante conhecer a ferramenta para ter segurança e certeza de que a solução realmente está adequada às suas necessidades. Nesses casos, fique atento aos parceiros que oferecem período de teste gratuito.

Além de fornecer a experiência ao usuário, esse tempo é fundamental para que você ganhe confiança e possa se acostumar com o serviço.

Certas ferramentas não oferecem período de teste, mas isso não quer dizer que você não deve avaliá-las. Em algumas situações, há uma garantia incondicional, que permite a devolução de todo o valor investido dentro de um determinado prazo.

Custo-benefício

Alguns profissionais consideram apenas o preço antes de contratarem as ferramentas contábeis. Contudo, essa é uma prática perigosa. O produto ou o serviço mais barato nem sempre tem as melhores funcionalidades.

A qualidade do atendimento pode ser ruim também. Um plano econômico, por exemplo, pode ter um SLA elevado, atrapalhando o tempo de resposta de suas solicitações. De forma semelhante, o produto mais caro pode estar supervalorizado também, abrindo brechas para desperdícios.

Dessa forma, é necessário pensar no custo-benefício de qualquer ferramenta em seu negócio, seja na automação para Instagram, seja nos sistemas para contadores. Avalie as funcionalidades das ofertas e quais são os reais benefícios proporcionados.

Simplicidade e apoio

Ao optar por implementar uma ferramenta no seu escritório, você, provavelmente, não quer ter dificuldade ou trabalho excessivo, certo?

Devido a isso, é importante analisar o funcionamento da plataforma e a facilidade de navegação e de busca de informações. Algumas plataformas são tão complexas que, em vez de simplificar a sua rotina, acabam te dando dor de cabeça.

Então, um processo de onboarding humanizado é uma ótima escolha nessas horas. Por mais que você tenha que pagar por uma taxa de ativação, lembre-se de que você terá um atendimento exclusivo.

Flexibilidade

Escritórios de contabilidade, apesar de serem do mesmo ramo, possuem necessidades e preferências diferentes.

Hoje em dia, a contabilidade digital permite que um profissional se especialize em um determinado ramo, como a gestão de escolas em qualquer lugar do Brasil, por exemplo. Em contrapartida, é possível se estabelecer no ramo de academias também.

Por isso, uma ferramenta para contador deve considerar o que é de fato necessário e relevante para o escritório cliente.  

Responsividade

Hoje em dia, a internet derrubou as barreiras para o crescimento de um empreendimento. Escritórios de contabilidade já oferecem serviços no mundo virtual e obtém bons resultados.

Portanto, se você escolher ferramentas contábeis que não são responsivas, ou seja, não se adaptam aos diversos equipamentos eletrônicos, é melhor mudar de ideia quanto antes.

Imagine que você está indo para uma reunião fora do seu escritório e, no trajeto, um de seus funcionários te manda mensagem, pedindo um documento sobre outro contrato.

Caso a plataforma não permita o acesso remoto, você não conseguirá acessar o conteúdo e ajudar a sua equipe. 

Por isso, ao escolher um software, verifique se ele pode ser aberto em diferentes dispositivos, como tablet e celular, por exemplo.

Quais são as 5 soluções que podem salvar um contador?

Confira uma lista com as ferramentas contábeis que não podem faltar em seu escritório.

eNotas