A nota fiscal é um documento de máxima importância para um empreendimento. Emitir e receber as Notas Fiscais Eletrônica (NF-e) garantem que a organização esteja em dia com a receita federal. 

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Por isso, avaliar a autenticidade de uma nota fiscal é ter a certeza que o documento é legal e que não te trará problemas no futuro com relação a pagamento de impostos – como a sonegação – e, até mesmo, que a transação do produto foi legítima. 

Mas, como fazer isso? O texto te auxiliará!

Onde pesquisar sobre a validade da nota fiscal?

Para consultar se uma nota fiscal é autêntica, você precisará acessar o site nacional da Nota fiscal, do Ministério da Fazenda. 

É um processo fácil e essencial. Os passos são:

• Acessar o site nacional da nota fiscal;
• Selecionar o campo “consulta NF-e Completa”;
• Digitar a chave de acesso da Nota Fiscal;
• Garantir que a validade da NF é autêntica.

O que é chave de acesso?

A chave de acesso é um código que ajuda a avaliar a autenticidade de uma nota fiscal por ser único. Ele também auxilia na organização do documento. 

É como se fosse um RG ou um CPF da nota fiscal. 

É formada por 44 números, que representam uma série de dados que ajudam nessa identificação. 

A chave de acesso da Nota Fiscal pode ser achada no DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Esse é aquele documento que é encaminhado junto a mercadoria quando você adquire por internet, por exemplo. 

Caso você não tenha a DANFE na hora de verificar a autenticidade da nota, você precisará pedir ao fornecedor uma nova.

Você pode consultar por sistemas de gestão de Nota Fiscal, se tiver.

Não confunda! O número da nota fiscal não é a chave de acesso. O primeiro segue um padrão para todas as empresas (ano/nota emitida no ano). Por isso, existirão NF-es com o mesmo número, mas nunca com a mesma chave de acesso! 

Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?

A tarefa de conferir a autenticidade de uma nota não é algo complexo, mas burocrático. 

Por isso, quanto mais puder ser melhorado, melhor, para que essa conferência não seja um entrave (mas necessário!) em suas operações. 

Então, fique atento a algumas dicas. 

Guarde a DANFE

Você viu que esse documento é fundamental para você ter a chave de acesso de uma nota fiscal. 

Então, para facilitar a autenticação de uma NF-e, organize suas DANFEs sempre que receber uma, de forma a não ter dificuldades quando precisar de uma. 

As DANFEs são disponibilizadas, geralmente, de modo físico, junto a uma mercadoria. Ela não tem valor fiscal, tem apenas como auxiliar das NF-e. E como estão nelas as chaves de acesso, é imprescindível que a empresa as armazene para a conferência. 

Planeje e capacite sua equipe

A equipe fiscal de uma empresa deve estar atenta às exigências para verificar a autenticidade de uma nota fiscal. 

E para isso, a capacitação deve ser em cima de um bom planejamento. 

O gestor precisa ficar atento em quais rotinas deverão ser desenvolvidas antes mesmo de uma nota fiscal ser emitida. 

Com isso, as pessoas envolvidas estarão preparadas quando houver uma solicitação de verificação. 

Além disso, a capacitação técnica deverá ser feita para garantir a agilidade e a precisão das informações das NF-es a serem autenticadas. 

Faça a manifestação do destinatário

Esse procedimento foi criado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para, de uma forma complementar e paralela, garantir a veracidade de uma Nota Fiscal.

É uma série de ações que quem recebe a NF-e deve realizar para conferir tanto a procedência quanto a entrega de uma mercadoria. São elas:

• Ciência de Emissão;
• Confirmação de operação;
• Desconhecimento da operação;
• Operação não realizada.

Você pode realizar essas operações no Portal da SEFAZ do seu estado ou por meio de sistemas de gestão fiscal. 

Acompanhe emissões de NF-e conta o CNPJ

Aqui, um processo que não apenas garante a autenticidade de uma nota, como também pode prevenir golpes. 

Esse acompanhamento pode ser feito, mais uma vez, por sistemas de gestão que armazenam as informações de notas emitidas com o CNPJ e permitem que sejam conferidas junto à SEFAZ. 

Os sistemas estão integrados ao portal da SEFAZ, facilitando essa conferência e alertando quando algum dado não bate com o da Secretaria. 

O que é necessário ter para que o documento seja válido?

Por fim, para certificar que uma nota é válida, é preciso estar atento a algumas informações da NF-e que devem estar preenchidas em sua emissão. 

Informações Gerais

Nesse campo, estará um grupo de informações sobre a venda. O dia, a identificação da nota, com número, série e a finalidade. 

Informações sobre o eminente

Já esses dados se referem à identificação do fornecedor. Deve constar seu CNPJ, endereço, Razão Social…

Informações sobre o destinatário

Aqui, devem constar as informações de quem compra, como o CNPJ ou CPF, o endereço, email, telefone…

Informações sobre o produto e seus impostos

Esse grupo de dados se refere à descrição do produto, seu valor, o código de barras, o de CFOP, NCM e CEST. 

Os impostos aplicados sobre a transação também devem estar aqui. 

Valores

Aqui, deve estar contabilizado o valor total da nota, ou seja, o preço do produto mais os impostos, incluindo o frete, se for o caso. 

Dados da transportadora

É importante que a Nota Fiscal identifique a transportadora encarregada da entrega, então, sua razão social, CNPJ e outros dados de identificação precisam estar descritos. 

Pagamento

Para se avaliar a autenticidade de uma nota fiscal, ela precisa ter os dados de pagamento: a forma, os dados do cartão, se pago nesta modalidade, e troco, se convir. 

Como ter agilidade com a conferência de notas?

Agora que você entendeu um pouco melhor sobre a autenticidade das notas fiscais, já sabe que a conferência dos documentos é muito importante para evitar problemas. 

Por isso, ao duvidar da validade de uma nota, confira os dados e pesquise a autenticidade. Assim, você fica protegido! 

Esperamos que esse post tenha solucionado todas as suas dúvidas. Continue com a gente por aqui e confira nosso conteúdo sobre como funciona a consulta de nota fiscal!