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LEGALIZAÇÃO

Consulta de nota fiscal: como funciona o evento para cada tipo de nota?

Atualizado há mais de 3 semanas

A consulta de nota fiscal eletrônica é um procedimento que confirma a validade do documento na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda. Ela é utilizada por contadores para a geração correta da guia de impostos que uma empresa deve pagar. 

É muito importante que um empreendedor e o seu escritório de contabilidade tornem esse processo o mais simples possível. Contudo, algumas gestões enfrentam dificuldades, seja pela falta de comunicação, seja pelo envio de relatórios de notas emitidas incompletos.

Com a leitura deste conteúdo, você entenderá mais sobre o assunto, descobrindo as particularidades de cada nota fiscal.

Como consultar uma NFS-e?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento emitido na Prefeitura em que está registrada a empresa do prestador. Saiba que cada município brasileiro tem legislações, layouts e regras diferentes — inclusive para a consulta de NFS-e.

De qualquer forma, é preciso entrar no sistema de emissão da sua prefeitura e fazer a consulta manualmente.

O prazo legal de disponibilidade para consulta de NFS-e é de 5 anos, como é o caso de Canoas-RS:

consulta-nfse-canoas-prazo

Porém, outros municípios possibilitam a consulta por período indeterminado, como São Paulo-SP:

consulta-nfse-são-paulo-prazo

Veja como funciona a consulta de uma NFS-e em Belo Horizonte-MG, na prática:

consultar-nfse-bh-1

Agora, para fazer a consulta em lote (mais de uma NFS-e), siga os passo:

consultar-nfse-bh-2

PS: no caso de BH, é preciso ter um certificado digital para consultar NFS-e. Essa exigência varia de cidade para cidade.

Quais são os desafios da consulta de Nota Fiscal de Serviço?

É a partir da consulta das notas fiscais emitidas que você consegue gerar a guia de impostos. E é nessas horas que muitos empreendedores e contadores se metem em maus lençóis.

Imagine que hoje é o 20º dia do mês de janeiro, e o seu contador precisa consultar as notas emitidas para gerar a guia de impostos para o seu negócio. Se tudo der certo, você receberá o boleto e efetuará o pagamento.

Porém, no 23º dia, você faz 10 novas vendas e não avisa à sua contabilidade. Meses após isso acontecer, você é fiscalizado, e o Fisco detecta que não houve o pagamento dos impostos dessas 10 vendas.

As principais consequências dessa situação são:

  • retrabalho para gerar novas guias (contador);
  • necessidade de confirmar as informações e os relatórios de notas emitidas enviados pelos clientes (contador)
  • pagamento de multas (contribuinte);
  • prisão do contribuinte —casos mais graves (contribuinte).

Esses desafios geram inúmeros empecilhos em diversos negócios em todo o país.

Por isso, é muito importante que a comunicação entre o seu empreendimento e a sua contabilidade seja rápida e funcional.

Outro problema está relacionado às diferenças entre os sistemas de emissão utilizados pelas prefeituras. Como cada portal tem layouts e características distantes, é complicado consultar NFS-e manualmente. O retrabalho e os erros que acontecem nesse processo são fatais para quem deseja fazer o negócio crescer a atender clientes em todo o Brasil.

Em alguns casos, contadores reduzem o alcance de suas empresas, atendendo contribuintes de apenas algumas cidades.

Como consultar uma NF-e?

A consulta de NF-e pode ser realizada no site da Sefaz. Para isso, basta:

  • acessar o portal da Fazenda;
  • selecionar o menu “Serviços” e a opção “Consulta NF-e Completa”;
  • digitar chave de acesso: número de 44 dígitos encontrado no Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica);
  • confirmar o captcha.
consulta-nfe

Você deve ficar atento ao prazo para consultar uma NF-e. O documento fica disponível durante 180 dias após a sua emissão. Segundo o Portal da Secretaria da Fazenda, após o término desse período, você tem acesso a apenas alguns dados:

  • Número;
  • Data de emissão;
  • CNPJ do emitente;
  • CNPJ do destinatário;
  • Valor;
  • Situação.

Como qualquer empresa pode ser alvo de fiscalizações, é essencial que você tome muito cuidado. Por isso, fique de olho e consulte as suas notas antes que o

Como consultar uma NFC-e?

A NFC-e é um documento que está em implementação em todo país. Alguns estados já exigem a emissão do documento para todos os contribuintes, como o Paraná. Contudo, outros estados ainda não divulgaram as datas de obrigatoriedade, como a NFC-e em Minas Gerais.

Por isso, é comum que você não esteja familiarizado com a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.

Independentemente da cidade do seu negócio, é importante saber como funciona a consulta de uma NFC-e. Existem duas opções:

Consultar NFC-e por chave de acesso

Você deve entrar no site da Sefaz em que o documento foi emitido. Após isso, acesse o menu de “Consulta” e insira a chave de acesso. Veja o exemplo do estado do Paraná:

Consulta-NFC-e-Paraná

Consultar NFC-e por QR Code

O QR Code é um dos elementos obrigatórios de uma NFC-e. Ele é um código de barras 2D, que pode ser lido pela câmera de um celular ou de um tablet. O uso do QR Code na Nota Fiscal de Consumidor visa facilitar a verificação dos dados do documento.

Como existem diversos aplicativos gratuitos, a consulta de uma NFC-e por QR Code pode ser realizada por todo contribuinte a qualquer hora ou lugar.

Tenha em mente que existem ferramentas para automatizar essa consulta também.

O que fazer se a consulta de NFC-e não funcionar?

Antes de tomar qualquer atitude, você deve analisar se o documento foi emitido em contingência.

contingência NFC-e é utilizada quando o estabelecimento ou o PDV (Ponto de Venda) está com problemas de conexão à internet ou há falhas de comunicação com a Sefaz.

Geralmente, o prazo de envio do XML da nota em contingência é de 24 horas, mas alguns estados permitem que isso ocorra até um dia útil após a emissão.

Por isso, você pode ter que esperar o fim desse período para ter sucesso na consulta da NFC-e. Se após esse prazo o problema persistir, o consumidor deve apresentar denúncia tributária segundo o Encat.

Curiosidade:

Alguns estados já permitem a consulta de NFC-e apenas com o uso do CPF. Como essa funcionalidade ainda é nova, existem certas limitações. No caso do Amazonas, por exemplo, apenas os proprietários de veículos registrados no Detran estadual podem fazer a consulta a partir do CPF:

consulta-nfce-amazonas-1

Atenção!

É necessário guardar os XMLs das suas notas fiscais consultadas por, pelo menos,  5 (cinco) anos. O tempo de armazenamento varia de acordo com a legislação tributária que rege a sua atividade. Em caso de dúvidas, pergunte ao seu contador.

Ao ler este conteúdo, você entendeu mais sobre a consulta de nota fiscal. Como cada tipo de nota fiscal tem características diferentes, é preciso ter cuidado ao consultá-las.

A NFS-e, como é um documento municipal, pode causar muito estresse na rotina de certos e contribuintes profissionais, como os contadores. Já que existem milhares de cidades no Brasil, é preciso gastar tempo com trabalho manual ao fazer a consulta de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Quando se trata de NFC-e e NF-e, você pode utilizar soluções que fazem a consulta automaticamente.

E você, ainda tem alguma dúvida sobre a consulta de nota fiscal? Conta para a gente no espaço abaixo!

Conteúdo produzido em parceria com a Acce Contabilidade e a Tactus Contabilidade Online.

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!
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