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LEGALIZAÇÃO

NFe denegada: o que é como resolver

Atualizado há mais de 3 semanas

A NFe denegada ocorre quando a Secretaria da Fazenda encontra um erro no cadastro do emitente ou do destinatário da nota fiscal. 

Assim como outros problemas fiscais, essa questão causa diversas dúvidas em um empreendedor: porque a nota fiscal foi denegada? Como corrigir uma nota denegada? Por isso, este conteúdo mostra os principais detalhes sobre o assunto. Leia-o e entenda mais. 

O que é nota fiscal denegada?

Acontece quando uma nota fiscal eletrônica é emitida, mas a Secretaria de Fazenda (Sefaz) identifica algum problema por parte do emitente ou do destinatário. 

Isso não permite que a numeração da NF-e seja utilizada e, pior, você só consegue identificar o problema quando a nota é emitida. Ou seja, após o envio de autorização de emissão. 

Notificado sobre a denegação, você não consegue alterar ou reutilizar a nota fiscal. O cancelamento é automático. Ainda assim, ela deve ser registrada em sua contabilidade e guardada por, pelo menos, cinco anos. 

Por que uma NFe é denegada?

Quando uma nota fiscal é denegada, significa que há algum problema entre quem emite e quem adquire o documento. 

Geralmente, as causas são fiscais, ou seja, há pendências de uma das empresas com a Secretaria da Fazenda (Sefaz): a Inscrição Estadual está suspensa, cancelada, em processo de baixa ou baixada. 

As causas dessa situação são identificadas de três formas no sistema:

  • Rejeição 301: Uso Denegado, a Inscrição Estadual do emitente está em situação irregular no Fisco;
  • Rejeição 302: Uso Denegado, a Inscrição Estadual do destinatário está em situação irregular no Fisco;
  • Rejeição 303: Uso Denegado, destinatário não habilitado a operar na UF (Unidade da Federação, o famoso Estado). 

Porém, você deve verificar quais são as determinações da sua Sefaz. Cada estado tem autonomia para criar regras próprias. Nessas horas, peça a ajuda do seu contador para descobrir mais sobre o tópico. 

E como corrigir uma nota fiscal denegada?

Como você já leu ainda há pouco, o problema é irreversível. Uma vez emitida, você deve guardar o documento mesmo que seja denegado, no tempo previsto pela legislação, que é de cinco anos. 

Bom, se há alguém irregular, você não conseguirá emitir outra nota — ou ela será denegada novamente. Para resolver o impasse, é preciso se verificar a situação da empresa junto à Sefaz. 

Se o problema está no seu negócio, será mais fácil regularizar. Porém, quando o destinatário está irregular, você deverá entrar em contato. Para ter mais informações, é válido entrar no site do Sintegra para verificar a situação dos CNPJs envolvidos. 

Veja o exemplo do CNPJ da eNotas:

nfe denegada - situação cadastral

Uma nota denegada é uma nota rejeitada?

Não. Quando uma nota é rejeitada, significa que um dos campos preenchidos tem um erro.

Ela é rejeitada, também, quando o cadastro da empresa está errado, seja por não ter certificado digital para emitir nota fiscal eletrônica ou há uma duplicidade de NF-e enviada à Sefaz. 

São muitos motivos para se ter uma nota rejeitada, mas todos são reversíveis. Ou seja, consegue reutilizar a numeração, bastando apenas corrigir o problema e, depois, poder voltar a enviá-la. 

A nota fiscal denegada, não. Você apenas guarda e vai atrás de regularizar o seu cadastro.

Como evitar a emissão de uma nota denegada?

Você só consegue evitar o problema estando regularizado na Secretaria de Fazenda. Por parte de seu cliente, você apenas deve estar atento quanto à situação dele. 

Na sua empresa, o ideal é verificar o seu cadastro, já que a legislação fiscal muda constantemente. Ter um contador parceiro é uma boa ideia também. 

Ainda que existam problemas com notas fiscais denegadas ou rejeitadas, não deixe jamais de emitir NF-e. Regularize seu cadastro na Secretaria da Fazenda e esteja certo de que a malha fina, uma hora ou outra, não te pegue por causa da sonegação fiscal.

Além de evitar problemas com a fiscalização, a nota fiscal eletrônica tem vantagens que poucos empreendedores conhecem. E uma delas é participar de sorteios e ganhar uma grana extra.

Leia o nosso outro post e descubra como colocar o CPF na nota é um importante passo para ganhar prêmios!

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!
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