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LEGISLAÇÃO
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Consulta de nota fiscal: como funciona o evento para cada tipo de nota?

Atualizado há mais de 1 semana

Você já ouviu falar em consulta de nota fiscal eletrônica? Sabe como funciona e como fazer? Conhece a diferença entre uma nota prestada e uma nota tomada?

Neste post, nós vamos responder a todas essas questões, e te mostraremos quão importante, é para um empreendedor, tornar esse processo o mais simples possível! Confira!

O que é a Consulta de Nota Fiscal Eletrônica?

A Consulta de Nota Fiscal Eletrônica é um procedimento utilizado para confirmar a validade de um documento na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda. Ela é utilizada por contadores, por exemplo, para a geração correta da guia de impostos que uma empresa deve pagar. 

Mas por que é importante descobrir se a nota foi autorizada ou não? 

Bom, uma justificativa se deve à escrituração contábil. Ela depende dessa informação para que, na hipótese de haver uma fiscalização pelo Fisco, a empresa tenha como provar a procedência do estoque, por exemplo.

Outra justificativa seria em casos de uma NFe denegada, que fica armazenada em seu banco de dados e pode te trazer muita dor de cabeça com a Sefaz devido a essa irregularidade. 

Vale dizer que consultas manuais podem ser feitas, mas existem soluções automáticas que permitem um trabalho mais eficiente e ágil nesse processo.

Neste guia, você conhecerá esses dois procedimentos e poderá escolher com mais sabedoria a como lidar com a consulta das suas notas. Acompanhe!

Nota Prestada X Nota Tomada: Qual a diferença?

O tomador de serviço é quem contrata o serviço, ou seja, a quem se destina o que foi adquirido. 

Assim, em um exemplo prático, se você é produtor digital, e está contratando o serviço de terceiros, você é o tomador.  Neste caso, cabe a eles emitirem uma nota do serviço prestado, sendo esta, ao seu ponto de vista, uma nota tomada.

No caso do prestador de serviço, como o próprio nome diz, é aquele que oferece algum tipo de serviço, de forma comercial, a alguém.

Desta forma, quando um cliente entra no seu site e compra um curso online, por exemplo, ele está adquirindo algo que você está oferecendo a ele. Portanto, você, como produtor digital é, neste caso, o prestador de serviço, e irá emitir uma nota prestada.

Como você pôde perceber, no mundo digital, afiliados e coprodutores representam os prestadores de serviço.

Ou seja, a nota prestada é aquela que a sua empresa emite. Já a nota tomada é o documento que emitem contra o seu CNPJ.

Como Consultar Notas Fiscais Eletrônicas manualmente?

Existem vários tipos de notas fiscais e, para cada modelo, há formas diferentes de se fazer essa consulta. Isso se deve ao fato de que a regulamentação pode ser diferente para cada região.

Neste tópico, elaboramos um guia para te mostrar como é feita a emissão manual em alguns lugares para os principais tipos de notas fiscais. Veja:

Como consultar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento emitido na Prefeitura em que está registrada a empresa do prestador. Saiba que cada município brasileiro tem legislações, layouts e regras diferentes — inclusive para a consulta desse tipo de nota.

De qualquer forma, é preciso entrar no sistema de emissão da sua prefeitura e fazer a consulta manualmente.

O prazo legal de disponibilidade para consulta de NFS-e é de 5 anos, como é o caso de Canoas-RS:

consulta-nfse-canoas-prazo

Porém, outros municípios possibilitam a consulta por período indeterminado, como São Paulo-SP:

consulta-nfse-são-paulo-prazo

Veja como funciona a consulta de uma NFS-e em Belo Horizonte-MG, na prática:

consultar-nfse-bh-1

Agora, para fazer a consulta em lote (mais de uma NFS-e), siga os passo:

consultar-nfse-bh-2

PS: no caso de BH, é preciso ter um certificado digital para consultar NFS-e. Essa exigência varia de cidade para cidade.

Quais são os desafios da consulta de Nota Fiscal de Serviço?

É a partir da consulta das notas fiscais emitidas que você consegue gerar a guia de impostos. E, é nessas horas que muitos empreendedores e contadores se metem em maus lençóis.

Imagine que hoje é o 20º dia do mês de janeiro, e o seu contador precisa consultar as notas emitidas para gerar a guia de impostos para o seu negócio. Se tudo der certo, você receberá o boleto e efetuará o pagamento.

Porém, no 23º dia, você faz 10 novas vendas e não avisa à sua contabilidade. Meses após isso acontecer, você é fiscalizado, e o Fisco detecta que não houve o pagamento dos impostos dessas 10 vendas.

As principais consequências dessa situação são:

  • retrabalho para gerar novas guias (contador);
  • necessidade de confirmar as informações e os relatórios de notas emitidas enviados pelos clientes (contador)
  • pagamento de multas (contribuinte);
  • prisão do contribuinte — casos mais graves (contribuinte).

Esses desafios geram inúmeros empecilhos em diversos negócios em todo o país.

Por isso, é muito importante que a comunicação entre o seu empreendimento e a sua contabilidade seja rápida e funcional.

Outro problema está relacionado às diferenças entre os sistemas de emissão utilizados pelas prefeituras. Como cada portal tem layouts e características distantes, é complicado consultar NFS-e manualmente. O retrabalho e os erros que acontecem nesse processo são fatais para quem deseja fazer o negócio crescer a atender clientes em todo o Brasil.

Em alguns casos, contadores reduzem o alcance de suas empresas, atendendo contribuintes de apenas algumas cidades.

Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A consulta de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser realizada no site da Sefaz. Para isso, basta:

  • acessar o portal da Fazenda;
  • selecionar o menu “Serviços” e a opção “Consulta NF-e Completa”;
  • digitar chave de acesso: número de 44 dígitos encontrado no Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica);
  • confirmar o captcha.
consulta-nfe

Você deve ficar atento ao prazo para consultar uma NF-e. O documento fica disponível durante 180 dias após a sua emissão. Segundo o Portal da Secretaria da Fazenda, após o término desse período, você tem acesso a apenas alguns dados:

  • Número;
  • Data de emissão;
  • CNPJ do emitente;
  • CNPJ do destinatário;
  • Valor;
  • Situação.

Como qualquer empresa pode ser alvo de fiscalizações, é essencial que você tome muito cuidado. Por isso, fique de olho e consulte as suas notas antes de ter problemas com o Fisco.

Como consultar uma Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)?

A Nota fiscal do consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento que passou por a ser implementado em todo país. 

O Estado de Santa Catarina foi último a se posicionar sobre o assunto. E, assim como o Estado de São Paulo e o Estado do Ceará exigem o uso de um equipamento físico para emissão e autorização da NFC-e — sendo eles, o SAT Fiscal e o MFE, respectivamente —, Santa Catarina resolveu por utilizar o DAF (Dispositivo Autorizador Fiscal), previsto para o ano de 2022.

Até lá, ficou estabelecido que os Equipamentos Emissores de Cupom Fiscal (EFC) poderão emitir a NFC-e, por meio do Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF), de versão mínima da ER-PAF-ECF 02.04.

Para isso, a autorização da NFC-e deverá ser obtida por meio do ambiente autorizador da Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS).

Curiosidade

Você pode conferir mais sobre o assunto em nossos posts: NFC-e em Santa Catarina

Por ser  uma nota relativamente nova, é comum que você não esteja familiarizado com a NFC-e, por isso, independentemente da cidade do seu negócio, é importante que você entenda como funciona a consulta deste documento fiscal. 

Na prática, existem duas opções de consulta: por chave de acesso e por QR Code. Acompanhe:

Consultar NFC-e por chave de acesso

Você deve entrar no site da Sefaz em que o documento foi emitido. Após isso, acesse o menu de “Consulta” e insira a chave de acesso. Veja o exemplo do estado do Paraná:

Consulta-NFC-e-Paraná

Consultar NFC-e por QR Code

O QR Code é um dos elementos obrigatórios de uma NFC-e. Ele é um código de barras 2D, que pode ser lido pela câmera de um celular ou de um tablet. O uso do QR Code na Nota Fiscal de Consumidor visa facilitar a verificação dos dados do documento.

Como existem diversos aplicativos gratuitos, a consulta de uma NFC-e por QR Code pode ser realizada por todo contribuinte a qualquer hora ou lugar.

Tenha em mente que existem ferramentas para automatizar essa consulta também.

O que fazer se a consulta de NFC-e não funcionar?

Antes de tomar qualquer atitude, você deve analisar se o documento foi emitido em contingência.

contingência NFC-e é utilizada quando o estabelecimento ou o PDV (Ponto de Venda) está com problemas de conexão à internet, ou há falhas de comunicação com a Sefaz.

Geralmente, o prazo de envio do XML da nota em contingência é de 24 horas, mas alguns estados permitem que isso ocorra até um dia útil após a emissão.

Por isso, você pode ter que esperar o fim desse período para ter sucesso na consulta da NFC-e. Se após esse prazo o problema persistir, o consumidor deve apresentar denúncia tributária segundo o Encat.

Curiosidade:

Alguns estados já permitem a consulta de NFC-e apenas com o uso do CPF. Como essa funcionalidade ainda é nova, existem certas limitações. No caso do Amazonas, por exemplo, apenas os proprietários de veículos registrados no Detran estadual podem fazer a consulta a partir do CPF:

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atenção

É necessário guardar os XMLs das suas notas fiscais consultadas por, pelo menos, 5 (cinco) anos. O tempo de armazenamento varia de acordo com a legislação tributária que rege a sua atividade. Em caso de dúvidas, pergunte ao seu contador.

Como Consultar de Nota Fiscal Automaticamente?

Ao ler este conteúdo, você entendeu mais sobre a consulta de nota fiscal e percebeu que como cada tipo de nota fiscal tem características diferentes e, por isso, é preciso ter cuidado ao consultá-las.

A NFS-e, por ser um documento municipal, pode causar muito estresse na rotina de certos e contribuintes profissionais, uma vez que existem milhares de cidades no Brasil. 

E, devido a isso, você acaba gastando muito tempo com o trabalho manual ao fazer a consulta de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Já quando se trata de NFC-e e NF-e, apesar de menos burocráticas, ainda assim exigem um esforço e energia da sua parte que poderiam ser utilizados em outras atividades.

Como você pôde observar, tanto o vendedor como o comprador da mercadoria podem acessar as informações de uma nota fiscal por meio de um portal específico do governo.

Porém, não seria mais prático se eles pudessem consultar o documento por meio de uma solução? 

Bom, de fato seria muito mais fácil, não é mesmo?

A boa notícia é que já existe um meio de fazer com que a sua empresa já possa começar a disponibilizar esse recurso, e a melhor parte: de um jeito muito mais simples e prático!

Com o eNotas Gateway você acompanha o que acontece com as notas fiscais, de até os últimos 12 meses, que envolvem suas empresas, independentemente da Prefeitura ou Sefaz.

Por meio de uma simples integração, você poderá monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas — é tão simples, que a estrutura do JSON é a mesma!

JSON

É tudo muito fácil e prático, todas as informações na ponta do código com apenas uma integração e você será capaz de monitorar todo o Brasil com zero-adaptação.

E tem mais! 

Com o Gateway, você conta com um detector de nota (emitida ou tomada) que te permite saber com quando uma nota foi cancelada e, a partir daí, tome ações rápidas para evitar problemas.

E aí, o que vai ser? Quer mesmo continuar consultando nota fiscais manualmente?



Conteúdo produzido em parceria com a Acce Contabilidade e a Tactus Contabilidade Online.

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!
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