Como fazer gestão de contas a pagar e receber?

Atualizado há mais de 3 semanas

Há algo em comum em toda empresa, mesmo aquelas de segmentos e portes diferentes: todas têm contas a pagar e receber.

O assunto parece ser bem simples de ser entendido, não é? Pois, é mesmo. O grande desafio está em entender como fazer a gestão dessas contas para que o negócio seja lucrativo. E de maneira saudável. 

Por isso, não subestime esse tema e siga a leitura.

O que são contas a pagar e receber?

A palavra saudável não foi usada à toa ainda há pouco. Afinal, as contas a pagar e receber ajudam a manter as finanças de uma empresa sadia. 

A diferença entre as duas pode parecer fácil de saber, mas é necessário reforçá-la. 

A pagar

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras de um negócio. Ou seja, tudo aquilo que ela precisa… pagar!

São exemplos de contas a pagar:

  • Impostos;

  • Salários;

  • Manutenção de equipamentos;

  • Compras de insumos;

  • Pagamentos de fornecedores;

  • Contas de água, luz, internet e telefone;

  • Aluguel.

Esses são apenas alguns exemplos. Como você deve imaginar, essa lista pode variar conforme a empresa. 

É importante salientar que essas contas podem ser fixas — ou seja, pagas todo mês, como aluguel e salário — ou variáveis, que dependem de demanda, como manutenção e compras de insumos.

A receber

Já as contas a receber são tudo aquilo que representa dinheiro entrando na empresa. Elas podem ser:

  • Vendas;

  • Mensalidades;

  • Títulos de créditos;

  • Promissórias a favor da empresa.

Aqui, é importante dizer que as contas a receber podem ser os aumentos, que é quando há muitos registros de entrada, ou as reduções, quando há baixas nas vendas, por exemplo. 

Essa mecânica entre as contas a pagar e a receber é realizada com um equilíbrio em que sempre há mais a receber do que a pagar. Dessa forma, você garante lucro para empresa. 

Como fazer a gestão de contas a pagar e receber?

Para isso, é preciso fazer um bom fluxo de caixa. Ele é realizado por controles rígidos em todas as áreas da empresa, mas claro, com um olhar melhor para a financeira. 

É preciso fazer um levantamento completo sobre todas as obrigações financeiras, das maiores às menores.

Esse levantamento também detalha tudo sobre as contas, desde prazo de vencimento, seu valor, a forma de pagamento e as parcelas — quando elas existirem.

Dessa forma, você consegue mapear os custos de sua operação e do que é necessário para equilibrar as contas, justamente com aquelas a receber. 

Também desse jeito, você pode priorizar as contas mais urgentes, para evitar multas.

Assim, você consegue aplicar investimentos, reduzir custos e até mesmo fazer uma nova precificação, se for necessário.

As contas a receber também devem ter um rígido controle, com as cobranças dos devedores e das mensalidades (quando for o caso) e com a elaboração de estratégias de incentivo a pagamentos adiantados.

Nesse sentido, faça um planejamento a longo prazo de suas finanças para sempre saber o que você pode investir ou não.

Outro aspecto que não pode sair do seu radar é o estoque. Ele precisa ser bem gerenciado, com mercadorias monitoradas para saber se há um bom fluxo entre elas, garantindo que nenhum produto fique parado por muito tempo lá. 

3 formas de automatizar o processo de contas a pagar e receber 

Como você pode ter notado, saber a diferença entre contas a pagar e receber é fácil de ser compreendida. 

Tudo se complica quando a gestão delas entra em cena. Você pode facilitar com automatização. Conheça X formas para isso. 

Adote a tecnologia

A primeira dica é, talvez, a mais óbvia. Mas, mesmo assim, é importante ser dada. A tecnologia hoje é um investimento necessário. 

Com a tecnologia, sua empresa alavancar a produtividade da equipe financeira, já que a adoção de métodos eletrônicos desburocratiza o setor, eliminando processos manuais e até mesmo as planilhas de Excel.

Invista em ERPs

Com a adoção de tecnologias, sua empresa perceberá que as ERPs são uma solução bem eficaz para fazer uma gestão completa do negócio, incluindo, claro, a de contas a pagar e receber.

Esses sistemas de automação não só dão uma gestão completa para a sua empresa como ainda dão segurança aos dados, integra os setores, fazendo com que, por exemplo, seu fluxo de caixa esteja ajustado ao seu estoque

É claro que com um ERP outros controles podem ser feitos, como o de inadimplência de clientes, o acompanhamento das contas a vencer… tudo que, ainda, possa contribuir para o seu planejamento financeiro.

Cuide das emissões de suas Notas Fiscais

E, antes de terminar, é fundamental falar de um dos documentos mais importantes para a vida contábil e fiscal de uma empresa: a NF.

Para ter uma boa gestão de contas a pagar e receber, as notas fiscais precisam estar em dia, afinal, são elas quem documentam suas transações — e as legalizam. 

É uma preocupação verdadeiramente justa e pode demandar tempo e esforço de equipe tanto para emitir e controlar essas notas. 

Para isso, existe o Gateway da eNotas.

Trata-se de um poderoso sistema que integra a sua empresa de toda e qualquer prefeitura do Brasil, sem gargalos e sem instabilidades que essas plataformas, costumeiramente possuem.

Isso inclui, ainda, sistemas como o SAT do Estado de São Paulo. 

Com o Gateway da eNotas, sua gestão estará muito mais segura com garantia de qualidade, agilidade e com a melhor experiência em nota fiscal… da Galáxia!

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Jornalista e apaixonada por produzir conteúdo nos mais diferentes formatos. Nas horas vagas, é fotógrafa, viajante e mãe de suculentas.

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