O que é um sistema contábil e como escolher o melhor?

Um sistema contábil facilita a vida de um contador ao automatizar tarefas e diminuir as burocracias. Mas, diante de tantas opções que o mercado dispõe, a escolha pode não ser tão fácil e é preciso muita atenção para analisar cada uma. 

Um dos grandes desafios de empresas atualmente é encontrar os melhores meios de reduzir custos, sobretudo no setor contábil, que, muitas vezes possui rotinas repetitivas. 

E quem ajuda muito empresários e pequenos empreendedores é a tecnologia. Graças a ela, operações são automatizadas e alguns processos conseguem diminuir certas receitas. 

Portanto, este texto te dará uma mãozinha se você busca padronizar rotinas contábeis em sua empresa e operar com mais precisão.

O que é um sistema contábil?

Um programa de contabilidade nada mais é do que um software capaz de automatizar tarefas que, por muitas vezes, são trabalhosas e até mesmo complexas de serem executadas. 

É, portanto, um ERP voltado especificamente para essa área, atuando de forma padronizada na operacionalização das atividades e “livrando” o contador para que ele possa executar tarefas mais estratégicas. 

Por consequência, isso reduz muito os custos de uma empresa. Além de trazer mais acertos em resultados contábeis. Com a equipe contábil apenas analisando dados, é possível realizar investimentos mais precisos e ter tempo para focar em novas parcerias, por exemplo. 

Quais são os principais recursos que um sistema contábil?

Para tudo isso funcionar e acontecer eficientemente, o sistema contábil escolhido pela sua empresa deve atender às demandas do seu negócio. Por isso, você tem a missão de examinar qual é o programa ideal para o empreendimento. 

É claro que cada gestão tem as suas especificidades, mas alguns detalhes são básicos! Por isso, leia agora quais são os principais pontos que o software de contabilidade deve ter.

Credibilidade

Está aqui um ponto fundamental para começar a pesquisar sobre sistemas contábeis. 

A credibilidade deve passar desde recomendações de outras empresas, nível de satisfação de clientes, a cultura que ela adota e outras questões. 

Invista um tempo sobre quais são as plataformas mais usadas no mercado e o que fala as utilizam. Veja quais são as formas de contato que cada uma possui, já que a transparência deve ser fundamental ao longo de sua experiência com o sistema. 

Qualidade no atendimento

Se a transparência deve ser fundamental ao longo de um contrato firmado com um sistema contábil, é preciso se pensar em todo o atendimento que ela deve oferecer ao longo desse tempo. 

Veja se o software oferece suporte, como é realizado esses atendimentos, se há consultorias ou mesmo capacitações para usar a ferramenta no processo de onboarding.

Como esses sistemas são (e devem ser sempre!) online, verifique a possibilidade de um atendimento presencial de um consultor especializado ou até mesmo calls por skype ou qualquer outra ferramenta de comunicação. 

Essas plataformas mudarão muito a rotina de seu setor contábil, por isso, é importante que esse consultor esteja disponível para sanar dúvidas mais técnicas.  

Integrações

Você sabe que a área contábil envolve diversos setores, certo?  

Mas quem deve entender isso é o seu novo sistema contábil. Ele deve permitir que outras áreas de sua empresa sejam também assistidas por ele. 

Isso porque o seu software de contabilidade centralizará muitas informações, e todas elas impactam diretamente as atividades de outras áreas. Há de se pensar também na integração com plataformas de emissão de nota fiscal eletrônica.

Facilidade de implementação

Você está disposto a investir em um sistema contábil que te livre de complicações, correto?

Então, essa plataforma não deve ser complexa, principalmente para a sua implementação. Até porque, a mudança de rotina de seu setor pode ser brusca, mas as atividades não podem parar.

Veja quais são aqueles no mercado que possibilitem fazer essa transição simplificadamente e que estejam preparados para eventuais gargalos que podem surgir até que tudo se normalize. 

Lembre-se de que o parceiro escolhido deve oferecer um sistema contábil intuitivo, de fácil aprendizado. Se você precisar pedir ajuda a todo momento para entender as suas funcionalidades, pare e repense a sua parceria. 

Custo-benefício

Na hora que você começar a sua pesquisa para encontrar o melhor sistema contábil, perceberá que muitos deles têm pacotes que atendem os mais diversos tipos de orçamento. 

Você precisa, então, encontrar não só aquele que se encaixa no orçamento, mas também, agregado a todas as suas funcionalidades e te dá os melhores retornos. Nem sempre o mais “barato” é o que fará isso por você, como deve imaginar, lembrando-se da famosa frase “barato que sai caro”. 

Porém, mais que isso, a sua plataforma de gestão contábil tem que te trazer benefícios práticos e financeiros! 

Ela deve reduzir os seus custos, redesenhar seus processos internos e, lá na frente, te mostrar como a aquisição fez diferença na sua lucratividade. 

Com escolher o melhor sistema?

Seria muito fácil indicar um nome que poderia se chamar de perfeito. Mas, como você já leu por aqui, cada empresa tem as suas próprias características. Então, é preciso entender cada detalhe do sistema para saber aquele que melhor te atenda. 

Sabendo disso, algumas dicas podem funcionar para te ajudar a escolher o sistema contábil ideal para você e sua empresa.

Priorize agilidade

A burocracia é um fator que nem sempre é possível evitar na área contábil. Mesmo com um sistema que auxilie nos processos. Por isso, a agilidade e a praticidade devem ser requisitos básicos para se pensar na hora da escolha. 

O software, além de ter fácil usabilidade, tem que oferecer os recursos mais inteligentes para agilizar a sua rotina. E para isso, ele deve ser intuitivo, com layout convidativo, passos de processos automáticos e cálculos rápidos. 

Atente-se com a segurança

Quem lida com contabilidade trata diretamente com dados que, muitas vezes, são delicados e que requerem cuidado. 

Se esses dados, fisicamente, estão expostos a perigos, como acidentes e roubos, um sistema contábil deve ter a segurança do armazenamento de nuvem, que já livra dessas vulnerabilidades.

Por outro lado, elas apresentam outras, como a invasão por hackers, vírus e até mesmo a exposição de dados sigilosos. 

Portanto, tome cuidado na escolha e se atente bem para entender como a plataforma se assegura quanto a esses riscos. O armazenamento online é sim muito seguro, mas todo cuidado é pouco quando se trata de dados tão importantes para a vida de uma empresa. 

Analise as ferramentas

Aqui, é saber como o sistema te atenderá na prática. O programa de contabilidade escolhido deve ter os melhores recursos para sua empresa e que te oferecer o poder de controlar todos os processos de maneira centralizada. 

Desde as operações e seus resultados, passando pelas integrações que elas têm entre si, sem se esquecer do gerenciamento de usuários, atividades e de informações. Tudo deve ser muito bem administrado com ferramentas intuitivas e práticas.

E que possam te mostrar, detalhadamente, como cada tarefa é praticada. Ela, claro, deve te deixar livre para pensar estrategicamente no resultado dessas operações, mas nem por isso ela deve omitir como tudo é realizado. 

Lembre-se: a tecnologia é sua aliada, mas ela precisa te atender bem. Uma escolha errada, pode ser um mau investimento. Por isso, pense bem ao analisar as ferramentas de um sistema. 

Peça um “test-drive”

Mesmo realizando muita pesquisa e analisando tudo com muito cuidado, peça para ter demonstrações do software de contabilidade.

Porque é na prática que você terá a certeza de que ele é perfeito para você. Muitas das opções de sistemas encontrados no mercado oferecem o famoso “30 dias gratuitos”. Faça uso desse recurso para acertar em cheio em sua escolha. 

Teste cada detalhe e permita que outros usuários façam o mesmo. Liste quais foram as dificuldades encontradas e pesquise quais seriam as melhores soluções para superá-las. 

Não se esqueça das notas fiscais

Os diferentes tipos de notas fiscais estão entre os mais importantes documentos para uma empresa.

O programa de contabilidade que será escolhido por você não pode esquecer delas. Não só para emitir, mas para controlar todas elas que fazem parte de sua rotina. Essa gestão deve ser, como todos os outros recursos, intuitiva e prática. Além, claro, de possuir integração com as plataformas fiscais. 

O painel controle deve ser de fácil acesso, porque, mesmo que todo o processo de automatização evite erros, o contador deve entender perfeitamente a emissão e o cancelamento de notas fiscais.

E por falar nisso, a consulta de notas fiscais é uma tarefa essencial na rotina contábil de uma empresa. Não só o sistema contábil deve saber lidar com o evento, mas há toda uma importância envolvida nessa atividade.

Por isso, descubra como a consulta de nota fiscal deve ser realizada de acordo com o tipo de nota fiscal.

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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