Validação de nota fiscal: o que é e como funciona

Atualizado há mais de 1 semana

Todo o processo tributário no Brasil é complexo, mas não há como negar que muitas dessas burocracias são necessárias para a lisura de transações comerciais. É o caso da validação de nota fiscal.

Essa é uma operação realizada, muitas vezes, por bancos ou até mesmo outras empresas, para garantir que determinada movimentação foi feita de maneira legal.

Se você ainda não sabe o que exatamente é a validação fiscal ou para que ela serve, neste texto você entenderá tudo sobre o assunto. Confira!

O que é validação de nota fiscal?

Trata-se da operação que checa se todo o processo envolvido na emissão de notas foi feito de maneira legal.

Normalmente, é um processo que envolve um terceiro envolvido na transação de compra e venda que exigiu uma emissão de nota.

Isso porque, na emissão, há quem emite e o destinatário da nota. Esses não possuem problemas para acessar determinada NFe. Esses dois possuem acesso ao arquivo XML da nota.

A validação acontece com a assinatura digital que o emissor necessariamente possui e pela autorização da SEFAZ.

Contudo, quando o processo envolve banco, contadores ou mesmo outras empresas, eles precisam se certificar que tudo está correto com a movimentação e para isso devem seguir certos procedimentos protocolares.

Para isso, eles devem acessar a nota com uma chave de acesso da própria NFe.

ATENÇÃO: se houver qualquer erro na hora da emissão da nota, a SEFAZ invalida o documento no ato. São alguns fatores para isso acontecer e o emissor deve se atentar a mensagem transmitida pela secretária do seu estado e conferir todas as informações prestadas.

Para que serve a validação de nota fiscal? 

Como você leu, a validação de nota fiscal certifica que o documento é legal. Ou seja: seguiu todo o processo de emissão com todas as informações corretas.

Ainda, validar a nota fiscal é fundamental para empresa e seu cliente. O primeiro ponto de importância da operação é que o emissor se mantém legalizado junto ao Fisco, evitando qualquer tipo de problema legal com o órgão.

A operação permite corrigir imediatamente qualquer tipo de informação errada na emissão, logo, evita o retrabalho de se fazer uma nova.

Como fazer a validação de nota fiscal? 

Nem todos conseguem verificar se uma nota é válida. Para isso, o envolvido precisa ter a chave de acesso da NFe.

Com ela em mãos, há ao menos 4 formas, online, de se fazer a validação de nota fiscal.

Site da Secretaria da Fazenda do Estado

Uma das formas mais simples e eficientes de se validar a nota fiscal é pelo Site da Secretaria de Fazenda do seu Estado.

Para isso, basta acessar o site respectivo do seu estado ou do Distrito Federal — e preencher os dados que ele pede.

Lembrando que essa é uma demanda estadual. Por isso, o site varia de acordo com o estado onde o emissor está sediado.

Portal da nota fiscal

Outro meio bastante simples de fazer a validação da nota fiscal é pelo Portal da Nota Fiscal.

No site do portal, você precisa acessar a opção Consultar NFe, digitar a Chave de Acesso, validar o Captcha e visualizar a nota.

Não custa lembrar: se você não é o emissor nem o destinatário da nota, precisará sempre da chave de acesso da NFe.

Serpro

O Serviço Federal de Processamento de Dados é mais uma opção para você validar a nota fiscal. O Serpro é disponibilizado pelo Governo Federal.

Ainda que essa seja uma opção, há algumas restrições. Na Portaria 519 de 2020, o primeiro artigo diz ser vedado “o acesso ao conjunto de dados e informações relativos à Nota Fiscal Eletrônica por Terceiros”.

Em outras palavras, quem não é o emissor nem o destinatário não tem acesso total às informações da NFe. Para isso, a empresa deverá ter o certificado digital do emissor ou do destinatário.

Insistir nesse caminho para validar a Nota Fiscal é vantajoso pela rapidez se comparado aos processos dos outros últimos — sobretudo porque, por eles, há apenas a possibilidade de consultar apenas uma NFe por vez. 

Sistemas de integração de consulta de notas

Outra maneira de validar uma nota fiscal é com softwares fiscais. Ter integradores fiscais como o Gateway da eNotas possibilita se integrar a todos os sistemas de emissão do país.

Trata-se de um poderoso API REST que permite em tempo quase real tudo o que envolve as notas fiscais nas quais sua empresa tem acesso.

Em quais casos é necessária a validação de nota fiscal?

A validação da nota fiscal é necessária sempre que uma for emitida. Essa primeira checagem é realizada quando o emissor envia a emissão à Sefaz.

O que dá a ideia de que se uma nota é emitida ela é válida, certo? Bom, nem sempre. O primeiro cenário a se pensar é na falsificação e a validação pode evitar cair nesse golpe.

Uma NFe também pode ser uma nota fria, cancelada ou substituída, mais uma vez, exigindo a validação para autenticar o documento.

Seja qual for o caso, é fundamental que uma empresa sempre certifique que a nota fiscal em sua posse e, principalmente, que envolva seu nome, garanta que ela é autêntica.

Para você que emite nota com bastante volume e de maneira não automatizada, essa validação será necessária porque certamente seu negócio está propenso a cometer mais erros. Exceto se você usar o Emissor da eNotas. Conheça agora mesmo e tenha um processo rápido, seguro, eficiente e possa emitir seus documentos já com a validação de nota fiscal!

Jornalista e apaixonada por produzir conteúdo nos mais diferentes formatos. Nas horas vagas, é fotógrafa, viajante e mãe de suculentas.

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