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1. A partir do arquivo XML das notas fiscais

Enviar o arquivo XML das notas é uma das maneiras mais utilizadas no mercado, que geralmente acontece todo final ou início de cada mês. Essa data vai depender de como o seu contador prefere e deve seguir algumas características da prefeitura.

Mas, como funciona isso na prática? Você baixa um um ZIP com todos os arquivos XML das suas notas fiscais eletrônicas emitidas em um determinado mês e envia para o seu contador.

Assim, ele pode importar para o próprio sistema dele e gerar automaticamente a sua guia de imposto.

Se a sua empresa for do Simples Nacional, confira este post que explicamos como fazer o pagamento dos seus encargos.

Nesse caso, se você utiliza uma plataforma de emissão automática de nota fiscal eletrônica, como o eNotas, você consegue gerar esse arquivo dentro do nosso sistema com 1 clique.

2. Gerar um arquivo CSV ou Excel com os dados das notas

A segunda forma do contador gerar o seu imposto é enviando para ele um arquivo CSV ou planilha Excel com as informações completas.

Com o eNotas, por exemplo, você tem acesso ao CSV com todos os dados das notas fiscais eletrônicas através da visão do contador, o que evita problemas na gestão da sua empresa. 

Depois disso, basta encaminhar o arquivo para a contabilidade que conseguirá emitir a sua guia de imposto.

3. Buscar no site de cada prefeitura (mais recomendada)

A terceira maneira é o acesso às notas fiscais pelo site da própria prefeitura.

Essa é a forma mais recomendada por nós, pois ela não depende de você e a responsabilidade não recai sobre a sua empresa. Vamos explicar melhor.

Quando a prefeitura permite que o próprio contador busque os documentos no seu site, o compromisso de levantar as informações fiscais é do profissional.

Mas, como isso funciona? Você emite as notas de serviço e o contador tem acesso a elas pelo portal da prefeitura.

Suponhamos que você emitiu mil notas em junho. Então, no início de julho ou no final de junho o seu contador entra no site da prefeitura e busca os documentos gerados.

E isso funciona independentemente da forma como você emite suas notas, seja automaticamente pelo eNotas ou por outro emissor de NFS-e ou ainda, no próprio site da prefeitura.

Por que essa prática é a mais recomendada?

Dessa forma, você não corre o risco de deixar de mandar para o contador algumas informações que podem fazer com que ele gere uma guia desatualizada.

Por exemplo, você emitiu R$1.000 em notas fiscais no site da prefeitura e R$100 mil no eNotas. Aí, por algum descuido, você informa ao seu contador apenas o valor gerado no eNotas e se esquece do que foi emitido pelo site da prefeitura.

Com isso, essa quantia não vai para a sua guia de impostos e quando você perceber terá que pagar multas e taxas de parcelamento para regularizar a situação.

Portanto, essa solução costuma ser a mais eficiente. Como ela não depende tanto de você na hora de gerar a guia do imposto, são menores as chances de se complicar com o fisco.

Porém, é preciso verificar se a prefeitura permite essa ação, pois cada uma funciona de uma maneira. Então, não temos como ter certeza que todas elas estão aptas a essa facilidade.

Encontre a melhor opção para o seu negócio

Veja quais das opções listadas é a melhor para o seu negócio. Converse com o seu contador e compreenda qual é a maneira que ele costuma trabalhar.

Se for possível, o melhor é buscar os documentos fiscais no site da prefeitura. Mas se essa alternativa não for viável, envie o arquivo em XML ou CSV para o seu contador.

E aí, gostou do nosso post? Já sabe como acessar as suas notas fiscais eletrônicas facilmente? Então, aproveite saber como evitar atrasos nos pagamentos dos seus clientes.