O que é certificado digital e como ele pode profissionalizar o seu negócio?

Você sabe o que é certificado digital?

Esse termo tem se tornado cada vez mais comum no universo dos empreendedores, principalmente daqueles que estão em crescimento e necessitam emitir muitas notas fiscais eletrônicas.

É isso mesmo! Quem precisa emitir notas fiscais eletrônicas, na maioria dos casos, deve ter um certificado digital. Ele será o reconhecimento da empresa diante dos órgãos públicos, como a Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) ou do município (prefeitura).

Mas, apesar de termos financeiros e contábeis assustar as pessoas, estamos aqui para descomplicar a sua vida. Não se preocupe!

Nesse post, você vai encontrar tudo o que deve saber sobre certificado digital e o principal: compreender a importância dele para o seu negócio.

Bateu aquela ansiedade? Então, não perca tempo e continue lendo!

Afinal, o que é certificado digital?

O certificado digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, sendo também utilizado como assinatura de documentos digitais, como contratos e notas fiscais eletrônicas. Nesse último caso, o órgão fiscalizador (prefeituras ou estados) vai apurar se as informações são corretas e verídicas. 

Por exemplo, se você emitir uma nota fiscal de serviço, precisará confirmar as informações transmitidas à prefeitura para que ela possa validá-las. Essa é uma exigência da maioria dos municípios.

O certificado é um dispositivo que garante segurança e integridade dos dados na hora de emitir a sua nota fiscal eletrônica. É importante ressaltar que não são todas as prefeituras que exigem o certificado digital, mas essa é a realidade em grande parte delas.

Pra que serve o certificado digital?

Você já sabe a definição de certificado digital, mas agora é hora de entender pra que ele serve. Além de ser um mecanismo de identificação, ele também é utilizado como uma assinatura, que tem validade jurídica e fiscal.

Suponhamos que você esteja emitindo uma nota fiscal de serviço. Assim, ao verificar o conteúdo do documento, o certificado digital o assina e retorna um código com a validação, que é único e específico para cada emissão.

O que isso quer dizer? Que se houver qualquer tipo de alteração no conteúdo passado para o certificado, o código se torna inválido. Por isso, a segurança é um dos principais benefícios, já que o conteúdo (o XML da nota fiscal, por exemplo) precisa estar exatamente da maneira que foi informado ao órgão.

Dessa forma, durante uma fiscalização, a prefeitura ou a Sefaz pode identificar alterações indevidas nos documentos fiscais. 

Outro interessante benefício do certificado digital é a possibilidade de ​assinar contratos. Ao invés de perder tempo e dinheiro com transporte de documentos, plataformas como Clicksign ou DocuSign fazem esse trabalho de forma rápida, prática e online.​

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem dois tipos de certificados digitais: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital, que é instalado na máquina ou no emissor de notas fiscais eletrônicas e tem validade de 1 ano. É esse modelo que utilizamos aqui no eNotas e em breve você vai entender o motivo disso.

Já o A3 é um dispositivo físico ou token, semelhante a um pen drive, e tem validade de 1 ou 3 anos.

Também existe o modelo de cartão, parecido com o cartão de memória, que deve ser acoplado em um dispositivo para conectar ao computador. Portanto, você vai precisar de uma leitora de certificado digital para utilizá-lo.

Qual é o certificado ideal para você?

Aqui no eNotas, como já dissemos, utilizamos o modelo A1 e acreditamos que esse é o melhor certificado para qualquer tipo de negócio. Ele é caracterizado por sua facilidade de uso, segurança que oferece e a possibilidade de automação dos processos, como o de nota fiscal eletrônica.

Continue acompanhando para entender melhor!

Segurança

Muitos acreditam que o modelo A3 é mais seguro, pois é um dispositivo físico. Porém, quando você for utilizá-lo, é preciso que o certificado esteja fisicamente presente, ou seja, você precisa carregá-lo para todo lado.

Além disso, toda vez que for acessá-lo, é preciso digitar a senha. Portanto, se você delegar a função de emitir notas fiscais eletrônicas a um funcionário, será preciso passar a senha a ele.

Isso não é aconselhável, já que ele pode fazer diversas ações, até mesmo dar “baixa” na sua empresa. Você não quer se sentir ameaçado, não é mesmo?

Além disso, esse modelo não pode ser inserido em uma plataforma de emissão de notas fiscais eletrônicas automáticas, ao contrário do certificado A1. 

Facilidade

A principal facilidade do A1, sem dúvida, é que você não precisa ficar carregando absolutamente nada. Basta instalar apenas uma vez na sua máquina e você consegue ter acesso a ele de qualquer lugar do planeta. Interessante, não?

Assim, você não fica preso a um dispositivo físico na hora de emitir as notas fiscais eletrônicas ou fazer qualquer outra ação que demande essa assinatura.

Afinal, estamos na era digital e tecnologia deve ser utilizada a nosso favor!

Um detalhe importante: faça o backup do arquivo de seu certificado. Essa é uma precaução, pois se o seu computador parar de funcionar, dificilmente você conseguirá reavê-lo.

Automação

Para facilitar a sua vida, alguns emissores de nota fiscal eletrônica, com o eNotas, gerenciam o seu certificado digital dentro da própria plataforma.

Assim, você, como administrador, digita a senha apenas uma vez e os dados são criptografados dentro do sistema.

Depois disso, você pode delegar a função para outra pessoa que não terá acesso a essa senha.

E tem mais: é possível emitir as suas notas fiscais enquanto estiver dormindo. Impossível? Não mesmo!

O eNotas possui um software que trata automaticamente de qualquer problema que você possa a ter com a prefeitura, como instabilidade no sistema ou o próprio portal ficar fora do ar.

Como os dados do certificado digital já estão dentro da plataforma, ela mesmo vai reenviando para a prefeitura até que a transação seja concluída. Você pode desligar a máquina ou até mesmo dormir.

Dessa maneira, você não precisa nem instalar o certificado no seu computador, apenas inseri-lo dentro do eNotas.

Diferenças entre A1 e A3

A1:
  • Arquivo digital;
  • É possível acessar de qualquer lugar;
  • Não precisa passar a senha a terceiros;
  • Integra facilmente com um emissor de nota fiscal eletrônica;
  • Em alguns casos, não tem necessidade de instalar na máquina, apenas no sistema para gerar nota fiscal.

A3:
  • Dispositivo físico parecido com um pen drive ou cartão de memória;
  • Deve estar sempre conectado ao computador;
  • É preciso transportá-lo quando for utilizar;
  • Toda vez que acessá-lo, é preciso digitar a senha;
  • É necessário passar a senha a terceiros, caso o trabalho seja realizado por eles;
  • Não se integra a softwares de emissão automática de nota fiscal eletrônica.

Onde comprar o seu certificado?

Se você procurar no Google onde comprar o seu certificado, vai ver que várias opções vão aparecer, mas tenha cautela. Muitas certificadoras exigem a instalação de diversos programas, que, na maioria das vezes, são uma chatice e desnecessários.

Nós, do eNotas, indicamos um parceiro que faz o serviço de forma rápida e ainda oferece um suporte de qualidade. Se quiser emitir seu certificado A1 facilmente, acesse aqui.

Além dele, você ainda pode conseguir o seu certificado em outras empresas, como os Correios, a Certisign, a Valid, a Boa Vista, etc.

Você realmente precisa do certificado digital?

Como já dissemos, grande parte das prefeituras exige o certificado digital para emitir suas notas fiscais eletrônicas de serviço (NFS-e). Por outro lado, se você gerar a nota fiscal de produto (NF-e), ele é obrigatório em todas situações.

Porém, alguns órgãos municipais utilizam outros métodos de verificação e permitem fazer o trabalho manualmente (uma a uma) dentro do próprio site, sem a necessidade da certificação.

Na Prefeitura de São Paulo, por exemplo, essa possibilidade existe apenas para empresas optantes pelo Simples Nacional.

Alto volume de notas fiscais eletrônicas

O que acontece quando a sua demanda e as suas vendas aumentam? Você precisa prestar contas do seu negócio. Logo, o número de notas fiscais também aumenta. Então, fazer o processo manualmente torna-se uma tarefa totalmente inviável.

Aí será o momento de contratar um software gerador de notas fiscais automáticas.

No caso do eNotas, assim que um novo cliente entra na plataforma, uma verificação é realizada para conferir se há necessidade do certificado digital, de acordo com a prefeitura correspondente.

Conte com o apoio do seu contador

Se você ainda tiver alguma dúvida ou precisar de uma orientação, não hesite em procurar o seu contador. Ele é o seu braço direito e é a pessoa mais aconselhada para sanar questões relacionadas à legalização do seu negócio.

Pontos importantes

Se você chegou até aqui, já sabe alguns pontos importantes, que vamos retomar agora:

  • Certificado digital é uma identificação que representa a empresa ou pessoa física diante dos órgãos fiscalizadores, como prefeituras ou Sefaz.
  • O certificado digital é uma exigência de grande parte das prefeituras em relação às notas fiscais eletrônicas de serviço.
  • O ideal é adquirir o certificado A1, que é um arquivo digital, já que não precisa ficar carregando dispositivo físico e pode acessá-lo de qualquer lugar.
  • Fazer a integração com algum emissor de notas fiscais, como o eNotas, facilita o seu dia a dia, pois os documentos são gerados automaticamente.
  • Tenha atenção ao comprar o seu certificado. Busque empresas confiáveis e que prestam um atendimento de qualidade.

O certificado digital se tornará uma peça básica na profissionalização, automação e crescimento do seu negócio. É com ele que você vai emitir as suas notas fiscais eletrônicas e ainda fazer diversas outras ações relacionadas à contabilidade da sua empresa.

Mas, lembre-se: esqueça tarefas manuais, busque sempre soluções para automatizar os seus processos. Com isso, você ganha mais tempo e consegue trabalhar para atingir as suas metas e conquistar mais clientes.

E aí, o que achou do nosso post sobre certificado digital? Ainda ficou alguma dúvida? Então, deixe o seu comentário que teremos o prazer em ajudar!​

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