Acompanhe o nosso post e descubra a importância da Gestão Fiscal para o seu negócio e como se tornar uma empresa top performance!
A partir do avanço da tecnologia a automação de tarefas passou de uma mera tendência para algo fundamental para todas as empresas que desejam competir no mercado dos negócios.
E, dentro desse cenário, os setores fiscais e contábeis têm sido um dos mais visados, visto a tantas burocracia que existem no Brasil.
Por conta disso, bolamos este artigo de modo a explicar como realizar uma Gestão Fiscal de uma forma mais eficiente, garantindo muito mais confiabilidade com menos esforço. Confira!
O que é Gestão Fiscal?
A Gestão Fiscal é um meio de gerenciar todas as informações relacionadas às etapas, de recebimento de notas e mercadorias, reduzindo os riscos e garantindo o cumprimento das obrigações fiscais de forma antecipada, transparente e confiável.
Por causa disso, trata-se também de uma estratégia que o gestor pode utilizar para cumprir as metas que foram definidas.
Para exemplificar o cenário, imagine a seguinte situação:
Sua empresa está vendendo bem e tem cerca de 350 novas notas fiscais emitidas contra seu CNPJ toda semana. Todos sabemos que existe um processo padrão para o recebimento dessas notas e até das mercadorias, qual seja:
- Realização da compra de algum produto (por meio do departamento de compras ou pessoa responsável)
- O fornecedor emite a NF-e
- A mercadoria chega e é necessário conferir o DANFE
- A validação tributária das informações da NF-e é feita
- A escrituração da nota é realizada no ERP
- E por fim, há o fechamento fiscal para entrega do SPED
A partir daí, você precisa fazer as seguintes reflexões:
- Quem irá cuidar da verificação das Notas Fiscais?
- Quantas pessoas são necessárias para tratar esse volume de documentos?
- Quanto tempo uma nota demora para ser verificada e escriturada?
- Quantas notas você deixa de receber porque a pessoa responsável, seja o fornecedor ou o colaborador que recebeu a mercadoria, deixou de te enviá-las?
- Quando uma nota não é recebida, quais são os impactos que essa quebra traz ao fluxo e o que é feito para resolver a situação?
E olha, é claro que podemos continuar fazendo várias perguntas nesse sentido, mas a ideia é simplesmente te mostrar a forma de pensar para que você consiga começar a modelar a sua gestão dentro da empresa.
A manifestação do destinatário é uma ação importante para que você tenha ciência sobre operações realizadas e de todas as notas fiscais tomadas (emitidas contra seu CNPJ).
Mas você sabe qual o perigo de se fazer a Manifestação do destinatário automática? Entenda agora mesmo o porquê você não pode deixar acontecer na sua empresa!
Quais são os erros de gestão fiscal mais comuns nas empresas?
Talvez o erro mais comum é buscar por uma tecnologia de automação sem antes estruturar a parte de gestão.
E quando isso acontece, você terá cenários do tipo:
- Correria atrás de fornecedores e responsáveis por compras, para descobrir onde está o documento fiscal;
- Dúvidas sobre negociações já realizadas, mas que não podem ser fiscalmente sustentadas;
- Confusão ao perceber que a empresa talvez não consiga pagar o boleto relacionado a alguma Nota Fiscal.
Bom, depois de dizer isso, você pode estar se perguntando:
“Então como é feita a gestão fiscal nas grandes empresas?”
É exatamente isso que vamos explicar no próximo tópico. Acompanhe.
Como funciona a Gestão Fiscal das empresas top performance?
Para começo de conversa, o processo fiscal é desenhado pensando:
- Nas ferramentas que irão automatizar a gestão e a execução de certas atividades;
- Quais treinamentos precisam ser aprimorados e como;
- As pessoas começam a trabalhar com inteligência de dados e deixam as tarefas manuais para a máquina.
Para ilustrar a visão, acompanhe abaixo como seria a otimização em cada uma das etapas típicas do processo de Gestão Fiscal:
1. Compra de mercadorias
O departamento fiscal participa desse processo mantendo a base tributária do ERP atualizada, o que garantirá que o pedido de compras estará completo e de acordo com a legislação.
2. Recebimento da nota
Agora, o departamento fiscal acaba de receber os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa, sem depender do fornecedor enviá-los.
O objetivo aqui é, justamente, apurar o grau de confiabilidade daquela informação com o pedido de compra. Ou seja, um trabalho preventivo.
Assim, o que valida esta etapa é a confirmação de que para aquela nota existe um pedido e uma compra no CNPJ emitente.
A solução de mensageria fiscal é integrada com o ERP e a entrada dos documentos é feita de forma automática a partir de um evento específico configurado pelo agente integrador. Nesse momento, já pode ser realizada a manifestação do destinatário.
3. Validação Tributária
As ações de validação tributária nas top performance são realizadas antes do fornecedor enviar a mercadoria e de forma automatizada.
Assim, a empresa consegue entrar em contato com o fornecedor sobre alguma inconsistência na nota a tempo e fazer a correção.
Essa mudança parece simples mas tem um impacto gigantesco, já que, o gestor fiscal consegue apurar ao máximo as informações tributárias das notas em tempo hábil.
Assim, é possível solicitar ao emitente do documento uma alteração ou até mesmo o cancelamento ou a emissão de um nova nota dentro dos padrões.
Ebook: As 18 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica
4. Recebimento de mercadoria
Ao receber a mercadoria (atividade que não pertence ao departamento fiscal), o responsável faz conferência com um leitor de código de barras na nota que realiza uma manifestação do destinatário daquela nota e o departamento fiscal acompanha essa informação.
Porém, numa gestão mais eficaz, a manifestação do destinatário também pode ser realizada no “recebimento fiscal”. Assim, o departamento fiscal pode aplicar manifestações contrárias caso houver divergências que não foram apuradas antes.
5. Escrituração do documento no ERP
Aqui, a solução de mensageria permite que o usuário faça um download dos XMLs dos documentos e o usuário realiza uma importação destes no ERP.
6. Fechamentos fiscais / Entrega do SPED
Nessa etapa, o gerente fiscal não fica sobrecarregado, porque:
- Ele tem todas as notas emitidas contra o seu CNPJ;
- Sua equipe, com a ajuda de ferramentas e processos, realiza apurações preventivas nos documentos fiscais. Para o gestor, resta apenas corrigir poucas coisas eventuais que surgirem;
- A verificação dos erros no SPED acontece de forma simples e rápida o que permite entregar suas obrigações no prazo.
Como começar uma gestão fiscal de alta performance?
A grande sacada aqui é entender qual é o seu cenário atual. Mas para isso, é preciso que seja feita uma análise de modo que te traga ciência de onde estão os maiores gargalos e maiores oportunidades de melhoria.
Uma dica de boa prática é começar respondendo àquelas perguntas feitas logo no início do artigo. Elas representam um bom start para você começar a desenvolver ideias de otimização.
A partir daí você deve definir um objetivo concreto, como por exemplo:
Ter uma visão nítida das notas fiscais que estão sendo emitidas contra meu CNPJ e em que etapa do meu processo de recebimento elas estão.
E caso encontrar inconsistências nesses documentos, ser possível acompanhar em tempo real:
- Quem está resolvendo?
- Quando será resolvido?
- Qual a última atividade executada para resolver a situação?
Com isso definido, o próximo passo fica ainda mais claro: traçar um plano de ação para mudar a realidade atual e chegar ao objetivo definido.
Quando as peças dentro do departamento fiscal estiverem funcionando, seu foco será acompanhar e avaliar as pessoas do seu time e seus desafios.
E falando em automação, saiba que por meio da consulta e monitoramento de notas fiscais, você irá economizar tempo e, ainda, garantirá mais segurança para o seu negócio, já que o trabalho automático não estará sujeito a esquecimentos ou erros humanos.
Além do mais, não importa qual o porte da empresa, estar de olho nas notas fiscais emitidas contra o CNPJ é fundamental para evitar problemas com o Fisco.
Vale reforçar que qualquer descuido relacionado à emissão incorreta ou cancelamentos de notas é um fato a se atentar, pois essas situações podem causar muita dor de cabeça quando você tiver de declarar suas movimentações junto à Receita Federal.
E, dentro desse cenário, pensando em facilitar todo esse processo, surge o eNotas Consulta, uma ferramenta capaz de monitorar suas notas fiscais na velocidade da luz!
Por aqui, você será capaz de consultar as notas fiscais dos últimos 12 meses em poucos segundos a qualquer momento - é síncrono, é automágico!
Uma simples integração te permite monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas, com zero adaptação!
São vários os benefícios! Chega de esquentar a cabeça por não conseguir monitorar suas notas fiscais e ser pego de surpresa na virada do mês pela instabilidade do sistema prefeitura, e ficar tendo de passar por uma aventura para deixar a sua contabilidade em dia.
Detector de nota cancelada
Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada para você tomar ações rápidas e evitar dores de cabeça.
E também de nota emitida!
Seja um espelho da prefeitura, fique sabendo de todas as notas fiscais emitidas/canceladas pelas empresas de seus clientes quase em tempo real — mesmo se a prefeitura estiver fora do ar!
Não há a necessidade de certificado digital na maioria das cidades!
Ficou simples incluir muito mais empresas no seu monitoramento já que o certificado digital é opcional em centenas de cidades.
A lição mais importante: Não deixe para depois!
Recorrer a uma solução eficiente e escalável permite que sua empresa perca menos tempo com rotinas burocráticas.
Esse é o momento de deixar as dores e as preocupações para trás e seguir o caminho automatizado.
em Belo Horizonte, desde 2011.