Invoice
LEGALIZAÇÃO

Invoice: o que é? Como enviar?

Atualizado há mais de 1 semana

Acompanhe o nosso post e tire suas dúvidas a respeito de como funciona uma Invoice e qual a forma correta para enviá-la. Confira!

Se você é empresário e tem uma linha de clientes no exterior, então provavelmente, já teve dúvidas ou precisou descobrir quais as regras necessárias para efetuar a regularização das prestações de serviço.

Além disso, assuntos envolvendo a formalização da receita, tais quais a emissão de notas fiscais e outros requisitos tributários, também devem ter sido alvos de questionamentos.

Assim como uma nota fiscal no Brasil, gerar uma Invoice faz parte da regulamentação para operações comerciais envolvendo outros países, e existem mesmo algumas exigências a serem cumpridas.

Neste post, explicaremos o que é uma Invoice e como é o processo de emissão desse comprovante fiscal. Confira!

O que é Invoice?

Uma Invoice, nada mais é, do que um comprovante fiscal. Trata-se de uma fatura de pagamento, um documento semelhante a um tipo de nota fiscal, que serve para comprovar uma operação comercial.

Há vários formatos prontos como exemplares desse tipo de fatura, mas fica à escolha da empresa seguir um modelo pronto ou criar o seu próprio.

Seja como for, esse documento fiscal precisa conter algumas informações obrigatória. Veja só:

  • Nome e endereço completo do emissor e destinatário;
  • Data de emissão;
  • Descrição completa da mercadoria (desejável NCMNomenclatura Comum do Mercosul); 
  • Moeda, preço unitário, valor total;;
  • Quantidade, peso bruto e líquido
  • Valor total por produto ou serviço e valor total da invoice;
  • Forma de pagamento (antecipado, à vista, à prazo, etc.)
  • Termos ou condições de venda (INCOTERMS)
  • Locais de embarque e de desembarque
  • Tipo de transporte
  • Assinatura do emissor (desejável)

Precisamos reforçar, que as Invoice não possuem um padrão unificado, então pode acontecer de existir outros campos e outras informações, mas essas apresentadas acima são essenciais, conforme regulamenta a lei aduaneira.

Veja abaixo um exemplo de Invoice:

modelo-invoice

Qual a importância da Invoice?

Assim como todo comprovante fiscal, como notas fiscais de produto, consumidor e serviço (NF-e, NFC-e, NFS-e), a Invoice regulamenta uma transação e é uma forma de mostrar que aquela compra/venda de produto/serviço seguiu as regras e está de acordo com a lei.

Deixar de emitir esses documentos pode colocar o seu negócio em risco e te dar muita dor de cabeça com a fiscalização da Receita Federal, por acabar incorrendo em sonegação fiscal.

Se quiser entender um pouco mais sobre o assunto, acompanhe o nosso post sobre práticas fiscais perigosas que você precisa evitar.

Diante desse cenário, você não vai dar mole para a concorrência, deixando o seu negócio funcionando fora da lei, não é mesmo? Na dúvida recorra ao auxílio de um contador para que possa ter um acompanhamento profissional especializado.

É preciso lembrar que ao comercializar internacionalmente, você pode até ficar livre de impostos estaduais e municipais, como o ICMS e o ISS , mas ainda assim, terá de pagar outros, como é o caso do IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Quando a Invoice precisa ser emitida?

Como mencionamos anteriormente, uma Invoice será emitida na hipótese de existir uma transação comercial entre países diferentes, ou seja, quando acontecer uma exportação ou importação de produto ou serviço (relação internacional).

Vale dizer que o recomendado é que esse documento seja feito no idioma do cliente ou em inglês. E tem mais. A impressão deve ocorrer em 3 vias iguais, assinadas e carimbadas, tudo isso por uma questão de segurança.

Entretanto, precisamos ressaltar que há casos em que a emissão da Invoice pode não ser obrigatória (apesar de recomendável). Acompanhe abaixo.

Emissão opcional (porém, recomendável)

No caso de operações no valor de até 3 mil dólares (EUA), ou o equivalente em outras moedas, não será obrigatório emitir uma documentação justificando a entrada ou a saída da mercadoria/serviço do país.  

Entretanto, ainda assim, será necessário identificar o código da natureza da operação. E, em casos de suspeita, é possível que a fiscalização peça algum documento que comprove a operação, aí o uso da Invoice passa a ser fundamental.

Emissão obrigatória

Em caso de operação com valor superior a  3 mil dólares (EUA), ou o equivalente em outras moedas, será indispensável a emissão documento fiscal que comprove a realização da transação comercial.

Dica Extra!

Como foi explicado anteriormente, é importante que você preencha todos os campos essenciais corretamente antes de gerar uma Invoice.

Desta forma,  montamos uma lista com os 7 principais erros que as pessoas cometem no momento de elaborar a emissão deste documento.

Assim, você será capaz de evitar equívocos e impedir qualquer problema com o Fisco. Portanto, antes de emitir uma Invoice, confira:

  1. Se há data ou número de controle inexistentes, repetidos ou inválidos;
  2. Se existe ausência de informações do pagador, assim como ausência de canal bancário ou devido direcionamento;
  1. Se a descrição do serviço/produto é suficiente (cumpre todos os requisitos);
  2. Se todas as informação sobre a forma de pagamento constam no documento;
  3. Se há ausência da informação de em qual moeda deve ser paga;
  1. Invoices com data superior a 360 dias ou ilegíveis            
  1. Ausência de dados ou informações incorretas  do emissor ou beneficiário (nome, endereço etc.)

 Conclusão

Nesse post, você conferiu a importância de uma Invoice e descobriu o impacto de não fazer a emissão desse documento, além de ficar por dentro das principais dúvidas sobre o assunto.

Entretanto, como foi visto, uma Invoice é usada para transações internacionais, mas… e os comprovantes nacionais? Você sabe como funciona os principais tipos de notas fiscais e suas particularidades? Confira agora mesmo! 

Rafael Versiani - Escritor, produtor de conteúdos, entusiasta da vida real e amante de ficção científica!
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