Acompanhe o nosso post e descubra o que são as notas frias, como esse ato prejudica a sua empresa e descubra como se precaver deste problema. Confira!

Abrir e tocar uma empresa implica muitos cuidados e precauções, seja com o pagamento correto de todos os tributos, seja com todo o funcionamento operacional ou do quadro de funcionários. 

A questão é que, além de se atentar para esses quesitos internos, é preciso ficar ligado em tudo que acontece externamente envolvendo o CNPJ da empresa.

E, dentro desse cenário, surge o problema das Notas Frias, um ato que representa um crime, mas que infelizmente é recorrente. 

Neste post, você irá entender o que é uma nota fria e quais prejuízos ela pode trazer para as empresas, como identificá-las e se precaver desse problema.  

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O que são as Notas Frias?

Notas Frias são notas fiscais falsas, um ato considerado crime pela legislação brasileira. Normalmente, ele é cometido com o objetivo de lavar dinheiro e sonegar impostos.

Vamos a um exemplo prático:

Uma empresa fantasma emite uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) falsa contra um CNPJ qualquer. A partir desse momento, esta empresa que teve uma nota fiscal emitida contra seu CNPJ, torna-se vítima de uma nota fria.

Deu pra entender como essa prática fraudulenta funciona? Infelizmente, muitos empresários de boa-fé acabam tendo ciência dessas operações irregulares apenas quando o Fisco bate à porta, quando já pode ser tarde demais.

Por isso, é importante proteger o CNPJ do seu negócio, afinal, esse tipo de problema traz prejuízos no momento da fiscalização. 

Como identificar uma nota fria?

Existem algumas formas de se identificar esse tipo de problema. Um deles é fazendo a checagem constantemente das notas por meio do Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no próprio site da Secretaria da Fazenda dos Estados (SEFAZ). 

É uma maneira do gestor conseguir verificar se de fato aquela nota que foi emitida contra sua empresa é verdadeira e está correta.

Esse ato possibilita informar ao Fisco, dando ciência da operação ou registrando o desconhecimento a respeito dela.

Assim, ao utilizar o evento de desconhecimento da operação, você estará sinalizando ao Fisco que existe alguma coisa errada, eximindo sua responsabilidade em relação à transação daquela nota. 

Outra possibilidade para evitar ser vítima dessa fraude, é verificar o CNPJ dos empreendimentos.

Saiba que a consulta do CNPJ  é muito importante para que você descubra a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e obtenha certos dados de uma empresa, sem contatá-la. 

Desta forma é possível descobrir se o CNPJ do cliente está baixado e se é válido ou não. 

E por mais que pareça simples, é uma maneira funcional de se evitar fraudes ao não negociar com fornecedores ilícitos com a consulta dos seus CNPJs.

Tenha em mente que os seus parceiros devem ser considerados como uma empresa ativa. Em outras palavras, o empreendimento precisa operar normalmente e estar regularizado segundo as legislações tributárias e fiscais brasileiras. 

Uma pergunta que pode estar passando na sua cabeça neste momento é: Mas como faço para consultar o CNPJ e o CNAE de uma empresa?

Bom, para essa pergunta temos duas respostas:

Se você quer aprender como fazer a consulta do CNPJ, então consulte o nosso guia sobre Consulta CNPJ: como verificar se uma empresa está ativa, por lá você irá encontrar todo o passo a passo desse processo.

Já, se você quer ter acesso ou descobrir o CNAE de uma empresa, nós aqui da eNotas, montamos uma tabela CNAE 100% atualizada, com layout simples e fácil de pesquisar, para você escolher o melhor CNAE para o seu negócio e consultar as respectivas alíquotas de impostos. Não deixe de conferir, o material é gratuito!

Quais são as penalidades previstas para quem emite Notas Frias?

Antes de tudo é preciso ressaltar que uma nota fria pode ser enquadrada em diferentes tipos de crimes, essa caracterização irá depender da forma como sua emissão é organizada.

O artigo 172 do Código Penal qualifica como crime:

"Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado" — a pena é de 2 a 4 anos de prisão e multa.  

Acontece que existem muitos casos, desde falsidades ideológicas, até esquemas de notas frias projetadas para transferir créditos ilegais de ICMS e sonegar tributos federais, como o IPI, por exemplo.

Há ainda outros que funcionam como repasse de propinas, ou seja, são empreiteiras, empresas de consultoria e negócios de fachada em nome de "laranjas" que emitem essas notas falsas para justificar o envio de um dinheiro que na verdade é suborno. Em muitos casos, o serviço nunca foi prestado ou o produto não existe.

Um exemplo é o caso que ocorreu na Bahia, de uma “empresa noteira", aquela que só existe no papel para emitir notas fiscais.

Segundo as investigações, essa empresa atuava como emissora de notas fiscais falsas com o intuito de fraudar o Fisco

A estimativa é que a fraude nos fiscos tenha tido uma movimentação de R$ 1 bilhão, por ano, em notas frias.

De modo geral, para esclarecer algumas penalidades aplicáveis, podemos citar:

• Baixa ou inaptidão do CNPJ de ofício pela Receita Federal;
• Cancelamento da inscrição Estadual;
• Multas de 150% sobre o valor do tributo;
• Impossibilidade de participar de licitações.

E como prevenir minha empresa contra Notas Frias?

O ponto principal que a empresa precisa ter é transparência nos processos fiscais, e isso pode ser obtido por meio de algumas ações, como a consulta e monitoramento frequente das notas fiscais.

A consulta e monitoramento de nota é fundamental para a prevenção contra fraudes, é um método de contribuir para o acompanhamento detalhado de todas as notas que são emitidas contra o seu CNPJ.

A melhor notícia aqui é que existem softwares  que realizam essa busca em lotes, evitando que esses trabalhos sejam manuais e repetitivos. E, é claro, esse processo também pode ser feito no site da Sefaz nota por nota, como falamos anteriormente.

Mas se você deseja automatizar essa tarefa e ficar por dentro tudo que é emitido contra sua empresa, conseguindo identificar:

• Notas frias que foram lançadas sem o consentimento da empresa;
• Notas canceladas que podem ter sido expedidas com o consentimento da empresa, mas foram anuladas por algum motivo;
• Notas emitidas que não foram escrituradas no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e outras obrigações acessórias.

Então… você precisa conhecer o eNotas Consulta! Por aqui, você será capaz de consultar as notas fiscais dos últimos 12 meses em poucos segundos a qualquer momento - é síncrono, é automágico! 

Uma simples integração te permite monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas, com zero adaptação!

São vários os benefícios! Chega de esquentar a cabeça por não conseguir monitorar suas notas fiscais e ser pego de surpresa na virada do mês pela instabilidade do sistema prefeitura, e ficar tendo de passar por uma aventura para deixar a sua contabilidade em dia.

Detector de nota cancelada

Fique sabendo se uma nota tomada foi cancelada para você tomar ações rápidas e evitar dores de cabeça.

E também de nota emitida!

Seja um espelho da prefeitura, fique sabendo de todas as notas fiscais emitidas/canceladas pelas empresas de seus clientes quase em tempo real — mesmo se a prefeitura estiver fora do ar!

Vale lembrar que pelo o acompanhamento das NF-es emitidas contra o seu CNPJ é também possível identificar falhas no processo fiscal e identificar notas frias.