A conciliação bancária é a atividade que compara os valores contidos no extrato bancário com os dados armazenados na empresa. Por mais que pareça simples, esse processo é fundamental para regularizar o negócio e manter as contas em dia.
Alguns empreendedores acabam se esquecendo da conciliação bancária, seja por causa da correria do dia, seja pela falta de conhecimento. De qualquer forma, é preciso aplicá-la corretamente na gestão.
Há outro ponto a considerar também. Fazer a conciliação bancária manualmente é algo arriscado, pois você pode se esquecer de alguma informação ou cometer algum erro de digitação. Nessas horas, lembre-se da automação de tarefas e analise se ela faz sentido para o seu negócio.
Ao ler este conteúdo, você entenderá mais sobre o assunto e saberá como colocá-lo em prática! Bora lá?
O que é a conciliação bancária?
A conciliação bancária é a ferramenta financeira que verifica as informações encontradas no extrato do banco com os dados armazenados na gestão interna da empresa.
Você deve utilizá-la para organizar tudo o que acontece em seu caixa, principalmente, se você utiliza vários meios de pagamento.
Os valores recebidos por meio de boletos, cartões de débito e crédito e transferências, por exemplo, podem ser facilmente confundidos ou esquecidos por um empreendedor que não se organiza corretamente.
Isso quer dizer que todo dinheiro que cai em sua conta de pessoa jurídica deve ser verificado com as informações que você armazenou.
Qual é a sua importância?
Do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária permite que o empreendedor tenha total domínio de sua situação. A partir dela, é possível encontrar falhas e divergências entre as informações documentadas na empresa e os dados bancários.
E não para por aí.
Profissionais preocupados com o assunto também se beneficiam contabilmente, pois os relatórios contábeis se tornam mais precisos.
Isso quer dizer que você tem um controle patrimonial melhor, conseguindo elaborar demonstrações contábeis mais precisas e eficientes e mantém o negócio regularizado perante a Lei.
Em todas as situações, a sua gestão financeira se torna completa, sem deixar o respeito às questões tributárias de lado também.
Veja abaixo outras vantagens da conciliação bancária:
Maior previsibilidade empresarial
Empreender, em certos momentos, significa ir em direção ao desconhecido. Um bom empreendedor sabe lidar com desafios e sugerir soluções rapidamente, mas não é isso que deve acontecer com a sua gestão financeira.
Quanto maior for a previsibilidade financeira, mais eficientes serão os resultados que você obtém.
Nessas horas, a conciliação bancária é uma importante ferramenta para colocar em prática. Com ela, é possível criar metas realistas e propor ações que estão de acordo com a situação socioeconômica.
Além de ter mais controle sobre as contas do dia a dia, você consegue realizar um planejamento orçamentário mais exato.
Ter saldos atualizados
Todo empreendedor quer contratar novos funcionários e escalar o negócio digital, certo?
Contudo, essas decisões não podem ser tomadas de qualquer forma. A falta de capital de giro é um dos principais empecilhos nessas horas — e a conciliação bancária é um instrumento muito útil.
Ao aplicá-la corretamente, você tem um saldo atualizado de sua situação financeira, considerando tudo que foi gasto e adquirido em um determinado período, e faz escolhas coerentes com a sua situação socioeconômica.
Quais são as melhores práticas para fazer a conciliação bancária?
Agora, chegou o momento para você tornar a conciliação bancária uma realidade no seu negócio.
Confira as nossas dicas:
Tenha um bom contador
Quem acompanha sabe o nosso blog sabe que o contador deve ser o braço direito de um empreendedor. Esse é o profissional capacitado para te ajudar a tomar decisões contábeis, fiscais e financeiras — e não poderia ser diferente na hora de fazer a conciliação bancária.
A correria do dia a dia pode fazer com que você deixe de lado algum lançamento ou tenha dúvidas na hora de atualizar o fluxo de caixa. Nessas horas, o especialista em contabilidade deve entrar em ação, solucionando os problemas que atrapalham a sua conciliação bancária.
Portanto, contrate um contador parceiro, que trata das questões financeiras da empresa.
Monitore o fluxo de caixa
O título desse tópico foi direto ao assunto. Você deve acompanhar o fluxo de caixa diariamente. Caso você deixe isso para depois, se prepare para ter dificuldades e estar suscetível a erros.
Mas monitorar essa ferramenta contábil não é o suficiente.
É preciso classificar gastos. Crie categorias para todas as entradas e as saídas financeiras que acontecem no negócio. A partir disso, você tem facilidade para encontrar informações, já que os custos e as receitas estão segmentadas por área.
Utilize tecnologias adequadas
A realização de tarefas manuais é algo que atrapalha a performance de um negócio porque abre brechas para falhas e o desperdício de tempo de trabalho.
Se você está preocupado em escalar o negócio e vender mais, é essencial automatizar tarefas, seja a emissão de notas fiscais, seja a conciliação bancária.
Inicialmente, uma planilha de Excel pode ser o suficiente para a atividade. Contudo, com o passar do tempo, as despesas e as entradas ficam mais diversificadas e você perde o controle da situação. Hoje em dia, já existem ferramentas que monitoram e controlam as finanças, fazendo com que você cuide melhor do seu dinheiro.
Antes de escolher a solução ideal para a sua gestão, considere aspectos, como a qualidade do suporte técnico, a personalização das atividades e outras funcionalidades adicionais, que fazem sentido para você.
Evite cometer o erro de analisar apenas o preço. O fator financeiro é importante, mas ele não pode ser o único avaliado.
Dicas bônus:
Assim com o fluxo de caixa, a conciliação bancária deve ser realizada todos os dias. Ao adotar essa postura, você evita que problemas sejam postergados e consegue solucionar imprevistos com maior facilidade.
Se você deixar para depois, é provável que outras questões sobrecarreguem o seu trabalho e tirem as suas noites de sono.
Aja imediatamente quando alguma divergência for encontrada. Quanto mais tarde uma solução for aplicada, maior pode ser o estrago.
O que fazer ao encontrar algum erro na conciliação bancária?
Atualizar o fluxo de caixa e comparar demonstrativos e extratos são apenas alguns exemplos de atividades que são necessárias para realizar a conciliação bancária.
Em algumas situações, você pode se deparar com falhas. Cada caso precisa ser analisado com cuidado. Muita calma nessa hora! Fizemos lista com os principais erros e como solucioná-los abaixo:
1. Débitos incorretos cobrados pelo banco
Como o próprio nome diz, em algumas situações, a instituição financeira pode cobrar valores indevidos. Quem não coloca a conciliação bancária em prática acaba não percebendo isso — e é aí que o perigo mora.
Independentemente do valor cobrado, ele representa uma quantia a menos em sua gestão, que você poderia investir na contratação de ferramentas de automação para o Instagram ou de nota fiscal.
Ou seja, você só descobrirá se há uma cobrança indevida se realizar a conciliação bancária. Então, pare de perder tempo e comece a realizá-la quanto antes.
2. Depósitos sem identificação
Cada empreendedor oferece os meios de pagamento mais adequados às exigências do seu público. O depósito é uma maneira que algumas empresas utilizam para comprar produtos e serviços, por exemplo.
Saiba que um depósito sem identificação atrapalha a sua conciliação. Por isso, é importante que toda movimentação seja registrada. Você pode, por exemplo, solicitar aos seus clientes o envio dos comprovantes.
3. Discordância entre os dados internos e as informações bancárias
Esse é uma das principais falhas na conciliação bancária. Um simples erro de digitação na hora de documentar um valor, por exemplo, é o suficiente para gerar divergências. Portanto, é essencial ter muita atenção e sempre guardar os documentos originais.
Ao se deparar com esse problema, sempre verifique os seus registros e ver qual relatório está correto.
Mais uma vez: sempre busque a ajuda de um contador para solucionar qualquer erro em sua conciliação bancária.
Glossário sobre termos tributários: descomplicando o mundo dos impostos
Para facilitar esse assunto, montamos com muito carinho este Glossário sobre termos tributários, assim, vamos descomplicar de vez todos esses conceitos! Aproveite para tirar suas dúvidas a respeito da definição dos principais termos!
Exemplo prático para facilitar a sua compreensão
Suponha que um empreendedor tem um saldo de R$ 30.000,00 no início do mês.
Após os 15 primeiros dias, foram gastos R$ 15.000,00 e R$ 10.000,00 representam o lucro das vendas realizadas. O empreendedor, então, conclui que, teoricamente, há R$ 25.000,00 sobrando para o resto do mês.
Porém, após analisar os registros no banco, ele percebe algo errado. Na verdade, o saldo é de R$ 15.000,00. Por ser um valor menor que o esperado, ele fica preocupado e confere os dados lançados em seu fluxo de caixa e encontra um erro.
Uma determinada despesa foi documentada no valor de R$ 7.000,00, mas, na prática, ela custou R$ 17.000,00. Após a descoberta da falha, o empreendedor faz as alterações necessárias e mantém o seu fluxo de caixa atualizado.
Apesar de ser um exemplo fictício, é possível notar que a conciliação bancária foi fundamental para a solução do problema. Pense que os valores variam (e muito) em cada empresa, por isso, evite ser pego de surpresa e faça a conciliação bancária.
Concluindo...
Vimos o que é a conciliação bancária e como ela é importante no crescimento de qualquer negócio.
Entendemos a importância da comparação entre os saldos das contas bancárias da empresa e os valores disponibilizados e armazenados em seu controle financeiro. Todas as entradas e saídas precisam ser documentadas no fluxo de caixa para que você trace um plano de ações focado no crescimento.
Sabemos que a sua rotina é atarefada, que você se esforça muito para produzir bons conteúdos e atender às necessidades do mercado.
Em alguns casos, pode faltar tempo para lidar com as questões financeiras e tributárias da gestão — e isso é muito perigoso. Deixar para depois alguns assuntos, como a conciliação bancária ou emissão de notas fiscais, pode abrir brechas para problemas com a fiscalização.
Por isso, não deixe de verificar se todos os aspectos financeiros da sua empresa estão em conformidade! Quer conferir mais conteúdos sobre empreendedorismo, negócios e finanças? Continue com a gente por aqui!
em Belo Horizonte, desde 2011.