A nota fiscal é um documento necessário em qualquer transação de compra, venda, serviço e circulação de mercadoria em território nacional. Desde que o modelo eletrônico foi criado, a emissão delas ficou mais rápida e menos burocrática. Por outro lado, surgiram conceitos que precisam ser compreendidos, como o arquivo XML da NF-e.

O formato XML armazena as notas fiscais online e a sua validade é garantida por meio de uma assinatura digital. Portanto, esse mecanismo fornece mais segurança aos procedimentos fiscais.

Mas, você sabe o que é esse termo e qual é a importância dele para o seu negócio? É sobre isso que vamos falar no post de hoje! Acompanhe!

Como era o processo de nota fiscal anteriormente? 

Até pouco tempo atrás, em meados dos anos 2000, a emissão de notas era realizada por meio de talões confeccionados com autorização do Fisco - a chamada Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF).

A pessoa responsável pela emissão tinha que escrever bem, escrever rápido e tinha que errar o menos possível, pois não era permitido o envio de notas fiscais rasuradas. Nesses casos, a nota fiscal - que às vezes possuía até 5 vias - era cancelada.

O desperdício de papel era enorme e gerava muito prejuízo. Além disso, era necessário desprender um espaço destinado a pilhas e pilhas de documentos fiscais.

A empresa ainda deveria estar sempre atenta ao estoque de talões. Caso ele acabasse, a emissão ficava prejudicada, chegando a afetar o departamento de contas a receber, inclusive.

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica atualmente? 

A partir de 2005, foi institucionalizada a nota fiscal eletrônica, como parte do projeto SPED, cuja a existência é única e exclusivamente digital. Portanto, não é mais necessário a AIDF.  

O fornecedor do produto ou serviço realiza a emissão da NF-e por meio de um emissor e envia ao comprador por e-mail. Simples, porém requer alguns cuidados.

A utilização do certificado digital é obrigatória. Ele é a identidade que vai permitir realizar as transações fiscais com segurança. Para obter um, é preciso entrar em contato com uma empresa certificadora habilitada para esse procedimento.

A nota fiscal também precisa ter uma representação gráfica e deve obedecer os critérios de escrituração fiscal. É aí que entra o arquivo XML da NF-e.

O que é o arquivo XML da NF-e? 

O arquivo XML da NF-e  - eXtensible Markup Language - é a versão digital da nota fiscal que corresponde ao padrão nacional de escrituração fiscal. Dessa forma, ela pode ser utilizada em todo o território nacional com segurança.

Quando você realiza uma compra, geralmente a empresa fornecedora envia um e-mail com a NF-e, que deve ser baixada no formato XML para depois ser convertida em PDF.

Para isso, é necessário um conversor de XML, que pode ser gratuito e que consegue digitar até 30 chaves de acesso ao mesmo tempo. É indicado usar uma plataforma que faça consulta de NF-e automaticamente e direto da Sefaz.

Assim, mesmo que você não tenha recebido um e-mail com o XML, é possível saber quais notas fiscais foram emitidas com o seu CNPJ.

Quais são as obrigações sobre o arquivo XML da NF-e? 

De acordo com a legislação, você precisa armazenar as notas fiscais eletrônicas por 5 anos mais o ano vigente. Essa obrigatoriedade serve tanto para garantia ou troca de produtos ou serviços quanto para o caso de uma fiscalização da Receita Federal.

Apesar da Secretaria da Fazenda ter conhecimento sobre todas as notas emitidas, ela deixa claro que é obrigação dos envolvidos numa transação comercial armazená-las pelo período indicado.

É importante ressaltar que não é necessária a impressão dos arquivos XMLs das NF-es  recebidas pela sua empresa. Todo esse processo digital foi criado exatamente para diminuir a quantidade de papel impresso.

Como armazenar os XMLs das suas NF-es? 

É muito mais seguro manter os arquivos fiscais armazenados em cloud computing, ou nuvem, pois, assim, a chance deles serem perdidos é quase nula.

Mas, se você arquiva essas XMLs apenas nos computadores corporativos e, por ventura, esses arquivos são perdidos, você não consegue recuperá-los. Assim, terá que contar com a sorte caso haja uma fiscalização da Receita Federal.

A própria Sefaz ressalta que o armazenamento digital desses arquivos, incluindo o backup, têm um custo muito inferior do que a sua guarda física, como era feito antigamente.

Quais são os benefícios do XML da NF-e? 

O gestor deve saber fazer uso da tecnologia sempre a favor do seu negócio. O arquivo XML da NF-e foi criado para integrar informações, diminuir custos com papeladas fiscais e agilizar os processos que antes demandavam muito tempo.

Assim, os recursos da empresa podem ser direcionados para o aumento de produção e melhorias nos serviços prestados.

As plataformas de armazenamento de XML permitem que os documentos fiscais fiquem bem mais organizados, já que é possível ter um controle diário e extrair relatórios a qualquer momento.

Dessa forma, o seu contador possui as informações necessárias para que não haja retrabalho e você tenha que arcar com taxas de parcelamento, impostos e multas. Assim, você terá maior domínio sobre o seu departamento de contas a pagar e também sobre o seu fluxo de caixa.

Como evitar fraudes com as suas notas fiscais? 

Ninguém está imune a tentativas de fraudes com documentos fiscais. Por isso, é preciso ter um controle rigoroso em relação às notas emitidas contra o seu CNPJ.

Ao observar o XML da NF-e, se você identificar algo que não corresponda às suas atividades, é possível fazer a Manifestação do Destinatário. Isso deve ser feito quanto antes com o apoio de uma plataforma de consulta às suas notas fiscais, que trará todas as informações que você precisa em poucos cliques.

O arquivo XML vai muito além de uma simples representação da nota fiscal eletrônica. Ele te permite obter conhecimento, gerar relatórios e traçar direcionamentos do seu negócio com base em informações precisas.

Se você precisa ter mais conhecimento sobre o arquivo XML da NF-e, aproveite para acessar esse infográfico que traz informações detalhadas sobre o assunto!

*Artigo produzido pela equipe do Arquivei.