Uma boa gestão financeira é essencial para a sobrevivência de qualquer negócio, e com o e-commerce não é diferente.
Um controle financeiro eficiente de e-commerce passa pelo acompanhamento diário, não só das entradas e saídas, mas também por diversos outros aspectos gerenciais - que vão desde a administração de custos até o gerenciamento de estoque.
O dia a dia da gestão de uma loja virtual reúne, portanto, diversas camadas administrativas permeadas pela plataforma, fornecedores, carteira de produtos, capacidade de vendas, eficiência na entrega, obrigações fiscais - e tudo isso culmina na organização e controle das finanças.
Mas afinal, como realizar uma gestão financeira de e-commerce eficaz?
A administração financeira de uma loja online pode parecer especialmente desafiadora para quem não tem experiência em finanças, uma vez que muitos aspectos devem ser considerados — conforme vimos acima.
Entretanto, a gestão financeira do seu e-commerce pode ficar bem mais fácil se você caprichar no planejamento, focar nos elementos mais relevantes para o controle das finanças da sua loja e utilizar o auxílio das ferramentas corretas.
Desta forma você será capaz de visualizar com facilidade os números do seu negócio e consequentemente sua rentabilidade a curto e longo prazo.
Separamos abaixo cinco dicas para que a sua gestão financeira seja um sucesso, confira:
- Planejamento e indicadores de performance
- Controle do fluxo de caixa
- Controle de estoque
- Meios de pagamento
- Controle fiscal
Vamos lá?
1. Planejamento e indicadores de performance
O primeiro passo para garantir que as finanças do seu e-commerce estão caminhando para onde deveriam é montar um planejamento.
É o planejamento financeiro que irá direcionar não só as atividades do dia a dia da empresa, bem como apresentar um cenário mais completo dos objetivos a serem alcançados pelo e-commerce.
Quanto mais atual e completo for o planejamento, maiores as chances de o e-commerce atravessar quaisquer dificuldades de forma consciente e fortalecida.
Para isso existem os indicadores (ou KPIs) financeiros, que têm a finalidade de indicar se a empresa será capaz de alcançar seus objetivos em relação às finanças.
Esses indicadores são essenciais para a realização de análises e tomadas de ação, afinal, são eles que permitem a comparação entre o faturamento real com o que foi planejado anteriormente.
Por exemplo, se o faturamento do trimestre estiver abaixo do esperado, o e-commerce poderá tomar medidas para atrair mais clientes, alterar as estratégias de divulgação, pensar em novas campanhas de marketing, etc.
Alguns desses indicadores chave são:
- CAC – Custo por aquisição do cliente;
- Customer Lifetime Value (CLV ou LTV);
- Taxa de conversão;
- ROI – retorno do investimento;
- Ticket médio;
- Taxa de abandono de carrinho;
- Taxas de chargeback.
Como você pode notar, nem todos os indicadores dizem respeito às cifras propriamente ditas, entretanto, todos eles geram impacto nas finanças da empresa.
Também é importante observar que esses não são os únicos KPIs possíveis de serem acompanhados, e cada empresa é única.
Por isso, durante o seu planejamento financeiro, nunca perca de vista a pergunta: quais as métricas mais importantes para a minha loja virtual? Alguma que não mencionamos na lista?
Monte a sua própria lista de indicadores e retorne a ela recorrentemente para ter certeza de que seu e-commerce está no caminho que você deseja.
2. Meios de Pagamento
Seu planejamento financeiro está montado e seus indicadores definidos.
Mas como você vai receber pelas vendas realizadas?
Essa é uma das definições mais importantes para um e-commerce: os meios de pagamento que serão disponibilizados.
Esta decisão repercute em toda a operação da loja, pois pode ser fator decisivo para a conversão em vendas - além de impactar diretamente no fluxo de caixa do negócio, dependendo das opções que forem ofertadas.
Os meios eletrônicos de pagamento são as ferramentas utilizadas para que as vendas possam ser concretizadas, e os mais comumente ofertados são: transferências bancárias, boletos, cartões de crédito e débito e carteiras virtuais.
Entretanto, a maneira de operacionalizar esses meios de pagamento em sua loja pode variar.
É possível desenvolver um sistema personalizado e trazer todos esses meios de pagamento para dentro do seu e-commerce por conta própria. Mas na prática esse processo é bem complexo e oneroso, e muitas vezes torna o desenvolvimento da plataforma inviável.
Por isso, em sua maioria, os e-commerces acabam optando por usar intermediadores ou gateways de pagamento - ou então usufruir de serviços SaaS com lojas prontas.
Dentre as principais ferramentas de pagamento online no Brasil, temos:
Cada uma dessas ferramentas possui características únicas em relação aos meios de pagamento oferecidos, prazos de repasse e tarifas operacionais.
Algumas ferramentas cobram taxas fixas para saque, outras cobram taxas percentuais. Há variadas opções também para prazo de saque para compras à vista ou parceladas, além de tarifas para antecipação de valores parcelados pelos consumidores.
Por isso é importante estudar cada uma delas a fundo, definir aquela que está mais adequada à realidade da sua loja virtual e por fim reproduzir todos os custos e prazos dentro da sua planilha (ou ferramenta) de controle financeiro do e-commerce.
3. Controle Fiscal
Independentemente da natureza de qualquer negócio e dos meios de pagamento adotados por ele, a emissão de nota fiscal é obrigatória. E isso também vale para o e-commerce. Afinal, toda venda é uma transação comercial e, portanto, sujeita ao fisco.
A boa notícia é que vivemos em tempos modernos, nos quais aqueles blocos de nota fiscal não são mais realidade.
O empreendedor pode contar com a Nota fiscal Eletrônica que, nada mais é, que a versão digital do documento que formaliza a venda de um produto (ou serviço) - seja a venda realizada no ambiente presencial ou virtual.
É dentro desse contexto que as empresas podem (e devem!) contar com sistemas como o eNotas, que automatizam todo o processo de emissão de notas fiscais para a sua empresa.
Desta forma, o e-commerce se mantém legalizado em tempo real, além de garantir a confiança dos clientes.
Além disso, é possível integrar o eNotas a diversos outros setores do negócio utilizando o poder das integrações e APIs:
Por isso, a NF-e é um dos instrumentos financeiros mais importantes para a gestão financeira de um e-commerce. Ela garante velocidade, praticidade e segurança para todos os envolvidos: desde a equipe até o consumidor final.
Imagine, por exemplo, ter que emitir e enviar as notas fiscais dos produtos vendidos em sua loja online uma por uma? Haja braço, haja conferência e haja disponibilidade de tempo!
Uma vez que a sua estratégia de emissão de notas fiscais esteja bem organizada, é preciso lembrar que para toda nota emitida há impostos que precisam ser lançados em seu planejamento financeiro.
Afinal, toda saída de recursos da empresa deve ser levada em consideração na hora de montar o seu fluxo de caixa, como veremos a seguir.
4. Controle do fluxo de caixa
Assim como qualquer outra empresa, para o e-commerce crescer, prosperar e gerar lucros é muito importante estruturar um planejamento financeiro que registre a movimentação financeira da empresa, a fim de garantir que ela opere sempre no azul.
E é para isso que existe o fluxo de caixa.
Para isso, segue uma breve descrição sobre o que é fluxo de caixa:
O Fluxo de Caixa é uma ferramenta de gestão amplamente utilizada para que empresas possam fazer projeções de entradas e saídas de dinheiro dentro de um determinado período de tempo.
Ou seja: o controle do fluxo de caixa nada mais é que o balanço entre as saídas e entradas do negócio.
O ideal é que, basicamente, esse “movimento” mensal esteja sempre positivo no final do mês. Com um fluxo de caixa bem planejado, você tem tranquilidade e constância financeira para continuar trabalhando e subindo degraus.
Com essa informação em mãos, você passa a visualizar todas as nuances financeiras da empresa, ganha tranquilidade e, o mais importante, torna possível a identificação dos períodos com maior e menor venda para que a empresa não fique no vermelho.
Caso o caixa entre no vermelho apesar de todo o planejamento, é preciso dar prioridade máxima à questão, evitando que uma bola de neve acabe se formando.
Para montar um fluxo de caixa para e-commerce bem estruturado no qual você possa confiar, é preciso:
1 - Conhecer a fundo suas despesas
Levante todos os seus custos fixos, tais como mensalidade da plataforma de e-commerce, pagamentos a fornecedores, hospedagem do site, impostos, investimentos em anúncios, parcelas a serem quitadas, etc. Custos fixos pagos eventualmente (e não mensalmente) também entram nessa lista.
2 - Fazer um levantamento das vendas de cada mês
Liste todos os seus recebimentos lembrando de separar vendas à vista daquelas à prazo. É essencial que o lançamento seja feito no seu fluxo de caixa na data correta.
3 - Montar a sua planilha de controle financeiro
Conhecendo as despesas e a média de faturamento mensal da empresa, você poderá, enfim, registrar o fluxo de caixa do seu e-commerce, organizando os dados em uma planilha de controle financeiro online. Também é possível optar por um software de gestão financeira.
4 - Manter a sua planilha atualizada
Todo o levantamento feito anteriormente é extremamente útil para a construção da sua planilha. Mas é preciso mantê-la sempre atualizada para que ela seja efetivamente um instrumento confiável.
Uma alternativa para manter o seu documento sempre em dia é automatizar o lançamento de alguns dados em sua planilha utilizando integrações entre as ferramentas e plataformas que você utiliza.
O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão muito rica.
Além de te auxiliar na visualização da situação financeira da empresa diariamente, ele pode te auxiliar em diversas outras tomadas de decisão como a definição de verbas para ações de marketing, momentos ideais para lançamento de promoções e definição de estratégias para datas comemorativas - tão relevantes para o mundo do e-commerce.
5. Controle de estoque
A razão da existência do estoque de um e-commerce é a garantia de que o consumidor vai receber o produto no endereço e prazo determinados no ato da compra.
Ou seja, ele garante que as demandas que surgem a partir das compras realizadas no seu e-commerce serão atendidas.
Entretanto, além de oferecer uma boa experiência para o consumidor, um bom controle de estoque é essencial para a gestão financeira do negócio. Isso porque é a partir dele que poderão ser realizadas previsões de vendas e receitas em um determinado período de tempo.
Veja no infográfico abaixo algumas das vantagens financeiras de manter um controle de estoque rigoroso:
Ou seja: o constante monitoramento da quantidade de produtos em estoque é importante não só para suprir a demanda, mas também para ajudar no controle das despesas com armazenamento, logística, mão de obra, etc.
Uma boa alternativa para digitalizar e automatizar o controle de estoque do e-commerce é fazer uso de sistemas de gestão ERP, que são softwares desenhados para integrar as atividades de diferentes setores de uma empresa - como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
Mas mesmo que você decida fazer o seu controle em uma planilha, o importante é saber que quanto mais detalhista você for em seu controle, mais enxuto o seu estoque poderá ser, mais precisa será a sua estratégia de reposição e vendas e mais lucrativa será toda a sua operação.
As dicas acima são extremamente importantes para garantir o sucesso financeiro do seu e-commerce, e consequentemente o crescimento do seu negócio.
É imperativo garantir que todas essas operações de gestão financeira sejam bem planejadas e executadas com excelência.
Lembre-se sempre de planejar e visualizar cada movimentação do negócio - seja ela monetária, de estoque ou fiscal. E sempre que possível automatize seus processos para ganhar velocidade e minimizar erros.
Guest Post produzido pela Pluga — escrito por Mariana Grojsgold.
em Belo Horizonte, desde 2011.