Saber quais são os dados necessários para emissão de nota fiscal é um cuidado básico que toda pessoa empreendedora precisa ter.

Entender esses detalhes elimina o perigo de uma emissão errada e uma série de problemas que você e sua empresa possam ter com clientes ou mesmo com a Receita Federal.

Atente-se a esses dados necessários para emissão de nota fiscal e livre-se dessa possibilidade.

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Quais os dados necessários para emissão de nota fiscal?

Dependendo de qual tipo de NF você emitirá, alguns dados necessários são comuns. De maneira geral, são:

• Valor da nota;
• Dados do destinatário;
• Dados do emissor;
• Descrição do produto ou serviço;
• Nomenclatura comum no Mercosul;
• Código Especificador de Substituição Tributária (CEST);
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Valor da nota

É o valor do serviço ou do produto. Esse número é o total, ou seja, precisa já ter os impostos. É também o preço que o cliente pagará para a sua empresa.

Dados do destinatário

Esses dados precisam identificar quem é a pessoa, jurídica ou física, que pagou pela nota. Necessariamente, essas informações precisam ser:

• CPF para as pessoas físicas ou CNPJ para as jurídicas;
• Nome completo para as pessoas físicas ou a razão social para as jurídicas;
• Inscrição estadual, quando houver;
• Endereço completo.

Dados do emissor

São os dados da sua empresa, que repetem os mesmos campos que os de clientes de pessoas jurídicas:

•  CNPJ;
• Endereço completo;
• Inscrição estadual, se você tiver;
• Endereço;
• Dados de contato, como telefone e e-mail.

Descrição do produto ou serviço

São um conjunto de dados que descrevem o seu produto ou serviço. Aqui, pode haver diferença para o tipo de nota que emitirá.

Em todo caso, algumas informações são fundamentais:

• Descrição do item vendido ou detalhamento do serviço prestado;
• Quantidade de produto ou horas de serviço;
• Valor de cada item vendido ou dos serviços prestados.

Nomenclatura comum do Mercosul

Usada em notas fiscais de produto. Esse dado é um padrão de identificação da mercadoria utilizada em todo o Mercosul, identificando a sua natureza.

Código Especificador de Substituição Tributária (CEST)

Esse é um código usado para padronizar os produtos sujeitos a regime de substituição tributária.

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)

Ajuda a identificar qual a natureza da operação realizada, de entrada ou saída, Interestadual ou estadual.

Não sabe a diferença entre nota de entrada e saída? Confira aqui: Nota fiscal de entrada e de saída: entenda as diferenças 

O que é preciso para emitir uma nota fiscal

Além dos dados necessários para emitir uma nota fiscal, existem outros critérios para você emitir o documento. São eles.

Certificado digital

O certificado digital é uma espécie de assinatura virtual, que garante a legalidade do documento.

Assim como a assinatura, o certificado tem validade jurídica. Ele pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora credenciada, como a Caixa Econômica Federal, Serasa e a Receita Federal.

Quer saber mais sobre certificado digital? Confira esses outros conteúdos:

• Certificado Digital e LGPD: qual a conexão?
• Como importar o certificado digital no seu computador?
• Certificado digital A1 e A3: diferenças e como usar   

Credenciamento na SEFAZ

É um cadastro realizado na Secretaria de Fazenda de cada Estado que autoriza sua empresa a emitir notas fiscais eletrônicas.

Normalmente, é feito junto à abertura da empresa. Cada estado possui a sua própria legislação para regulamentar esse credenciamento.

Emissor de notas

É um software que consegue fazer as emissões. Eles facilitam a operação e otimizam o processo, que por vezes é burocrático.

Os Microempreendedores Individuais (MEIs) ou qualquer outra empresa que emite NF de Serviço, conseguem fazer isso via portal das prefeituras nas quais possuem a sede.

Contudo, essas plataformas são instáveis e podem prejudicar a agilidade do processo. Por isso, um emissor de notas será sempre uma solução mais viável, já que conseguem emitir a nota sem perder a comunicação com o servidor dos órgãos.

Quais os principais tipos de nota fiscal?

Você notou que alguns dados necessários para emitir nota podem variar de acordo com o tipo do documento, que são:

Nota Fiscal Eletrônica

As NFe são os documentos que substituíram os antigos papéis. São as Notas de Mercadoria, emitidas pelos Estados e responsáveis pela cobrança do ICMS.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A nota fiscal de serviço eletrônica é emitida por aqueles que prestam algum serviço, sem circulação de mercadoria.

Essas notas têm a emissão de responsabilidade da Prefeitura.

Nota fiscal avulsa

São NFs emitidas por empreendedores sem CNPJ. Elas servem de comprovação de uma transação comercial, auxiliando essas pessoas, como infoprodutores que não têm tantas vendas, a se manterem legalizados.

Ainda que seja avulsa e feita para empreendedores que não possuem cadastro de pessoas jurídicas, a NFA-e tem o mesmo valor das demais notas.

Ela é emitida na SEFAZ do estado ou na prefeitura, precisando caso a caso a averiguação de qual órgão é o ideal, visto que as regras variam de acordo com a localidade.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

São as notas para cargas que realizam o transporte de mercadorias, entre o emissor e o destinatário.

Mais uma vez, é um documento eletrônico que substitui a emissão física do mesmo modelo, antes de papel.

Nesse caso, alguns dados para o preenchimento são distintos dos demais, favorecendo a identificação do transporte. São informações como:

• Nome, CNPJ e endereço do embarcador da carga;
• Nome, CNPJ e endereço do destinatário;
• Nome, CNPJ e endereço do contratante do serviço de transporte;
• Valor do serviço de transporte;
• Peso da carga;
• Valor do produto;
• Taxas de transporte.

Quando emitir uma nota fiscal?

Sendo uma NFe e NFSe, a emissão é obrigatória em toda transação comercial, seja de serviço ou de produtos.

Isso vale para todo o tipo de empresa: as de pequeno porte, os microempreendedores individuais e os Microempreendedores Individuais (MEI).

Os MEI possuem a única exceção dessa regra: eles não são obrigados a emitir nota quando fazem transação para pessoas físicas, a não ser que o comprador solicite esse documento. 

Vale destacar os diferentes tipos de notas fiscais que tem suas especificidades para emissão, como as de transporte e de remessa.

Principais cuidados para emitir uma nota fiscal

Sabendo quais são os dados necessários para emitir nota fiscal, alguns cuidados devem ser tomados nessa hora.

Alguns exemplos:

Tenha atenção ao tipo de nota emitida

Esse é um cuidado especial para empreendedores que oferecem tanto serviço quanto produtos.

Outro cuidado é quando a nota fiscal deve ser emitida por entrada ou saída. Aliás, esses tipos precisam de atenção com suas especificidades.

Limite de faturamento

Cada tipo de regime tributário possui um limite de faturamento. Empreendedores como infoprodutores e criadores digitais, normalmente, optam por ser MEI.

Os Microempreendedores Individuais possuem um faturamento de R$ 144 mil anuais.

A partir daí, o recomendado é mudar de regime tributário para não receber multa por valor excedente.

Valor do produto ou serviço

O campo de valor é um dos mais essenciais dados necessários para emitir nota e por isso mesmo um dos que você deve ter mais cuidado.

Ainda que pareça óbvio falar que o valor deve ser o correto, errar esse campo é comum sobretudo para quem é afiliado.

Isso porque muitos empreendedores emitem nota descontando o valor pago ao parceiro, quando, na verdade, a quantia deve ser a integral.

Automatização de emissão

Emitir nota fiscal, no fim das contas, não é uma tarefa difícil. Mas complica quando são muitos clientes e vendas, tornando o fluxo maior e mais propenso a erros.

Nesse caso, a emissão automatizada é uma solução recomendada!

Com um emissor automático, você pode emitir notas fiscais de forma totalmente automática, evitando erros e poupando tempo que seria gasto com essa tarefa. 

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