A redução de custos é um dos principais objetivos de muitos empreendedores. Não há nada de errado em otimizar as despesas da gestão e melhorar o uso de dinheiro, contudo, é necessário muito preparo antes que qualquer decisão seja tomada.

Você não pode, por exemplo, despedir funcionários ou cortar benefícios do dia para a noite. Na verdade, é possível melhorar a situação financeira da empresa com atitudes simples, mas que fomentam o engajamento da equipe e o aproveitamento dos recursos disponíveis.

Além disso, um bom empreendedor deve sempre monitorar o desempenho de cada setor, descobrindo os pontos que podem ser melhorados a todo momento.

Este conteúdo mostra para você como a redução de custos está mais próxima do seu empreendimento do que alguns imaginam.

A falta de planejamento é o primeiro passo para o fracasso

O que uma viagem de férias e o desempenho econômico de uma empresa têm em comum?

Você pode achar essa comparação estranha, mas ambas situações só alcançam os resultados esperados quando se planeja tudo o que deve acontecer, seja a compra antecipada de passagens, seja a identificação dos gargalos financeiros.

Quem deseja trilhar o caminho da redução de custos não pode agir sem pensar, retirando qualquer tipo de despesa. Na realidade, é possível melhorar o aproveitamento dos recursos sem cortar setores ou diminuir produção.

Em alguns casos, basta encontrar os pontos fortes e fracos do negócio, otimizando aquilo que já está dando certo ou precisa ser aprimorado e melhorar as questões que não apresentam bons números. 

Desse modo, você precisa analisar tudo o que acontece ao seu redor, considerando a comunicação entre os funcionários, o fluxo de processos e as ferramentas utilizadas.

Com essas informações em mãos, trace um planejamento focado nas seguintes questões:

• quais atividades podem ser racionalizados?
• em quanto tempo quero alcançar resultados?
• quais tipos de custos podem ser reduzidos?
• quais impactos a redução causará? Eles são positivos ou negativos?
• quantos e quais setores serão afetados?
• existem dívidas que podem ser negociadas?

Encontrar respostas para esses e outros questionamentos é o primeiro passo para a criação de um plano de ações focado no presente e no futuro do negócio. Determine metas relacionadas aos custos fixos e variáveis, sem se esquecer de prezar pela qualidade das mercadorias e serviços produzidas.

Não se esqueça de mensurar indicadores e acompanhar as mudanças que acontecem com o passar do tempo. O seu planejamento nunca deve ser engessado, por isso, esteja preparado para propor alterações e melhorias quando for necessário.

A importância da automação de tarefas

À medida que o tempo passa, cada vez mais novas tecnologias são introduzidas no ambiente empresarial. Até pouco tempo atrás, era impossível ter uma loja online e vender produtos e serviços para clientes em todo mundo.

Quem realiza tarefas manualmente perde muito tempo com trabalhos repetitivos e está suscetível a erros. O atual momento é de constante mudança, por isso, um empreendedor que deseja a redução de custos precisa usar essas ferramentas tecnológicas em sua rotina.

Dessa forma, a automação de tarefas deve ser uma de suas prioridades a partir de agora. Saiba que existem inúmeras opções no mercado, e todas as empresas podem se beneficiar disso.

Apesar de cada área de atuação ter as suas particularidades, a automação de nota fiscal é algo que merece destaque. Ao emitir os seus documentos fiscais automaticamente, você evita dores de cabeça tentando entender as particularidades tributárias de cada município ou estado.

E não pense que os benefícios acabam por aí. Uma solução para negócios de alto impacto, como o eNotas, permite a emissão de notas fiscais a partir das vendas realizadas em seus meios de pagamento favoritos.

Isso quer dizer que basta programar o eNotas de acordo com as suas necessidades, como a emissão dos documentos logo após a venda ou depois do período de garantia, e focar no crescimento do negócio.

Como a confiança nos colaboradores é uma boa opção

O rendimento da equipe é outro fator que está diretamente ligado à redução de custos. Times focados e engajados apresentam melhores resultados e produzem com eficácia.

Porém, alguns empreendedores ainda não sabem quais são os problemas que atrapalham a boa performance do colaborador, e muito menos como resolvê-los.

Dessa forma, você precisa analisar as condições de trabalho em seu negócio e dialogar com cada colaborador. Busque entender quais são as suas motivações, dores e sonhos. Crie um espaço aberto à comunicação, em que todos se sentem confiantes e felizes.

Além disso, a contratação de novas pessoas é sempre mais custosa do que a manutenção daquelas que já estão em sua empresa. Se você considerar as despesas originadas no desligamento de um funcionário, pode ter certeza que o orçamento financeiro será abalado.

Programas de Participação nos Lucros e Resultados são ótimas ideias para aumentar o engajamento e garantir o alcance de metas. Como os funcionários só se beneficiam quando tudo ocorre como esperado, geralmente, as empresas conseguem alcançar os resultados com maior facilidade.

Como consequência disso, todos saem ganhando, seja a redução de despesas no empreendimento, seja um dinheiro extra no final do ano do colaborador.

Não se esqueça de confiar em seus colegas e deixe que eles adquiram novas responsabilidades com o passar do tempo. Quando você menos esperar, o seu negócio terá um time determinado, que tem autonomia para solucionar problemas e imprevistos.

A partir disso, você não precisará se preocupar com questões pequenas e poderá direcionar os seus esforços em pontos estratégicos.

O que fazer a partir de agora?

Ao ler este post, você entendeu como a redução de custos não é algo que acontece do dia para a noite. O uso consciente dos recursos financeiros vai muito além da negociação com fornecedores e a compra de materiais mais baratos.

Algumas decisões, quando tomadas precipitadamente, mais atrapalham do que ajudam o seu empreendimento, pois colocam em risco a qualidade do produto ou do serviço.

Como não existe fórmula mágica, você deve encontrar aquilo que é melhor para escalar o negócio. Inicialmente, será preciso superar obstáculos que parecem intransponíveis, mas basta ter empenho e dedicação para superá-los.

Nessas horas, é muito importante automatizar tarefas. Um emissor de notas fiscais automáticas é uma solução que evita o retrabalho e possibilita o direcionamento de dinheiro e de mão de obra para outros setores mais importantes — sem deixar a legalidade da gestão de lado.

Lembre-se de ter um time de funcionários em que você possa confiar e trabalhar em conjunto, sob os mesmos objetivos e valores.

Sempre documente todas as mudanças e acompanhe o que acontece em cada setor da empresa, monitorando as variações dos indicadores e como clientes e funcionários reagem às suas atitudes.

Agora, descubra como ter qualidade de vida no trabalho!