No mundo contábil e fiscal, existem diversas maneiras de manter um empreendimento legal. E a maioria delas passa por ter documentos que comprovam determinadas transações. 

Esse é o papel da Nota Fiscal, um documento que todos conhecem bem. Ela registra tudo o que entra e sai de uma empresa para outra. E quando a mercadoria precisa voltar, o que deve acontecer?

Aí entra a protagonista desse artigo, a Nota Fiscal de Devolução. Quer conhecer mais sobre ela? Se liga no texto!

O que é nota fiscal de devolução?

A Nota Fiscal de devolução é o documento que registra o retorno de uma mercadoria para o seu estoque de origem. 

Esse retorno, no caso devolução, acontece porque o recebedor não aceita a entrega, mas registra a sua entrada. Quando isso acontece, é preciso emitir uma nota fiscal de devolução. 

Ela deve conter todos os dados que a primeira, com a mudança apenas do Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de mercadorias (CFOP). Você saberá como emitir logo mais.

Quando ela deve ser utilizada? 

A Nota Fiscal de devolução é, portanto, uma maneira de anular, total ou parcialmente, uma transação de venda ou de compra quando a mercadoria é transportada e a NF original não pode ser cancelada.

São duas situações em que ela é necessária.

• Devolução de vendas: quando o cliente decide não receber a mercadoria de uma nota fiscal de venda. Nesse caso, a de devolução registrará que o produto voltou ao estoque da empresa. 
• Devolução de compra: esse caso acontece quando uma nota de compra, geralmente recusada pela mercadoria estar danificada. 

Para que serve?

Como deu para entender do tópico anterior, a nota fiscal de devolução registra que uma mercadoria retornou ao estoque de origem. 

Essa emissão acontece, como você leu, quando a entrada é registrada no cliente, mas ele ainda assim se recusa a receber. 

Quando esse registro não ocorre e a devolução é feita, o processo pode ser feito pela DANFE do produto, fazendo o registro, à mão, da justificativa do retorno ao estoque da empresa. 

A justificativa pode ser feita também no verso da Nota Fiscal, se ela vier em sua versão física.

Como emitir? 

A nota fiscal de devolução pode ser emitida pelo seu software de emissão ou no do governo, caso ainda não tenha um. 

O passo a passo, seja em qual software usar, é basicamente o mesmo:

1. 1) O começo é feito com a informação de finalidade da geração do documento. Para esse caso, é a de devolução. Você precisará falar ao sistema que se trata de uma nota de saída (haverá também a opção de entrada);
2. 2) Em Notas Referenciadas, informe a chave de acesso da nota fiscal de compra. São 44 caracteres que podem ser encontrados na DANFE da mercadoria ou no canto superior direito da NF;
3. 3) Preencha os campos a seguir com as informações do fornecedor ou do seu cliente;
4. 4) Caso haja uma transportadora ou frete envolvidos, informe os dados da empresa responsável;

É a vez dos dados do produto. Informe todos os detalhes da mercadoria, o que inclui a Nomenclatura Comum do Mercosul - NCM;

5. 5) Informe as tributações. Nesse caso, é importante a participação de um contador para validar essas informações;
6. 6) Caso seja necessário, informe os dados adicionais;
7. 7) Salve e valide a nota com o certificado digital da empresa. A partir daqui, a nota será transmitida para o SEFAZ, que deverá dar o aval do processo.
8. 8) Dado o ok da SEFAZ, imprima a nota e anexe ao produto a ser devolvido. 

Quais as vantagens do certificado digital em nuvem?

Percebeu que, quando você for emitir a nota fiscal de devolução, precisará de um certificado digital? Vale a pena ler rapidamente sobre ele.

Esse documento é uma espécie de assinatura virtual para uma empresa ou uma pessoa. Ela pode ser “física” ou em nuvem. 

A segunda categoria tem muitas vantagens em relação à primeira - que precisa de instalação no dispositivo que será usada. 

A em nuvem, pelo contrário, pode ser acessada de qualquer lugar. Essa é a primeira grande vantagem dela. 

Pode-se citar outras, como:

• Segurança: ainda que seja acessado de onde o usuário quiser, o certificado digital em nuvem tem rígidos controles de acesso;
• Compatibilidade maior: ele pode ser acessado de diferentes dispositivos, dos mais variados Sistemas Operacionais;
• Menos possibilidades de ter problemas técnicos: ele não precisa de mídia física para ser acessado, ou seja, danos mecânicos são impossíveis com eles;
• Redução de custo com equipamento e logística: você não precisa de driver ou qualquer mídia física para ter um certificado digital em nuvem.

Como viu, o certificado é importante para muitas outras operações em sua empresa, para além da emissão da Nota Fiscal de devolução. 

Aliás, a NF-e pode passar por outros processos que sejam além da devolução. E para saber o que pode ocorrer com o documento, a dica é ler mais a respeito de inutilização, cancelamento, CC-e e estorno. Esse texto é um guia completo para isso! Confira!