Que a internet chegou para facilitar a nossa vida, ninguém duvida. Porém, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é algo que preocupa grande parte dos empreendedores e empresários no nosso país.
A maioria deles acredita que ela é sinônimo de burocracia e complexidade. E, para piorar ainda mais esse cenário, existe a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e). E agora: qual é a ideal para o seu negócio?
Para começar, é preciso que você compreenda que a NF-e é destinada somente para a registrar a venda de produtos, enquanto a NFS-e tem como objetivo legalizar uma prestação de serviço.
Ainda está confuso? Então, acompanhe este post e saiba as diferenças entre cada uma delas! Vamos lá?
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)?
Popularmente chamada apenas de Nota Fiscal Eletrônica, essa modalidade se restringe a vendas de produtos físicos. Portanto, infoprodutos e produtos digitais não estão nessa categoria.
Para que você entenda melhor, vamos a alguns exemplos. Sites que vendem eletrodomésticos, cosméticos, livros e qualquer outra mercadoria física se enquadram nesse tipo de nota fiscal. É o caso do Submarino, Americanas e Magazine Luiza, além de muitos outros.
A NF-e, também chamada de nota de mercadoria ou nota de ICMS, é considerada um modelo mais complexo. Para fazer a emissão, é preciso ter mais detalhes sobre a venda.
Como gerar a NF-e?
Para gerar a NF-e, primeiramente você deve se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) ou Finanças. É esse órgão que vai recolher os impostos ICMS em nível estadual, ou o IPI, em âmbito federal.
Cada estado possui um padrão de emissão de notas fiscais, porém eles não oferecem um portal online para gerar cada documento. Além disso, a Sefaz de alguns estados fica instável com certa frequência, fazendo com o que o contribuinte tenha problemas ao fazer a emissão.
Uma alternativa viável era o sistema de emissão gratuito da Sefaz-SP, criado em 2006. Porém, o próprio órgão descontinuou o serviço, em janeiro de 2017. A justificava foi que a maioria dos contribuintes estava priorizando soluções próprias ou oferecidas pelo mercado privado.
E, realmente existem inúmeras opções, como é o caso do GeraNFE.com, um recurso gratuito da ContaAzul. Ele gera as notas fiscais de compra e venda de mercadorias para empresas que optam pelo Simples Nacional.
Como acontecem os procedimentos da emissão da NF-e?
Quando a sua empresa cria o arquivo eletrônico da Nota Fiscal Eletrônica, ele é encaminhado à Sefaz. Ela é responsável por realizar as verificações para que a instituição obtenha a Autorização de Uso.
Quando os dados são validados, o órgão disponibiliza a consulta pela internet e encaminha as informações à Receita Federal. Ao final, é gerado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que comprova que o produto está sendo transportado de maneira regular.
Qual software utilizar?
Depois de realizar a inscrição na Sefaz, é hora de adotar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Como você precisa focar nas tarefas que farão crescer o seu negócio, o ideal é que o sistema seja conectado ao seu meio de pagamento preferido, como é o caso do eNotas. E se emitir suas notas fiscais de forma automática é melhor ainda.
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e)?
Como o próprio nome diz, a NFS-e é para prestação de serviços e possui algumas peculiaridades em relação a NF-e. Porém, se caracteriza por ser um modelo mais flexível.
Qualquer prestador de serviço, tais como academias, hotéis, cursinhos, faculdades, escolas e creches, gráficas, entre outros, emitem a NFS-e, também chamada de nota fiscal municipal (ISS).
Esse tipo é voltado para produtos digitais, como cursos online, infoprodutos em geral, e-books, congressos online e webnário. Ou ainda, para serviços de assinatura (emprego, filmes, milhas, microbooks, etc).
Se enquadra também para as SaaS (oferta de softwares e soluções na internet como um serviço). Para esse último caso, podemos citar o Leadlovers (automação de marketing), e-goi (email marketing), MaxMilhas (compra e venda de passagens aéreas emitidas com milhas).
Um diferencial é que não é necessário ter a Inscrição Estadual, apenas a Municipal, que gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (Danfse). Os detalhes mais específicos, como credenciamento e outras informações lançadas, vão depender de cada prefeitura. O recomendável é fornecer o maior número de informações, porém alguns órgãos permitem a emissão sem CPF e endereço, o que torna o checkout mais fácil.
Atualmente, mais de 1000 órgãos municipais já utilizam os procedimentos de nota fiscal eletrônica. E, com o tempo, muitas outras já estarão adotando esse recurso. Afinal, a tecnologia vem para contribuir e facilitar o nosso trabalho do dia a dia, não é mesmo?
Como acontece a emissão da NFS-e?
A emissão das Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço é considerada mais simples, pois as prefeituras disponibilizam um portal de acesso, é mais objetiva e não possui tantas variações nos dados, como a NF-e.
Funciona assim: o contribuinte passa os dados para a prefeitura que, na maioria das vezes, retorna o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Depois, o sistema municipal converte o RPS em nota fiscal eletrônica de serviço.
É importante ressaltar que cada prefeitura possui um método distinto e com as suas peculiaridades próprias. O que isso quer dizer? O conselho é você investir em plataformas que fazem esse trabalho de maneira automática e se integram com qualquer sistema municipal. Assim, você terá mais tempo livre e não precisará se preocupar com tanta burocracia.
Ebook: As 18 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica
Quais são as diferenças principais entre NF-e e NFS-e?
Conforme já listamos, existem muitas diferenças entre a NF-e e NFS-e. Aqui, apresentamos mais alguns itens de maneira resumida:
- Layouts de integração: A NF-e tem uma abrangência de informações maior, pois atende vários ramos de atividade inclusive serviços em cidades específicas. A tecnologia é a mesma, mas cada Sefaz implementou o sistema de uma maneira, o que pode gerar variações. Enquanto isso, temos a NFS-e que possui um layout simplificado mas com informações e estruturas que alteram de acordo com cada município. Existem até plataformas que unificam o padrão da NFS-e e oferecem uma API para nota fiscal única que emite tanto a NFSe e NFe (inclusive NFC-e e CF-e!).
- Geração das notas: A NF-e é gerada pelo sistema do contribuinte, assinada digitalmente e transmitida para a Secretaria da Fazenda Estadual. Ela mesma converte o RPS em NFS-e e disponibiliza o arquivo XML para o contribuinte. Alguns processos não exigem o uso do certificado digital, mas a maioria sim.
- Portal de digitação de nota eletrônica: A Sefaz não disponibiliza o recurso web para os contribuintes fazerem a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Já para as NFS-e, as prefeituras oferecem um portal para a digitação dessa modalidade.
- Transmissão de notas e retorno: Na NF-e o sistema do contribuinte transmite um lote de notas para a Sefaz, que recebe e processa posteriormente. Seguindo essa lógica, na NFS-e, as prefeituras fazem a mesma coisa que os estados. Mas, há municípios em que o retorno do processamento é dado logo após o envio do RPS.
- Tempo de processamento: Na NF-e o tempo de processamento em geral é rápido. Já a NFS-e pode ser emitida depois de 24 horas, porém varia de cidade para cidade e da instabilidade do sistema municipal.
- Solicitações Possíveis: É possível você encaminhar solicitações de autorização da nota, cancelamento e inutilização no que tange a NF-e. Na NFS-e não há a figura de inutilização, mas você pode solicitar o cancelamento na maioria dos casos, e em raros, a substituição.
Por que emitir nota fiscal eletrônica?
Se você está começando a adotar as técnicas online, mas ainda tem dúvida de como colocá-los em prática, estamos aqui para isso! Separamos os principais benefícios da nota fiscal eletrônica. Confira!
- Facilidade na fiscalização já que todos os procedimentos são realizados pela internet;
- Menor custo de papel, o que auxilia na organização da sua empresa e causa menos impacto ambiental;
- Redução de custo de estoque e armazenamento de documentos;
- Automação das atividades por meio de ferramentas cada vez mais tecnológicas;
- Aumento da credibilidade e gestão da empresa ao utilizar processos eletrônicos.
Existem muitas particularidades com relação ao uso da NF-e e NFS-e, mas você e o seu contador vão decidir qual delas se encaixa melhor a sua estrutura de negócio.
Mas se você é um iniciante no mercado e não quer contratar um profissional nesse momento, uma boa opção é atuar com sistemas que vão facilitar a sua vida. Assim, não é preciso se preocupar com questões extremamente burocráticas.
Agora que você já sabe as diferenças entre a Nota Fiscal Eletrônica de Produto e a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço, saiba o que é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe).
em Belo Horizonte, desde 2011.
Boa noite. Eu tenho uma dúvida.
É possível alguém de posse do meu CPF, emitir uma e-NFS?
É o seguinte: Eu faço parte de um grupo cultural e vez ou outra, emitimos nota fiscal de servições (apresentações que fazemos). Eu fiquei sabendo que emitiram uma nota fiscal e acho estão suspeitando de mim (tenho certeza que não fui eu, pois não tenho senha de nada). Eu sou vice-presidente e tive uma desavença com o tesoureiro. Como ele tem também o estatuto, que consta meus documentos, é possível ele utilizar meu CPF pra me prejudicar (e todos acharem que eu quero prejudicar o grupo)? Por favor, preciso de ajuda.
Olá, Lucio! Como esse é um caso muito específico, orientamos que você procure o seu contador ou advogado. Abraços!
Sou MEI do ramo de eletrica e controle de acesso. Tenho emitido NFSE do valor total a receber sendo que o o lucro não é real. Ex: Instalo um sistema de controle de acesso junto com os equipamentos. CUSTO DOS EQUIP. R$2.000,00 CUSTO DO SERVIÇO: R$1.000,00 total R$3.000,00. Nota de serviço emitida no valor de R$3.000,00. Ou seja, meu lucro é apenas os R$1.000,00. eu descrevo na nota os materiais incluidos no servico. Isso tem me atrapalhado, pois faz ultrapassar o limite de MEI. Não ganho nada na venda do equipamento, por isso não emito nota fiscal de venda. Qual seria a melhor forma para meu caso. Acredito que existem diversas pessoas na mesma situação.
Olá, Carlos! O limite do MEI é de R$60 mil por ano, ou seja, cerca de R$5 mil ao mês. E em 2018, esse valor passará para R$81 mil, sendo cerca de R$6.700 ao mês. Vale ressaltar que esse limite é proporcional ao mês de abertura do seu negócio. Porém, se você estiver ultrapassando o limite do MEI, é interessante verificar outro regime tributário que se adeque melhor à sua realidade, como o Simples Nacional que possui um limite maior. Temos um post que fala sobre o assunto: https://enotas.com.br/blog/tipos-de-regime-tributario/. Lembre-se também de sempre contar com o apoio do seu contador, pois é ele que vai responder todas as suas dúvidas e analisar a situação da sua empresa. Espero ter ajudado! Abraços! 🙂
Olá Carlos. Uma forma seria você realizar a compra dos equipamentos diretamente com os dados do contratante do seu serviço. Desta forma sua NFS-e seria somente com o valor do serviço prestado e seu fornecedor emitiria uma NF-e dos equipamento diretamente ao seu contratante.
E nós casos em que ganhamos em cima do produto? Como emitir as notas?
Emitir NOTA FISCAL de serviços de intermediação, MEI pode fazer?
Oi Nilson, o ideal é consultar sua prefeitura diretamente pois cada cidade pode ter regras diferentes 🙂
Sou MEI, e vou passar a ser representante comercial para uma empresa distribuidora de brindes, qual tipo de nota devo emitir?
Ei Rafael, bom dia!
Provavelmente, você terá que emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
É bom você consultar o seu contador para entender melhor sobre o assunto, ok?
Abraços 😀
Oi ,presto serviço de pesquisa de mercado, sempre imiti nota fiscal eletrônica pelo sistema de nota aqui da prefeitura de Guarulhos, porem meu principal cliente esta pedindo que além da nota pede o envio em txt ou xml, não tenho esta opção só consigo em pdf, preciso realmente ter que converter para emissão as minhas notas?
Ei Edson, tudo bem?
Algumas prefeituras podem ter limitações na hora de gerar os arquivos da nota.
Por isso, é importante que você contate o seu contador para entender como isso funciona na sua cidade, ok?
Abraços 🙂
Estou fazendo promoção técnica e comercial ( incluindo visitas técnicas ) de uma empresa de máquinas e equipamentos de outro municipio no mesmo estado.
O intuito é que essa empresa venda as máquinas e me pague uma porcentagem em função da venda. Mas isso como prestação de serviços promocionais prestados . Essa porcentgem é definida em função de acertos pessoais. Como devo fazer a nota? ( Prestação de serviços promocionais prestado no periodo de x à Y ). No aguardo , Grato
Olá, Francisco!
Neste tipo de situação, quem irá conseguir te orientar melhor será um profissional especializado na área contábil; não tenha receio em procurá-lo.
Abraço!
Bom dia!
Uma dúvida… Agradeço desde já a ajuda.
Tenho um MEI cadastrado como serigrafista pois sou designer gráfico. Faço layouts e tiro NFS pela prefeitura do meu município. Porém agora, desejo realizar venda de produtos pela Internet, como canecas impressas, camisetas estampadas… Como devo proceder com relação às NF?
Olá, Lilian!
Neste caso você deve emitir os dois modelos de NF. Isso pode ser feito por meio do Split de notas.
Grande abraço!